Doanh nghiệp cần đăng ký IVAN BHXH để sử dụng dịch vụ tiếp nhận, truyền hồ sơ BHXH điện tử tới cơ quan BHXH qua nhà cung cấp I-VAN. Với doanh nghiệp lựa chọn Thái Sơn, việc đăng ký tài khoản có thể thực hiện trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử eBH. Chuẩn bị đúng thông tin, chọn hình thức kích hoạt phù hợp và kiểm tra kết quả đăng ký sẽ giúp quá trình triển khai thuận lợi hơn.

Bài viết dưới đây hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký IVAN trên phần mềm eBH, từ bước chuẩn bị đến nhận tài khoản và kiểm tra điều kiện sử dụng.

1. Hướng dẫn đăng ký dịch vụ IVAN BHXH cho doanh nghiệp

IVAN BHXH là dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch BHXH điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN.

Đăng ký IVAN-BHXH là việc doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản dùng để giao dịch BHXH qua IVAN. Khi sử dụng Phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH, doanh nghiệp lập và quản lý hồ sơ trên phần mềm, đồng thời sử dụng dịch vụ IVAN do Công ty Thái Sơn cung cấp để thực hiện giao dịch với cơ quan BHXH.

1.1 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký?

Trước khi đăng ký dịch vụ IVAN BHXH, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Thông tin đơn vị: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, mã đơn vị BHXH và cơ quan BHXH quản lý nếu đã được cấp, xác định.

• Thông tin người liên hệ: Họ tên, số điện thoại và email đang sử dụng để nhận thông tin tài khoản, trao đổi và hỗ trợ kích hoạt.

• Phần mềm bảo hiểm xã hội (do tổ chức IVAN cung cấp) như EBH Thái Sơn: Máy tính đã cài đặt phần mềm và có kết nối Internet để thực hiện đăng ký.

• Chữ ký số: Kiểm tra tình trạng chứng thư số và khả năng sử dụng trên máy tính nếu lựa chọn kích hoạt bằng chữ ký số.

• Nhu cầu sử dụng: Xác định quy mô lao động, thời gian sử dụng và nhu cầu nghiệp vụ để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

Đây là danh sách thông tin và điều kiện nên chuẩn bị, không phải bộ hồ sơ giấy bắt buộc áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Thông tin cần nhập hoặc thủ tục cần bổ sung phải được đối chiếu với biểu mẫu trên phần mềm và hướng dẫn của Công ty Thái Sơn tại thời điểm đăng ký.

Nếu doanh nghiệp tham gia BHXH lần đầu, chưa có mã đơn vị hoặc đang sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp khác, nên liên hệ và trao đổi với Trung tâm HTKH EBH để xác định cách triển khai phù hợp.

1.2 Quy trình đăng ký IVAN BHXH Thái Sơn trên EBH

Hiện nay doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký tài khoản IVAN BHXH (tài khoản giao dịch BHXH điện tử) ngay trên Phần mềm eBH do Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp. Điều này đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp sẽ thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan BHXH thông qua Phần mềm BHXH eBH.

Mới nhất, tại EBH phiên bản ngày 10/09/2026 doanh nghiệp sẽ thực hiện đăng ký tài khoản IVAN tại mục Đăng ký giao dịch BHXH điện tử.

Chức năng Đăng ký Tài khoản I-VAN nay là Đăng ký giao dịch BHXH điện tử.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước Đăng ký giao dịch BHXH điện tử - Tài khoản IVAN

(Đơn vị có thể tự đăng ký theo hướng dẫn hoặc liên hệ Trung tâm HTKH của EBH để được hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm.)

Bước 1: Cài đặt phần mềm eBH

Nếu máy tính chưa có eBH, có thể truy cập trang tải phần mềm eBH, chọn bộ cài phù hợp và thực hiện cài đặt theo hướng dẫn.

Sau khi cài đặt, doanh nghiệp mở phần mềm, thực hiện cấu hình lần đầu sử dụng bao gồm việc nhập đầy đủ thông tin đơn vị.  

Nếu phần mềm đã được cài từ trước, cần bảo đảm phiên bản phần mềm mới nhất và bạn đang thao tác với đúng dữ liệu doanh nghiệp muốn đăng ký.

