IVAN BHXH là dịch vụ trung gian hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Thông qua dịch vụ này, nhân viên kế toán hoặc nhân sự có thể lập, ký, gửi hồ sơ; nhận thông báo; theo dõi kết quả và quản lý dữ liệu BHXH ngay trên phần mềm.

1. IVAN BHXH là gì?

IVAN, hoặc thường được viết là I-VAN viết tắt của cụm từ trong tiếng Anh Insurance Value Added Network. Thuật ngữ IVAN này được hiểu là dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH).

Căn cứ theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP ngày 24/12/2016 có giải thích:

Dịch vụ I-VAN là dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Đây là dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội giữa cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và cơ quan Bảo hiểm xã hội để thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử.

Như vậy,

IVAN BHXH là dịch vụ IVAN, dịch vụ trung gian giúp nhận, truyền, lưu trữ và hỗ trợ khôi phục các thông điệp dữ liệu điện tử giữa đơn vị tham gia BHXH với hệ thống tiếp nhận của cơ quan BHXH.

Trong đó, “dịch vụ giá trị gia tăng” thể hiện ở việc nhà cung cấp không chỉ chuyển hồ sơ mà còn có thể cung cấp thêm các tiện ích như:

• Phần mềm lập hồ sơ BHXH điện tử;

• Kiểm tra lỗi dữ liệu trước khi gửi;

• Cập nhật biểu mẫu, quy trình nghiệp vụ;

• Tích hợp chữ ký số;

• Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ;

• Nhận thông báo và kết quả từ cơ quan BHXH;

• Quản lý, tra cứu và lưu trữ hồ sơ;

• Hỗ trợ người dùng khi phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc vướng mắc nghiệp vụ.

Về vị trí trong hệ thống giao dịch điện tử BHXH, IVAN là một kênh hỗ trợ kết nối giữa doanh nghiệp và cơ quan BHXH. IVAN không thay thế cơ quan BHXH và cũng không có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ, xác định số tiền phải đóng hoặc giải quyết chế độ cho người lao động.

Theo quy định chuyển tiếp tại Nghị định 164/2025/NĐ-CP ngày 29/6/2025, dịch vụ GTGT về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH theo Nghị định 166/2016/NĐ-CP tiếp tục được thực hiện cho đến khi có hướng dẫn của Bộ Tài chính. Vì vậy, khi triển khai thực tế, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn mới nhất của cơ quan BHXH và nhà cung cấp dịch vụ.

1.1 Dịch vụ IVAN BHXH có vai trò gì?

IVAN đóng vai trò là cầu nối kỹ thuật trong quá trình doanh nghiệp giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Các vai trò chính gồm:

1/ Hỗ trợ tạo lập hồ sơ

→ Phần mềm đi kèm dịch vụ IVAN thường cung cấp biểu mẫu và chức năng kê khai cho từng nghiệp vụ như tăng, giảm lao động, điều chỉnh thông tin, giải quyết chế độ hoặc cấp lại hồ sơ liên quan.

2/ Kiểm tra dữ liệu 

→ Hệ thống có thể cảnh báo trường thông tin còn thiếu, sai định dạng hoặc chưa phù hợp trước khi hồ sơ được ký và gửi.

3/ Truyền nhận hồ sơ điện tử

→ Hồ sơ sau khi ký được truyền tới hệ thống tiếp nhận theo chuẩn dữ liệu quy định.

4/ Theo dõi quá trình xử lý

→ Người phụ trách có thể tra cứu hồ sơ đã gửi, thời điểm tiếp nhận, trạng thái xử lý và thông báo trả về.

5/ Lưu trữ và hỗ trợ tra cứu

→ Hồ sơ, biên nhận và kết quả được quản lý tập trung, giúp kế toán hoặc nhân sự dễ tìm lại khi cần đối chiếu, quyết toán hay bàn giao công việc.

