Đối tượng được thực hiện giao dịch BHXH điện tử bao gồm các nhóm sau:

• Đại sứ quán, VPĐD nước ngoài
• Doanh nghiệp, HTX, hộ kinh doanh
• Đơn vị hành chính – sự nghiệp
• Học sinh – sinh viên
• Các đối tượng ngân sách nhà nước hỗ trợ
• Khác

Những điều kiện cần:

• Đơn vị đã đăng ký tham gia BHXH và được cấp ‘Mã đơn vị’
• Có chữ ký số công cộng
• Phần mềm hỗ trợ kê khai EBH

Thuận lợi:

• Phần mềm EBH hỗ trợ tự kết xuất ra được các biểu mẫu theo đúng quy định
• Khai thác, tra cứu được kết quả giải quyết mọi lúc, mọi nơi
• Không phải đi lại nhiều lần đến cơ quan BHXH, tiết kiệm thời gian, tránh được phiền hà
• Là xu thế tất yếu của thời đại; được Chính phủ và các Bộ ban nghành quan tâm nhằm cải cách và hiện đại hóa thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho Doanh nghiệp.

Khó khăn:

• Văn bản, chính sách về BHXH rất phức tạp, chưa thống nhất
• Các đơn vị chưa quen khi áp dụng hình thức giao dịch điện tử, ngại thay đổi
• Nhiều đơn vị sử dụng lao động chưa quan tâm đúng mực
• Phải đầu tư chi phí ban đầu: Chữ ký số, phí dịch vụ I-VAN

Dịch vụ I-VAN là dịch vụ có phí. I-VAN Thái Sơn cung cấp cho người dùng giải pháp để kê khai hồ sơ bảo hiểm điện tử với cơ quan BHXH. Được cung cấp phần mềm hỗ trợ kê khai hồ sơ theo đúng biểu mẫu quy định. Được hỗ trợ đào tạo, tư vấn và sử dụng nhanh chóng kịp thời 24/7 và nhiều dịch vụ giá trị gia tăng khác.

Chi phí dịch vụ I-VAN Thái Sơn được chia thành nhiều gói dịch vụ, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp sử dụng có quy mô lao động từ nhỏ đến lớn. Doanh nghiệp sử dụng có thể lựa chọn đăng ký sử dụng, gia hạn phần mềm EBH - Thái Sơn từ 1 năm đến 3 năm hoặc trong dài hạn, …Đơn vị quan tâm có thể tham khảo báo giá chi tiết mới nhất tại đây

- Quản lý quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của Đơn vị và Người lao động

- Hỗ trợ lập và nộp bộ hồ sơ bảo hiểm xã hội tự động chuẩn theo quy định

- Ký và nộp các bộ hồ sơ BHXH qua mạng internet trực tiếp trên phần mềm kê khai EBH

- Tự động lấy kết quả trả về từ cơ quan bảo hiểm xã hội

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ đã kê khai

- Hỗ trợ Chữ ký số của tất cả các nhà cung cấp trên thị trường

- Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7

- Chính sách dùng thử miễn phí

- Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo sử dụng phần mềm EBH miễn phí có sự tham gia của chuyên gia BHXH hỗ trợ tư vấn giải đáp nghiệp vụ.

Để đăng ký giao dịch điện tử BHXH, Đơn vị cần chuẩn bị một số điều kiện:

• Phần mềm kê khai EBH
• Chữ ký số công cộng

Đơn vị sử dụng phần mềm EBH tạo lập tờ khai ‘Đăng ký hồ sơ BHXH điện tử I-VAN’ và nộp lên cơ quan BHXH. Đăng ký xong, Đơn vị có thể bắt đầu tiến hành lập và nộp các bộ hồ sơ nghiệp vụ (Báo tăng, giảm lao động, điều chỉnh lương, ..) một cách tự động và nhanh chóng.

Với những đơn vị có nhiều đối tượng phải kê khai BHXH thì thực hiện giao dịch điện tử bình thường. Cơ quan BHXH quản lý theo Mã đơn vị được cấp cho từng đối tượng khác nhau này.

Phần mềm EBH hỗ trợ giao dịch điện tử cho nhiều Đối tượng, nhiều Đơn vị trên cùng một phần mềm cài đặt trên cùng một máy tính. Khi thực hiện kê khai cho đối tượng nào người dùng chỉ cần chọn Mã đơn vị tương ứng của đối tượng đó để thực hiện. Lưu ý: Đơn vị có bao nhiêu đối tượng thì phải thực hiện đăng ký giao dịch với cơ quan BHXH bấy nhiêu lần.