Việc tải bộ cài và việc đăng ký gói dịch vụ phần mềm eBH là hai nội dung riêng.

Bước 2: Đăng ký giao dịch BHXH điện tử

Trên giao diện phần mềm, bạn chọn lần lượt: Đăng ký khai điện tử → Đăng ký giao dịch BHXH điện tử.

Phần mềm sẽ mở màn hình nhập thông tin đăng ký. Tại đây, bạn bắt đầu khai báo các nội dung theo biểu mẫu hiển thị.

Bước 3: Nhập thông tin đăng ký

Tại màn hình đăng ký khai hồ sơ điện tử, bạn nhập/kiểm tra đầy đủ các thông tin sau: 

→ Thông tin đơn vị.

Các thông tin đơn vị được tự động chuyển từ bên phần Thông tin đơn vị khi doanh nghiệp cấu hình sử dụng lần đầu sang.

Địa chỉ thư điện tử nhận thông báo từ cơ quan BHXH: Nên sử dụng email doanh nghiệp hoặc email được giao quản lý nghiệp vụ BHXH để thuận tiện theo dõi và bàn giao tài khoản.

Nếu đơn vị đăng ký nhận kết quả qua bưu điện, bạn tích chọn "Nhận kết quả qua bưu điện". Khi có kết quả trả về, Bưu điện sẽ chuyển đến thông tin mà bạn nhập ở mục Địa chỉ liên hệ.

→ Thông tin chữ ký số (CKS).

Bạn kích chọn vào nút Đọc CKS từ USB Token để lấy thông tin CKS tự động. Để lấy được thông tin CKS, bạn cần cắm CKS vào máy tính để thực hiện. 

→ Thông tin tài khoản.

Đây là thông tin Tài khoản bạn dùng để thực hiện giao dịch điện tử qua IVAN. 

• Tên đăng nhập: Mặc định là mã số thuế.

• Mật khẩu: Đơn vị tự đặt và ghi nhớ.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, nhấn chọn nút Ghi để lưu lại. Tiếp theo, bạn nhấn chọn nút Đăng ký để thực hiện quá trình đăng ký giao dịch BHXH điện tử. Màn hình tiến trình nộp hồ sơ hiển thị tiếp theo như sau:

Bước 4: Nhận kết quả đăng ký

Sau khi hồ sơ gửi thành công, màn hình hiển thị kết quả đăng ký:

Đã có giấy xác nhận nộp thành công hồ sơ tới BHXH. Bạn có thể bắt đầu gửi hồ sơ điện tử

Bạn nhấn chọn nút OK, màn hình hiển thị lại form Đăng ký khai hồ sơ điện tử. Tại Trạng thái tài khoản hiển thị "Đăng ký GDĐT thành công":

Bạn nhấn chọn nút Lấy kết quả (cạnh nút Đăng ký) và kiểm tra giấy xác nhận BHXH gửi trong email đã đăng ký.

Như vậy là đã hoàn thành việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử và bạn có thể sử dụng tài khoản IVAN BHXH để bắt đầu gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan BHXH.

2. Những lưu ý khi đăng ký IVAN BHXH trên eBH

Thông tin đăng ký ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhận tài khoản, xác minh doanh nghiệp và triển khai giao dịch điện tử. Rà soát trước khi gửi sẽ giúp hạn chế việc phải sửa hoặc bổ sung thông tin.

→ Kiểm tra thông tin đơn vị trước khi gửi đăng ký

Đối chiếu tên doanh nghiệp, mã số thuế, mã đơn vị BHXH và cơ quan quản lý với thông tin thực tế. Không tự điền mã đơn vị khi chưa được cấp hoặc chưa xác định chính xác.

Đặc biệt, email và số điện thoại cần thuộc người đang phụ trách nghiệp vụ. Nếu sử dụng thông tin liên hệ cũ, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ thư cấp tài khoản hoặc cuộc gọi xác nhận.

Người đăng ký cần rà soát kỹ số điện thoại và email vì đây là các kênh EBH Thái Sơn sử dụng để gửi thông tin, liên hệ hỗ trợ doanh nghiệp.

→ Kiểm tra chữ ký số và điều kiện sử dụng

Trước khi kích hoạt bằng chữ ký số, cần kiểm tra chứng thư số còn hiệu lực, thông tin chủ thể phù hợp với đơn vị và máy tính có thể sử dụng công cụ ký số.