6/ Hỗ trợ người sử dụng

→ Khi có lỗi ký số, lỗi dữ liệu hoặc thay đổi biểu mẫu, doanh nghiệp có thể nhận hỗ trợ từ nhà cung cấp thay vì tự xử lý toàn bộ vấn đề kỹ thuật.

1.2 IVAN BHXH hoạt động như thế nào?

Quy trình hoạt động của IVAN BHXH thường được diễn ra như sau:

1. Nhân viên phụ trách lập hồ sơ trên phần mềm BHXH điện tử.

2. Phần mềm kiểm tra thông tin và cấu trúc dữ liệu.

3. Người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số hoặc phương thức ký điện tử phù hợp để ký hồ sơ.

4. Hồ sơ được chuyển qua hệ thống của tổ chức IVAN.

5. IVAN truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của cơ quan BHXH.

6. Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ theo thẩm quyền.

7. Thông báo tiếp nhận, yêu cầu bổ sung hoặc kết quả giải quyết được chuyển về cho doanh nghiệp.

8. Doanh nghiệp tra cứu, tải xuống và lưu trữ kết quả trên phần mềm.

Trong quy trình này, IVAN thực hiện chức năng hỗ trợ truyền nhận và quản lý dữ liệu. Việc hồ sơ được chấp thuận hay từ chối vẫn do cơ quan BHXH quyết định.

1.2.1 IVAN và phần mềm BHXH có phải là một không?

IVAN và phần mềm BHXH có liên quan chặt chẽ nhưng không hoàn toàn giống nhau. Cụ thể, IVAN là dịch vụ và hạ tầng kết nối phục vụ giao dịch điện tử. Trong khi đó Phần mềm BHXH là công cụ để người dùng lập, ký, gửi và quản lý hồ sơ.

Dưới đây là bảng so sánh:

Trên thực tế, nhà cung cấp thường đóng gói phần mềm BHXH điện tử cùng dịch vụ IVAN. Vì vậy, người dùng dễ gọi chung cả hai là “phần mềm IVAN” hoặc “phần mềm BHXH điện tử”.

Lấy ví dụ về Phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử eBH của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn, được triển khai theo mô hình I-VAN, Trong đó:

• eBH là tên phần mềm BHXH

• Công ty Thái Sơn là Nhà cung cấp dịch vụ IVAN

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp lập, ký, gửi và quản lý hồ sơ BHXH điện tử; theo dõi thông báo và nhận kết quả từ cơ quan BHXH. Doanh nghiệp có thể liên hệ eBH tại chi nhánh văn phòng gần nhất để được tư vấn gói dịch vụ theo số lượng lao động, tần suất kê khai và nhu cầu quản lý thực tế.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng dịch vụ IVAN BHXH không?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng dịch vụ IVAN của một nhà cung cấp cụ thể.

Điều bắt buộc là doanh nghiệp phải thực hiện đúng trách nhiệm đăng ký, đóng BHXH và lập hồ sơ để người lao động được hưởng chế độ theo quy định. Còn IVAN là một giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử thuận tiện hơn.

Từ ngày 01/7/2025, Nghị định số 164/2025/NĐ-CP quy định dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực BHXH được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính kết nối, chia sẻ dữ liệu với cổng này. Giao dịch điện tử được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử.

Tại Nghị định, BHXH Việt Nam cũng nêu rõ điều kiện giao dịch điện tử gồm tài khoản định danh điện tử và chữ ký số hoặc chữ ký điện tử phù hợp.

Trong giai đoạn áp dụng quy định chuyển tiếp, doanh nghiệp có thể cân nhắc hai cách thực hiện giao dịch điện tử:

1. Thực hiện dịch vụ công trực tuyến: Người dùng đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, kê khai và gửi hồ sơ trên hệ thống dịch vụ công theo quy trình áp dụng cho từng thủ tục.

