Tra cứu hóa đơn là một hoạt động nhằm kiểm tra và xác thực thông tin của hóa đơn, giúp người mua và người bán kiểm được tính hợp lệ và xác thực của hóa đơn. Vậy tra cứu hóa đơn điện tử là gì? Cách tra cứu được thực hiện như thế nào? Mời bạn hãy cùng EBH tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Tra cứu hóa đơn để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn

1. Tra cứu hóa đơn điện tử là gì?

Tra cứu hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một hoạt động nhằm kiểm tra và xác thực thông tin của hóa đơn điện tử qua các hệ thống điện tử. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các giao dịch tài chính, giúp ngăn chặn gian lận và lừa đảo.

Cụ thể, tra cứu HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho người mua và người bán như sau:

(1) Giúp kiểm tra được tính hợp lệ, xác thực và đầy đủ của hóa đơn điện tử, tránh nhầm lẫn, sai sót, gian lận hay làm giả hóa đơn.

(2) Giúp lưu trữ, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, tiện lợi và an toàn, không cần phải in, gửi, nhận hay bảo quản hóa đơn giấy.

(3) Giúp thực hiện các thao tác khác với hóa đơn điện tử, như in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, và kiểm tra trạng thái xử lý hóa đơn.

1.1 Quy trình 05 bước tra cứu hóa đơn điện tử

Như đã đề cập, tra cứu HĐĐT sẽ giúp bạn kiểm tra và xác nhận các giao dịch tài chính thông qua hệ thống điện tử một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là quy trình 05 bước cơ bản để tra cứu HĐĐT gồm:

Bước 1: Truy cập vào hệ thống

Đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn 

Người tra cứu cần nhập các thông tin cần thiết như mã số thuế, mã số hóa đơn, và ngày phát hành hóa đơn để tra cứu.

Bước 3: Kiểm tra thông tin hóa đơn:

Hệ thống sẽ trả về thông tin chi tiết về hóa đơn như tên người mua, tên người bán, số tiền, và trạng thái của hóa đơn (đã thanh toán, chưa thanh toán, hoặc đã hủy).

Bước 4: Xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn

Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn, bao gồm kiểm tra chữ ký số, mã bảo mật, và các thông tin khác liên quan.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

Sau khi xác nhận, hóa đơn có thể được lưu trữ trong hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp để tiện cho việc truy xuất sau này.

Chi tiết cụ thể về hệ thống hoặc quy trình tra cứu HĐĐT có thể có sự khác biệt tùy theo cách tra cứu mà bạn sử dụng. Việc tra cứu này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu sai sót trong các giao dịch tài chính.

2. 03 cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến nhất

Tra cứu hóa đơn điện tử (HĐĐT) có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, phổ biến nhất là 3 cách sau đây.

Cách 1: Tra cứu theo mã tra cứu hóa đơn điện tử, là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin.

Cách 2: Tra cứu theo mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, là các thông tin cơ bản của hóa đơn điện tử, được sử dụng để tìm kiếm hóa đơn trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Cách 3: Tra cứu theo mã QR, là một loại mã vạch hai chiều, được in trên hóa đơn điện tử, chứa các thông tin cơ bản của hóa đơn, được sử dụng để quét bằng ứng dụng di động và chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Có thể tra cứu HĐĐT trên máy tính

2.1 Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên máy tính

Có hai cách phổ biến để bạn có thể tra cứu HĐĐT trên máy tính, như sau:

Cách 1: Bạn có thể tra cứu HĐĐT trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu HĐĐT của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html

Hướng dẫn tra cứu HĐĐT trên website Tổng cục thuế

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết để tra cứu hóa đơn, bao gồm:

- Mã số thuế của người bán.

- Loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,...).

- Ký hiệu hóa đơn (bỏ chữ số 1 ở đầu, chỉ lấy các chữ số từ C hoặc K).

- Số hóa đơn (có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số).

- Tổng tiền thanh toán (bằng số).

- Mã captcha (nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái màn hình).

Bước 3: Nhấn vào nút "Tìm kiếm" và kiểm tra kết quả tra cứu. Nếu hóa đơn tồn tại và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm:

- Mã số thuế, tên người bán, địa chỉ người bán.

- Mã số thuế, tên người mua, địa chỉ người mua.

- Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.

- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.

- Trạng thái xử lý hóa đơn (đã cấp mã hóa đơn, đã ký hóa đơn bên mua, đã hủy hóa đơn,...).

