Nghị định 337/2025/NĐ-CP được ban hành đã thiết lập khung pháp lý riêng về hợp đồng lao động điện tử, trong đó quy định việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo cơ chế mới. Theo đó, từ 1/7/2026 hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ trường hợp nào bắt buộc, trường hợp nào vẫn có thể sử dụng hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và những lưu ý doanh nghiệp cần biết.

1. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Hợp đồng lao động điện tử mới nhất được quy định tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 337/2025/NĐ-CP là hợp đồng lao động (HĐLĐ) được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. 

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, HĐLĐ điện tử chính thức được công nhận và sử dụng, chúng không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng dữ liệu thông qua phương tiện điện tử. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp chuyển đổi từ phương thức ký hợp đồng giấy sang phương thức điện tử trong quản trị nhân sự.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về HĐLĐ có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Tuy nhiên, thời điểm áp dụng thực hiện việc giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử theo cơ chế mới của Nghị định là từ 01/07/2026.

Cụ thể, tại Điều 28, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hiệu lực thi hành từ như sau:

Có thể thấy, tại Điều 28, Nghị định này chỉ quy định chậm nhất đến ngày 1/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức, đồng thời cũng là thời điểm việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo cơ chế mới.

Theo đó, hoàn toàn không bắt buộc việc người sử dụng lao động và người lao động phải giao kết bằng hợp đồng lao động điện tử.

Lưu ý: Phân biệt rõ giữa quy định rõ việc áp dụng cơ chế giao kết hợp đồng lao động điện tử với việc bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hợp đồng điện tử thay cho hợp đồng giấy.

2. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ký hợp đồng lao động điện tử?

Từ ngày 01/07/2026, nếu lựa chọn giao kết hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp và người lao động phải thực hiện theo cơ chế được quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 08/2026/TT-BNV. Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Cụ thể, một số nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gồm:

2.1 Hợp đồng phải được giao kết thông qua eContract đáp ứng điều kiện theo quy định

Việc giao kết HĐLĐ điện tử được thực hiện thông qua eContract đáp ứng các yêu cầu về phần mềm ký, kiểm tra chữ ký số; bảo mật thông tin, dữ liệu; lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng tra cứu hợp đồng đã giao kết.

Trong đó, eContract chính là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử. eContract được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý HĐLĐ điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định  (theo Khoản 3, Điều 3, Nghị định 337/2025/NĐ-CP).

2.2 HĐLĐ điện tử phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã ID

Từ ngày 01/07/2026, HĐLĐ điện tử sau khi giao kết và  HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (mã ID). Mỗi hợp đồng đáp ứng quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp.

2.3 HĐLĐ điện tử phải được gửi cho các bên dưới dạng thông điệp dữ liệu

Theo Khoản 2, Điều 4, Nghị định 337/2025/NĐ-CP sau khi giao kết HĐLĐ điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp với thỏa thuận của các bên.

2.4 Có bắt buộc ký HĐLĐ điện tử qua VNeID không?

VNeID được sử dụng để đăng nhập, xác thực trên Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử theo quy định. Theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 08/2026/TT-BNV:

• Người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân (tài khoản VNeID) để đăng nhập Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử; 

• Người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức để đăng nhập Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử.

Việc giao kết hợp đồng được thực hiện thông qua eContract đáp ứng điều kiện pháp luật, không phải mọi thao tác ký HĐLĐ điện tử đều đồng nghĩa với việc người lao động phải trực tiếp ký hợp đồng ngay trên ứng dụng VNeID.

3. Có bắt buộc phải chuyển đổi HĐLĐ giấy đã giao kết sang hợp đồng lao động điện tử không?

Đối với hợp đồng lao động dưới dạng văn bản giấy, doanh nghiệp không bắt buộc phải chuyển đổi toàn bộ sang hợp đồng điện tử từ 1/7/2026 khi các quy định giao kết HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có quy định chuyển tiếp đối với hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước khi Nghị định có hiệu lực. Theo đó, những hợp đồng này nếu vẫn còn hiệu lực được tiếp tục thực hiện đến hết thời hạn theo quy định pháp luật và có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử đáp ứng điều kiện theo Nghị định.

4. Chủ động triển khai hợp đồng lao động điện tử

Nghị định 337/2025/NĐ-CP được ban hành đã khuyến khích sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động. Theo đó, các doanh nghiệp, đơn vị nên chủ động triển khai HĐLĐ điện tử, chuẩn bị kỹ lưỡng các công việc sau:

• Rà soát quy trình ký hợp đồng lao động đang áp dụng và xác định những trường hợp có thể chuyển sang phương thức điện tử.

• Chuẩn bị tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp, đơn vị và người có thẩm quyền.

• Lựa chọn nhà cung cấp eContract đáp ứng điều kiện pháp luật, đặc biệt về ký, kiểm tra chữ ký số, bảo mật, lưu trữ và tra cứu dữ liệu.

• Thiết lập quy trình gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết.

• Quản lý có hệ thống mã định danh (ID) của hợp đồng để thuận tiện cho việc tra cứu, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng.

• Đảm bảo khả năng lưu trữ và truy xuất hợp đồng, đồng thời thực hiện các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin.

• Doanh nghiệp và đơn vị có sự chuẩn bị sớm giúp hạn chế sai sót khi triển khai quy trình ký hợp đồng điện tử, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị hồ sơ nhân sự.

Thông qua việc giải đáp về hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không, Bảo hiểm xã hội điện tử eBH hy vọng sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích đến người lao động và doanh nghiệp. Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã thiết lập cơ chế pháp lý vững chắc để giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo cơ chế mới được áp dụng từ 01/07/2026. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức điện tử cần đặc biệt lưu ý các yêu cầu về eContract, xác thực, ký kết, gửi hợp đồng và cấp ID trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định.

Thu Hương