Thời gian giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả cũng tương tự như quy định giải quyết cho hồ sơ giấy. Quy trình xử lý cũng thông qua các bộ phận một cửa, bộ phận thu, sổ, thẻ, .. sau đó trả về cho Đơn vị thông qua phần mềm giao dịch và email. Đơn vị có thể nhận kết quả (Sổ, thẻ, ..) trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thông qua dịch vụ bưu chính (nếu Đơn vị đăng ký với cơ quan BHXH).

Đơn vị đã có chữ ký số để khai Thuế điện tử, Hải quan điện tử thì không phải mua thêm cho khai BHXH điện tử nữa. Phần mềm EBH hỗ trợ tất cả các loại chữ ký số trên thị trường hiện nay

Nếu Đơn vị chưa có chữ ký số, I-VAN Thái Sơn sẽ hỗ trợ đơn vị thủ tục đăng ký mới và gửi thiết bị cho đơn vị để thực hiện kê khai nhanh chóng.

Tại một thời điểm, Đơn vị chỉ được sử dụng một Chữ ký số để giao dịch hồ sơ điện tử với cơ quan BHXH. Khi Đơn vị chuyển, gia hạn hay thay đổi Chữ ký số mới thì phải đăng ký thay đổi với cơ quan BHXH để thực hiện cập nhật vào hệ thống. Sau khi đăng ký thay đổi, Đơn vị có thể sử dụng Chữ ký số mới này để ký và nộp hồ sơ bình thường.

Theo quy định về giao dịch điện tử của Bộ Thông Tin & Truyền Thông, Chữ ký số là chữ ký thứ 2 của đơn vị dưới dạng điện tử. Hồ sơ chứng từ được ký chữ ký số có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy được ký đóng dấu đỏ.

Khi hồ sơ đã có kết quả, Đơn vị không phải in hồ sơ giấy và trình lãnh đạo ký đóng dấu nữa, chỉ cần In giấy hẹn (trả Sổ, Thẻ, ..) để lên cơ quan BHXH lấy kết quả (Sổ, Thẻ, ..) hoặc sử dụng dịch vụ gửi nhận hồ sơ qua Bưu chính.

Trường hợp 1: Nếu cơ quan BHXH chưa xử lý hồ sơ:

• Đơn vị liên hệ với cơ quan BHXH nhờ từ chối sau đó điều chỉnh và tiến hành nộp lại.

Trường hợp 2: Nếu cơ quan BHXH đã thực hiện xử lý hồ sơ

• Đơn vị đợi đến kỳ kê khai sau làm hồ sơ nghiệp vụ mới để điều chỉnh lại những nội dung liên quan.

Theo quy định, tại mỗi thời điểm chỉ được sử dụng dịch vụ của một nhà I-VAN để giao dịch hồ sơ. Muốn chuyển sang dùng I-VAN Thái Sơn, Đơn vị thực hiện đăng ký ngừng dịch vụ của nhà cung cấp khác trước và tiến hành đăng ký mới với I-VAN Thái Sơn. Đơn vị có thể liên hệ theo sổ tổng đài 24/7 của Thái Sơn (Miền Bắc: 1900 55 88 73 – Miền Trung, Nam: 1900 55 88 72) để được tư vấn hỗ trợ kịp thời cho việc kê khai.

Hiện nay cơ quan BHXH đã thực hiện triển khai giao dịch hồ sơ điện tử cho những nghiệp vụ mà các đơn vị thường xuyên sử dụng kê khai như:

1) Báo tăng, giảm lao động;

2) Điều chỉnh lương, chức danh;

3) Cấp lại Sổ BHXH, Thẻ BHYT do mất hỏng;

4) Gia hạn thẻ BHYT hàng năm;

5) Cấp thẻ BHYT cho HSSV; đối tượng do Xã/ Phường quản lý, Giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (trừ BHXH TP.HN chưa áp dung).

Một số nghiệp vụ khác thực hiện kê khai dưới hình thức hồ sơ giấy nộp trực tiếp tại bộ phận 1 cửa hoặc nộp qua bưu điện (tùy vào cơ quan BHXH địa phương) .