Bước 4: Bạn có thể tùy chọn thực hiện các thao tác khác với hóa đơn, như:

- Thực hiện ký hóa đơn bên mua (nếu chưa ký).

- In hóa đơn (nếu cần).

- Tải hóa đơn về lưu trữ định dạng .pdf hoặc .xml (nếu cần).

- Tải hóa đơn bản chuyển đổi (nếu cần).

Cách 2: Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã tra cứu HĐĐT, là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin. 

Mỗi hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất một mã tra cứu được tạo tự động bởi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Mã tra cứu HĐĐT có thể khác nhau tùy theo nền tảng tra cứu mà bạn sử dụng.

Ví dụ, nếu bạn tra cứu HĐĐT trên website tra cứu của cục thuế, bạn cần nhập mã tra cứu là mã số thuế của người bán trên hóa đơn. Còn nếu bạn tra cứu HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử như Phần mềm E-invoice Thái Sơn, bạn cần nhập mã tra cứu là mã nhận hóa đơn được cấp bởi hệ thống phần mềm einvoice.

Để tra cứu hóa đơn điện tử (HĐĐT), bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu HĐĐT của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.

Bước 2: Nhập mã tra cứu HĐĐT và các thông tin khác theo yêu cầu của nền tảng tra cứu.

Các bước tra cứu hóa đơn bằng mã trac cứu HĐĐT trên website tra cứu của cục Thuế

Đối với trên cách tra cứu trên website thì bạn nhập mã tra cứu HĐĐT (MST người bán; loại hóa đơn; ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn). Sau đó bạn nhập các thông tin về tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và Mã capcha xác nhận giao dịch vào ô tương ứng (1).

Trang tra cứu HĐĐT của nhà cung cấp phần mềm E-invoice

Đối với tra cứu trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn thì bạn nhận mã tra cứu HĐĐT gồm mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra vào các ô tương ứng. Mã nhận hóa đơn là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu nhằm xác thực thông tin hóa đơn. 

Mã nhận hóa đơn được in trên hóa đơn hoặc được gửi qua email cho người mua.

Bước 3: Nhấn vào nút "Tìm kiếm"(2) trên website để xem thông tin hóa đơn điện tử hoặc bạn nhấn vào nút "Tra cứu hóa đơn" và kiểm tra kết quả tra cứu.

Nếu hóa đơn tồn tại và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin trạng thái xử lý hóa đơn là: Đã cấp mã hóa đơn (3).

Trong trường hợp thông tin về HĐĐT không hợp lệ, hệ thống sẽ gửi về thông báo với nội dung: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm.

02 cách tra cứu hóa đơn trên điện thoại di động

2.2 Có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động không?

Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng ứng dụng di động. Có hai cách để bạn có thể tra cứu HĐĐT bằng ứng dụng di động, như sau:

Cách 1: Bạn có thể tải và sử dụng ứng dụng Tra cứu hóa đơn eTax Mobile do Tổng cục Thuế cung cấp. Ứng dụng này cho phép bạn tra cứu HĐĐT bằng cách nhập mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, hoặc quét mã QR trên hóa đơn. Bạn cũng có thể xem, in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, và kiểm tra trạng thái xử lý hóa đơn.

Bạn có thể tải ứng dụng Tra cứu hóa đơn tại Google Play (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành Android) và AppleStore (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành IOS).

Cơ quan thuế khuyến cáo, bạn tuyệt đối không tải hoặc cài đặt các ứng dụng của cơ quan Thuế qua các đường dẫn không phải do Tổng cục thuế cung cấp.

Bạn có thể xem chi tiết thông báo này của Tổng cục thuế về việc giả mạo ứng dụng ngành Thuế tại địa chỉ sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Cách 2: Bạn có thể tải và sử dụng một ứng dụng quét mã QR bất kỳ. Ứng dụng này cho phép bạn quét mã QR trên hóa đơn điện tử và chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế. Bạn có thể xem thông tin chi tiết về hóa đơn, nhưng không thể thực hiện các thao tác khác như in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, v.v..

Bạn có thể tải một ứng dụng quét mã QR tại của hàng ứng dụng CHPlay hoặc Appstore, nhập từ khóa mã QR và chọn ứng dụng quét mã QR.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH về các cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình tra cứu xin vui lòng liên hệ đơn vị cung cấp HĐĐT hoặc cơ quan Thuế để được giúp đỡ.

Mạnh Hùng