Nếu phần mềm không nhận chữ ký số hoặc thao tác xác thực không thành công, ghi lại thông báo lỗi để bộ phận hỗ trợ kiểm tra.

Đồng thời, xác nhận gói dịch vụ, thời hạn sử dụng và các thủ tục còn cần hoàn tất. Việc nhận email tài khoản chưa đủ để kết luận mọi điều kiện giao dịch đã sẵn sàng.

→ Theo dõi kết quả và xử lý khi chưa kích hoạt thành công

Sau khi gửi đăng ký, theo dõi thông báo trên phần mềm eBH, email và phản hồi từ Thái Sơn. Nếu chưa được xác nhận kích hoạt:

• Kiểm tra lại email đăng ký và thư mục thư rác.

• Xem có yêu cầu bổ sung hoặc xác nhận thông tin không.

• Chuẩn bị mã số thuế, mã đơn vị nếu có, thời điểm đăng ký và ảnh thông báo lỗi.

• Liên hệ Trung tâm HTKH EBH để hỗ trợ kiểm tra tình trạng tài khoản trước khi gửi lại yêu cầu.

Không gửi mật khẩu tài khoản hoặc mã PIN chữ ký số trong nội dung yêu cầu hỗ trợ.

3. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký IVAN BHXH

→ Chưa có chữ ký số có đăng ký tài khoản IVAN trên eBH được không?

Đơn vị không thể đăng ký tài khoản IVAN giao dịch BHXH điện tử trên eBH nếu không có chữ ký số.

→ Làm thế nào để biết tài khoản đã được kích hoạt?

Kiểm tra thông báo trên phần mềm, email nhận tài khoản và phản hồi xác nhận từ Thái Sơn. Nếu đã nhận thông tin tài khoản nhưng chưa rõ tình trạng kích hoạt, liên hệ bộ phận hỗ trợ để xác minh trước khi sử dụng.

→ Không nhận được email tài khoản thì xử lý thế nào?

Kiểm tra thư rác và đối chiếu địa chỉ email đã nhập. Nếu vẫn chưa nhận được, cung cấp thông tin đơn vị cùng thời điểm gửi đăng ký cho bộ phận hỗ trợ để kiểm tra. Tránh tạo nhiều yêu cầu đăng ký khi chưa xác định kết quả của lần gửi trước.

→ Doanh nghiệp chưa có mã đơn vị BHXH cần làm gì?

Doanh nghiệp có thể đăng ký trên EBH tại tính năng "Đăng ký BHXH lần đầu cấp mã đơn vị" để lập hồ sơ đề nghị cơ quan BHXH cấp mã đơn vị hoặc liên hệ Thái Sơn để được hướng dẫn trường hợp tham gia BHXH lần đầu và xác định cách đăng ký mã đơn vị phù hợp. Không tự dùng mã số thuế thay cho mã đơn vị BHXH nếu chưa có hướng dẫn tương ứng.

→ Đăng ký IVAN trên phần mềm eBH cần hỗ trợ ở đâu?

Doanh nghiệp có thể liên hệ Tổng đài trung tâm HTKH 24/7 của EBH - Công ty Thái Sơn.

Khi liên hệ, nên chuẩn bị thông tin đơn vị, phiên bản phần mềm và nội dung thông báo đang gặp để thuận tiện kiểm tra.

Đăng ký IVAN BHXH trên eBH giúp doanh nghiệp chuẩn bị tài khoản dịch vụ để triển khai giao dịch BHXH điện tử qua Thái Sơn. Để quá trình đăng ký thuận lợi, người phụ trách cần kiểm tra thông tin đơn vị, chọn đúng hình thức kích hoạt và theo dõi phản hồi sau khi gửi yêu cầu. Doanh nghiệp cũng nên xác nhận chữ ký số cùng các điều kiện sử dụng trước khi nộp hồ sơ.

Quý doanh nghiệp đang tìm giải pháp kê khai và quản lý hồ sơ BHXH, hãy đăng ký tư vấn phần mềm BHXH điện tử eBH để được hỗ trợ chọn gói dịch vụ và hướng dẫn triển khai phù hợp.

Tài Phạm