Tổ chức I-VAN là đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian hỗ trợ giao dịch điện tử giữa doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH). Thông qua hệ thống truyền nhận dữ liệu và phần mềm đi kèm, doanh nghiệp có thể lập, gửi hồ sơ, nhận thông báo và quản lý quá trình kê khai thuận tiện hơn.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp giúp bộ phận nhân sự, kế toán giảm thao tác và được hỗ trợ khi phát sinh vướng mắc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ phạm vi dịch vụ, khả năng đáp ứng nghiệp vụ và trách nhiệm của từng bên trước khi đăng ký.

1. Tổ chức I-VAN là gì?

Tổ chức IVAN là tổ chức dịch vụ cung cấp IVAN vận hành hệ thống dịch vụ giá trị gia tăng phục vụ việc nhận, truyền, lưu trữ và phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch giữa người tham gia giao dịch và cơ quan BHXH. 

Tổ chức dịch vụ cung cấp IVAN thường cung cấp kèm phần mềm bảo hiểm xã hội và những tiện ích hỗ trợ người dùng. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt tổ chức I-VAN là đơn vị cung cấp dịch vụ IVAN BHXH, còn phần mềm BHXH điện tử là công cụ để doanh nghiệp thao tác.

Ví dụ, Nhà cung cấp dịch vụ IVAN Thái Sơn cung cấp Phần mềm bảo hiểm xã hội eBH.

1.1 Phân biệt tổ chức I-VAN với cơ quan BHXH

Trong một giao dịch, mỗi bên đảm nhận vai trò riêng:

Quy trình có thể hình dung như sau: doanh nghiệp lập và ký hồ sơ → hệ thống I-VAN chuyển dữ liệu → cơ quan BHXH xử lý → thông báo, kết quả được chuyển về doanh nghiệp. Việc phần mềm gửi hồ sơ thành công chưa đồng nghĩa hồ sơ đã được cơ quan BHXH chấp thuận.

Về căn cứ pháp lý, khoản 2 Điều 26 Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định dịch vụ IVAN trong lĩnh vực BHXH theo Nghị định 166/2016/NĐ-CP tiếp tục thực hiện cho đến khi có hướng dẫn của Bộ Tài chính. Do đó, khi tìm hiểu điều kiện và quy trình sử dụng, doanh nghiệp cần đọc quy định cũ cùng điều khoản chuyển tiếp và hướng dẫn mới có liên quan.

1.2 Vai trò của tổ chức I-VAN

Giá trị của dịch vụ I-VAN thể hiện ở khả năng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và theo dõi giao dịch BHXH điện tử trong công việc hằng ngày.

1. → Hỗ trợ lập, ký và gửi hồ sơ

Phần mềm đi kèm dịch vụ có thể cung cấp biểu mẫu, quản lý dữ liệu lao động, thông tin đơn vị, lập hồ sơ, hỗ trợ ký số và gửi hồ sơ qua mạng. Những công cụ này giúp người phụ trách thực hiện nhiều bước trên cùng một hệ thống.

2. → Hỗ trợ truyền nhận và theo dõi thông tin

Dịch vụ giúp chuyển hồ sơ đến hệ thống tiếp nhận và đưa thông báo, kết quả về cho doanh nghiệp. Người dùng có cơ sở để theo dõi hồ sơ đang ở bước nào, có yêu cầu bổ sung hay đã có kết quả giải quyết.

3. → Hỗ trợ quản lý hồ sơ và xử lý vướng mắc

Khả năng lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ giúp doanh nghiệp thuận tiện khi đối chiếu hoặc bàn giao công việc. Nhà cung cấp còn có thể hỗ trợ cài đặt, sử dụng phần mềm, ký điện tử và xử lý lỗi kỹ thuật.

Với eBH - Thái Sơn, các hình thức được công bố gồm đào tạo sử dụng, hỗ trợ từ xa và hỗ trợ trực tiếp tại doanh nghiệp.

Phạm vi hỗ trợ thực tế cần được xác nhận trong gói dịch vụ. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra dữ liệu đầu vào và đọc đầy đủ thông báo của cơ quan BHXH trong quá trình xử lý hồ sơ.

2. Danh sách tổ chức IVAN mới nhất

Danh sách các đơn vị tổ chức dịch vụ cung cấp IVAN (tổ chức I VAN) được cơ quan BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ IVAN được công bố chính thức trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam. Dưới đây là danh sách 14 tổ chức IVAN cập nhật mới nhất.

14 tổ chức dịch vụ cung cấp IVAN. Nguồn: Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

Lưu ý: Danh sách tổng hợp các đơn vị, không phải bảng xếp hạng nhà cung cấp.

Tên gọi phần mềm BHXH điện tử không có nghĩa mọi sản phẩm đều cung cấp cùng nghiệp vụ, cách lưu trữ hoặc chính sách hỗ trợ. Khi liên hệ, doanh nghiệp nên đề nghị nhà cung cấp xác nhận:

• Danh mục thủ tục đang hỗ trợ trên phiên bản dự kiến sử dụng.

• Khả năng kết nối và giao dịch với hệ thống tiếp nhận hiện hành.

• Điều kiện sử dụng chữ ký số, tài khoản và thiết bị.

• Các chức năng có sẵn, chức năng tính phí bổ sung và giới hạn của gói dịch vụ.

