Để thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội một cách thuận lợi, đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, đơn vị cần đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.  

Hướng dẫn đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH

1. Tại sao đơn vị cần đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH?

Chữ ký số bảo hiểm xã hội là một hình thức xác thực điện tử bắt buộc dành cho các tổ chức/doanh nghiệp/hộ kinh doanh (gọi tắt là đơn vị) sử dụng người lao động. Chữ ký số BHXH có chức năng xác định và xác nhận thông tin liên quan đến quá trình đóng BHXH của người lao động, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ.

Việc đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH là bước cần thiết để doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động kê khai bảo hiểm xã hội cho người lao động thông qua mạng điện tử. Đây là hình thức kê khai hiện đại, tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với việc kê khai truyền thống bằng giấy tờ. Ngoài ra, việc đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và chuyển đổi số.

1.1 Khi nào đơn vị cần đăng ký thông tin chữ ký số với cơ quan BHXH?

Đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH là việc làm cần thiết để có thể thực hiện ký số trên các văn bản điện tử hoặc sử dụng giao dịch với cơ quan BHXH. Việc đăng ký thông tin chữ ký số đã được quy định Quyết định số 1166/QĐ-BHXH về quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chứng thực chữ ký số trong ngành Bảo hiểm xã hội.

Các trường hợp đơn vị sử dụng lao động cần đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH gồm:

- Khi vừa gia hạn chữ ký số: Khi số serial cũ trên chữ ký số BHXH không còn giá trị hiệu lực, đơn vị cần cập nhật ngay số serial mới trên hệ thống BHXH Quốc gia để có thể tiếp tục khai báo BHXH.

- Đơn vị thay đổi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Khi đơn vị muốn chuyển sang sử dụng dịch vụ chữ ký số của nhà cung cấp khác, đơn vị cần đăng ký lại thông tin chữ ký số mới với cơ quan BHXH.

- Khi kê khai trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam: Khi đơn vị muốn sử dụng hình thức kê khai BHXH hiện đại, tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với việc kê khai truyền thống bằng giấy tờ, đơn vị cần đăng ký thông tin chữ ký số để xác thực và bảo mật dữ liệu.

2. Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH

Để đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH đơn vị cần chuẩn bị những điều sau:

- Một thiết bị có kết nối internet và đã được cài đặt phần mềm chữ ký số.

- Một thiết bị lưu trữ chữ ký số (USB token) đã được cấp từ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

- Một tài khoản đăng nhập Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Sau khi đơn vị đã có đủ những điều trên, đơn vị có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng GDĐT BHXH Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn

Tiếp theo thực hiện đăng nhập với bằng tài khoản của doanh nghiệp (nếu đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp) hoặc đăng nhập bằng tài khoản cá nhân (nếu đăng ký chữ ký số cho cá nhân).

Tại giao diện chính nhấn chọn mục “Tài liệu & ứng dụng”.

Truy cập vào cổng dịch vụ công bảo hiểm xã hội Việt Nam

Bước 2: Tại giao diện mới, người dùng bấm chọn mục “Tải ứng dụng” chọn tiếp “Cài đặt Extension ký số” cuối cùng nhấn “Thêm vào Chrome” để đi tiếp.

Thêm tiện ích vào Chrome để sử dụng phần mềm. 

Giao diện mới mở ra người dùng nhấn chọn “Thêm tiện ích/ Add extension”. Kiểm tra lại để chắc chắn rằng Extension đã được bật trong trình duyệt Google Chrome.

Thực hiện nhấn chuột phải vào biểu tượng và nhấn chọn Manage Extension đã ở trạng thái bật như trong hình.

Khi này cần đảm bảo Extension đã được bật trong trình duyệt Google Chrome như hình. Nếu chưa được bật người dùng cần click vào vị trí nút bật để bật lên.

Bước 3: Cài đặt ứng dụng nền để ký số đăng ký và kê khai cho chữ ký số BHXH

Để máy tính có thể kết nối với USB token và ký số thuận lợi người dùng cần cài ứng dụng nền để đăng ký và kê khai chữ ký số. Để cài đặt ứng dụng nền người dùng quay về giao diện “Tài liệu & ứng dụng”  tiếp theo thực hiện như sau: 

=> Đăng ký & Kê khai => nhấn chọn “Tải ứng dụng” => nhấn chọn “Tải ứng dụng nền cho ký số” để hoàn tất.

Cài đặt ứng dụng nền.

Bước 4: Tiến hành cài đặt ứng dụng sau khi tải ứng dụng về, cửa sổ cài đặt sẽ hiển thị giao diện “Welcome to Vietnam Social Security Declaration Setup Wizard.