2. Sử dụng dịch vụ IVAN: Doanh nghiệp lập và quản lý hồ sơ trên phần mềm của nhà cung cấp IVAN; hệ thống hỗ trợ truyền nhận dữ liệu và theo dõi kết quả.

Ngoài hình thức điện tử, một số thủ tục có thể còn cho phép nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tùy quy trình được cơ quan có thẩm quyền công bố tại từng thời điểm.

Do đó, Doanh nghiệp không nên hiểu rằng "doanh nghiệp bắt buộc phải mua IVAN" mà IVAN là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp muốn có phần mềm chuyên dụng, công cụ quản lý hồ sơ và dịch vụ hỗ trợ trong quá trình giao dịch BHXH điện tử.

2.1 Điều kiện để sử dụng dịch vụ IVAN BHXH

Theo Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có:

1. Tài khoản định danh điện tử theo quy định về định danh và xác thực điện tử;

2. Chứng thư chữ ký số còn hiệu lực hoặc chữ ký điện tử khác theo quy định.

Đối với doanh nghiệp sử dụng IVAN, một số điều kiện thực tế khác thường bao gồm:

• Đã tham gia BHXH và có mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp;

• Có thông tin liên hệ ổn định như email và số điện thoại;

• Có máy tính, trình duyệt hoặc phần mềm đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp;

• Có kết nối Internet ổn định;

• Đã lựa chọn gói dịch vụ và hoàn tất thủ tục với nhà cung cấp IVAN;

• Phân quyền rõ người lập, người kiểm tra và người ký hồ sơ;

• Chuẩn bị dữ liệu chính xác về doanh nghiệp và người lao động.

Doanh nghiệp không cần tự xây dựng hệ thống kỹ thuật phức tạp. Phần quan trọng nhất là chuẩn hóa dữ liệu lao động, quản lý chữ ký số an toàn và lựa chọn giải pháp có khả năng cập nhật kịp thời khi quy định thay đổi.

3. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ IVAN BHXH

Đối với nhân viên nhân sự, kế toán hoặc người trực tiếp phụ trách BHXH trong doanh nghiệp, lợi ích của IVAN thể hiện rõ trong công việc hằng ngày.

1/ Giảm thời gian lập hồ sơ

→ Biểu mẫu được tích hợp sẵn, dữ liệu cũ có thể được kế thừa và người dùng không phải nhập lại toàn bộ thông tin cho mỗi lần kê khai.

2/ Hạn chế sai sót

→ Phần mềm có thể phát hiện thông tin còn thiếu, sai định dạng hoặc chưa thống nhất trước khi gửi hồ sơ.

3/ Quản lý biến động lao động thuận tiện

→ Nhân sự dễ theo dõi các nghiệp vụ tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng và thay đổi thông tin người lao động.

4/ Theo dõi hồ sơ tập trung

→ Hồ sơ đã lập, biên nhận, thông báo và kết quả được quản lý tại một nơi, hạn chế thất lạc khi xử lý qua nhiều email hoặc thư mục riêng lẻ.

5/ Dễ bàn giao công việc

→ Khi thay đổi nhân sự phụ trách, doanh nghiệp có thể tra cứu lịch sử xử lý thay vì phụ thuộc vào dữ liệu lưu trên máy cá nhân.

6/ Chủ động kiểm soát tiến độ

→ Nhân viên biết hồ sơ đã được gửi hay chưa, đã được tiếp nhận hay cần bổ sung, qua đó giảm nguy cơ chậm thủ tục cho người lao động.

7/ Được hỗ trợ khi có vướng mắc

→ Nhà cung cấp có thể hỗ trợ cài đặt, ký số, cập nhật phiên bản và xử lý lỗi truyền nhận.

8/ Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều lao động

→ Khi phát sinh hồ sơ thường xuyên, chức năng nhập liệu hàng loạt, quản lý danh sách và lưu trữ tập trung có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.