3. Tiêu chí lựa chọn tổ chức I-VAN phù hợp

1. → Kiểm tra tư cách và căn cứ cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp nên xác minh tên pháp nhân ký hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, căn cứ cung cấp dịch vụ và tình trạng kết nối hiện tại. Không nên chỉ dựa vào tên thương mại, website đại lý hoặc thông tin ký kết đã được công bố từ nhiều năm trước.

Do cơ chế I-VAN có quy định chuyển tiếp, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp giải thích rõ căn cứ đang áp dụng và các hướng dẫn mới ảnh hưởng đến dịch vụ. Đây là bước cần thiết trước khi đánh giá tính năng và giá bán.

2. → Đối chiếu với nghiệp vụ thực tế

Hãy lập danh sách công việc thường phát sinh: báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin, thay đổi mức đóng hoặc lập hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ. Sau đó, yêu cầu nhà cung cấp trình diễn đúng những nghiệp vụ này.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc lượng lao động lớn nên hỏi thêm về quản lý nhiều đơn vị, nhập dữ liệu hàng loạt, phân quyền và xuất dữ liệu. Những khả năng này cần được kiểm tra trên sản phẩm cụ thể, không nên suy đoán từ tài liệu giới thiệu chung.

3. → Đánh giá tính dễ sử dụng và chất lượng hỗ trợ

Một lần dùng thử nên bao gồm cả quy trình: lập hồ sơ, kiểm tra, ký, gửi và xem thông báo trả về. Cách này giúp người trực tiếp phụ trách đánh giá mức độ thuận tiện chính xác hơn việc chỉ xem giao diện.

Đồng thời, cần làm rõ kênh hỗ trợ, khung giờ tiếp nhận, thời gian phản hồi dự kiến và cách xử lý khi lỗi xảy ra sát hạn nộp hồ sơ. Doanh nghiệp cũng nên phân biệt hỗ trợ kỹ thuật phần mềm với hỗ trợ giải đáp nghiệp vụ.

4. → So sánh tổng chi phí và khả năng cập nhật

Khi xem báo giá, nên kiểm tra phí sử dụng, gia hạn, chữ ký số nếu mua kèm, đào tạo, chuyển dữ liệu và các dịch vụ bổ sung. Gói giá thấp có thể chưa phù hợp nếu giới hạn số lao động hoặc thiếu chức năng doanh nghiệp cần.

Hợp đồng cũng nên làm rõ chính sách cập nhật biểu mẫu, thay đổi nghiệp vụ, sao lưu và xuất dữ liệu khi kết thúc dịch vụ. Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng lâu dài.

4. Câu hỏi thường gặp về tổ chức I-VAN

1. → Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng dịch vụ I-VAN không?

Không có quy định buộc doanh nghiệp phải mua dịch vụ I-VAN để thực hiện giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH. Điều 3 Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định cách thực hiện dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực BHXH trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. I-VAN BHXH là lựa chọn dịch vụ hỗ trợ; doanh nghiệp cần thực hiện đúng kênh và quy trình áp dụng cho từng thủ tục.

2. → Có thể thay đổi tổ chức dịch vụ cung cấp I-VAN không?

Doanh nghiệp có thể thay đổi nhà cung cấp IVAN. Khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản hợp đồng, sao lưu hồ sơ và kết quả, rà soát giao dịch đang xử lý rồi thực hiện hướng dẫn ngừng, đăng ký hoặc chuyển đổi đang áp dụng.

Doanh nghiệp khi chuyển sang Tổ chức I-VAN Thái Sơn, đơn vị cần thực hiện ngừng sử dụng nhà cung cấp cũ trước khi đăng ký mới. Doanh nghiệp nên xác nhận quy trình với cả hai bên trước khi thao tác để tránh gián đoạn việc gửi và nhận hồ sơ.

3. → Làm thế nào để lựa chọn dịch vụ I-VAN phù hợp?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ 03 yếu tố: Nghiệp vụ BHXH cần thực hiện, người trực tiếp sử dụng và tổng chi phí dự kiến. Sau đó, xác minh tư cách nhà cung cấp, kiểm tra khả năng kết nối, dùng thử quy trình thực tế và đọc kỹ cam kết hỗ trợ.

Với doanh nghiệp đang cân nhắc sử dụng phần mềm eBH, có thể liên hệ Công ty Thái Sơn tại chi nhánh văn phòng gần nhất để được tư vấn các gói dịch vụ IVAN phù hợp với nhu cầu và nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Để tìm hiểu hoặc đăng ký sử dụng dịch vụ IVAN Thái Sơn, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự:

1. Truy cập Cổng giao dịch điện tử BHXH eBH, tham khảo giới thiệu sản phẩm/tính năng phần mềm và gửi yêu cầu tư vấn.

2. Cung cấp quy mô lao động, nghiệp vụ thường phát sinh và tình trạng sử dụng chữ ký số.

3. Doanh nghiệp có thể đề nghị dùng thử phần mềm để kiểm tra mức độ phù hợp.

4. Xác nhận gói dịch vụ, chi phí, phạm vi hỗ trợ và hướng dẫn kích hoạt trước khi sử dụng.

Trong quá trình sử dụng phần mềm eBH, doanh nghiệp cần hỗ trợ có thể liên hệ tổng đài trung tâm HTKH 24/7:

• 1900 55 88 73 (miền Bắc)

• 1900 55 88 72 (miền Trung & miền Nam)

Tài Phạm