Người dùng nhấn Next => chọn tiếp “Next” => chọn “Install” để hoàn tất. 

Bước 5: Đơn vị đăng nhập vào tài khoản Bảo hiểm xã hội

Sau khi hoàn tất các bước trên, người dùng hãy đăng nhập vào tài khoản Bảo hiểm xã hội của đơn vị/doanh nghiệp của mình và thực hiện cập nhật thông tin chữ ký số BHXH.

Trên màn hình hiển thị, bạn hãy chọn “Thay đổi thông tin” để tiến hành cập nhật các thông tin như: địa chỉ thư điện tử; số điện thoại di động; các thông tin trên đề nghị thay đổi kể từ ngày bao nhiêu (mặc định là ngày hiện tại).

Sau đó chọn “Xác nhận thay đổi thông tin” để hoàn tất.

Bước 6: Để có thể thực hiện ký số người dùng nhấn “OK” để màn hình hiển thị lệnh nhập mật khẩu chữ ký BHXH.

Tiếp theo nhấn chọn “OK” để nhập mật khẩu chữ ký BHXH => nhập mật khẩu cho chữ ký số của doanh nghiệp rồi nhấn chọn tiếp “OK” để hoàn tất quy trình thay đổi thông tin đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH.

Như vậy, đơn vị đã hoàn thành việc đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH. Bạn có thể sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp bảo hiểm xã hội điện tử cho doanh nghiệp của mình.

3. Không cầm chữ ký số có thể khai BHXH qua mạng được không?

Trong quá trình kê khai BHXH điện tử, các đơn vị tổ chức sẽ phải sử dụng chữ ký số để ký và nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH. Tuy nhiên tại mỗi đơn vị, chữ ký số lại được dùng với nhiều mục đích khác nhau (khai Thuế, Hải quan, ..) hoặc có những lúc người quản lý chữ ký số không có mặt tại thời điểm giao dịch (đi ra ngoài, đi công tác, .. ).

Phương pháp trình ký trong khai BHXH điện tử

Để tháo gỡ khó khăn này, Công Ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn - Thaisonsoft đã nghiên cứu, xây dựng và triển khai phần mềm EBH – Sign cho các đơn vị kê khai BHXH điện tử. Đây được xem là giải pháp đột phá giúp giải quyết nhanh chóng và đáp ứng việc sử dụng chữ ký số trong quá trình giao dịch hồ sơ bảo hiểm.

3.1 Cách sử dụng giải pháp trình ký EBH – Sign

Với giải pháp Trình ký, nhân viên phụ trách bảo hiểm của Đơn vị vẫn thực hiện các thao tác kê khai hồ sơ điện tử bình thường trên phần mềm eBH. Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ cần giao dịch, nhân viên khai bảo hiểm sẽ thực hiện gửi trình ký tới người đang cầm chữ ký số thông qua ứng dụng giải pháp trình ký EBH - Sign.

Lúc này, người quản lý chữ ký số sử dụng phần mềm trình ký đã được cài đặt trên máy tính để thực hiện tiếp nhận hồ sơ, xem nội dung và tiến hành ký số vào hồ sơ.

Sau đó thông qua ứng dụng này gửi lại bộ hồ sơ đã được ký số cho nhân viên khai bảo hiểm. Sau khi hoàn thành việc trình ký chữ ký số, nhân viên khai bảo hiểm tiến hành nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH và nhận kết quả trả về bình thường.

3.1.1 Lợi ích khi sử dụng giải pháp trình ký

Khi cài đặt và sử dụng giải pháp trình ký, những lợi ích thiết thực mà người thực hiện giao dịch BHXH điện tử sẽ có được là:

- Rút ngắn thời gian chờ đợi để ký chữ ký số cho hồ sơ.

- Chủ động được thời điểm hoàn thành công việc và báo cáo.

- Có thể tiến hành kiểm tra lại nhiều lần (cả người giao dịch hồ sơ và người quản lý chữ ký số) trước khi gửi để tránh sai sót.

- Không giới hạn khoảng cách, chỉ cần có máy tính và đường truyền internet.

Với giải pháp EBH - Sign, việc khai nộp BHXH điện tử sẽ trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết, giúp các đơn vị sử dụng lao động tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện và đơn giản hóa việc quản lý chữ ký số trong kê khai BHXH điện tử.

Để sử dụng giải pháp Trình ký EBH - Sign trong kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, các Đơn vị có thể liên hệ bộ phận chăm sóc khác hàng của Phần mềm eBH Thái Sơn: 1900 558873 để được hỗ trợ tốt nhất.