4. Cách đăng ký và sử dụng dịch vụ IVAN BHXH

Doanh nghiệp có thể đăng ký dịch vụ IVAN qua phần mềm BHXH. Quy trình cụ thể có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp và được điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan quản lý. Về tổng quan, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

1/ Chuẩn bị thông tin → Kiểm tra mã đơn vị BHXH, thông tin pháp lý, tài khoản định danh điện tử và chữ ký số.

2/ Lựa chọn nhà cung cấp → Đánh giá tính pháp lý, phần mềm, khả năng hỗ trợ và chi phí dịch vụ.

3/ Đăng ký gói dịch vụ → Ký hợp đồng hoặc hoàn tất thủ tục đăng ký theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

4/ Thiết lập hệ thống → Cài đặt phần mềm hoặc kích hoạt tài khoản, khai báo đơn vị và kết nối chữ ký số.

5/ Nhập hoặc đồng bộ dữ liệu → Cập nhật danh sách lao động và kiểm tra các thông tin đang quản lý.

6/ Lập, ký và gửi hồ sơ → Chọn đúng thủ tục, kiểm tra dữ liệu, ký điện tử và gửi hồ sơ.

7/ Theo dõi kết quả → Kiểm tra biên nhận, thông báo bổ sung và kết quả giải quyết; lưu lại chứng từ cần thiết.

Doanh nghiệp nên xây dựng thêm quy trình nội bộ về thời hạn lập hồ sơ, người phê duyệt, người giữ chữ ký số và cách lưu trữ kết quả.

4.1 Các nhà cung cấp dịch vụ IVAN BHXH

Nhà cung cấp dịch vụ IVAN BHXH hay tổ chức I-VAN là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp hệ thống truyền nhận và các tiện ích hỗ trợ giao dịch BHXH điện tử.

Doanh nghiệp nên chọn đơn vị đang được công bố hoặc được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận kết nối, thay vì chỉ dựa vào giá bán. Các tiêu chí đáng quan tâm gồm:

• Tình trạng pháp lý và khả năng kết nối với hệ thống BHXH;

• Mức độ đầy đủ của nghiệp vụ và biểu mẫu;

• Tốc độ cập nhật khi chính sách thay đổi;

• Khả năng kiểm tra lỗi trước khi gửi;

• Tính ổn định của hệ thống;

• Khả năng tích hợp chữ ký số và phần mềm quản trị khác;

• Cơ chế sao lưu, lưu trữ và phục hồi dữ liệu;

• Chính sách bảo mật, phân quyền và nhật ký thao tác;

• Chất lượng hỗ trợ, thời gian phản hồi và phạm vi hỗ trợ;

• Chi phí, thời hạn sử dụng và điều kiện gia hạn.

Về kỹ thuật, hệ thống cần bảo đảm dữ liệu được truyền nhận chính xác, toàn vẹn và bảo mật; có khả năng xác nhận thời điểm gửi, nhận; theo dõi trạng thái; lưu trữ hồ sơ và hỗ trợ khôi phục khi xảy ra sự cố.

Trên đây là những thông tin về IVAN BHXH - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch BHXH điện tử thông qua hệ thống truyền nhận dữ liệu và phần mềm chuyên dụng. Dịch vụ đặc biệt hữu ích với bộ phận kế toán, nhân sự phải xử lý nhiều lao động hoặc thường xuyên phát sinh hồ sơ.

Doanh nghiệp không nên lựa chọn IVAN chỉ dựa trên mức phí. Một giải pháp phù hợp cần bảo đảm khả năng kết nối, cập nhật nghiệp vụ, bảo mật dữ liệu, lưu trữ hồ sơ và hỗ trợ kịp thời khi phát sinh sự cố. Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cũng nên đối chiếu quy định mới nhất vì cơ chế giao dịch điện tử và dịch vụ IVAN đang được áp dụng theo các quy định chuyển tiếp sau khi Nghị định 164/2025/NĐ-CP có hiệu lực.

Tài Phạm