Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp là những chính sách gắn trực tiếp với quyền lợi của người lao động, người sử dụng lao động và người dân. Trong quá trình tham gia hoặc thụ hưởng các chế độ, tổ chức, cá nhân có thể phải thực hiện một số thủ tục như đăng ký tham gia, điều chỉnh thông tin, cấp lại sổ BHXH, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất…

Việc nắm được danh mục thủ tục hành chính của Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ giúp người dân xác định đúng hồ sơ, nơi tiếp nhận và phương thức thực hiện, từ đó hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ hoặc đi lại nhiều lần.

1. Danh mục thủ tục hành chính của BHXH Việt Nam

Theo danh mục đang được công khai trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, hệ thống hiện hiển thị danh sách 24 thủ tục hành chính, thuộc các nhóm thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; giải quyết và chi trả chế độ BHXH; thực hiện chính sách BHYT.

1.1 Nhóm thủ tục về thu, cấp sổ BHXH và thẻ BHYT

1. Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT.
   → Áp dụng khi sổ BHXH hoặc thẻ BHYT bị mất, hỏng, cần đổi hoặc có thông tin phải điều chỉnh.

2. Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT.
   → Dành cho người thuộc nhóm chỉ tham gia BHYT, chẳng hạn người tham gia BHYT hộ gia đình hoặc một số nhóm được ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ mức đóng.

3. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện; cấp sổ BHXH.
   → Áp dụng cho người tham gia BHXH tự nguyện khi đăng ký mới, đăng ký lại, thay đổi phương thức hoặc mức đóng và thực hiện thủ tục liên quan đến sổ BHXH.

4. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
   → Đây là thủ tục phổ biến đối với doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động khi báo tăng, báo giảm, điều chỉnh quá trình đóng hoặc đăng ký cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.

1.2 Nhóm thủ tục về thực hiện chính sách BHYT

5. Thanh toán trực tiếp chi phí khám, chữa bệnh BHYT/Cấp giấy chứng nhận không cùng chi trả trong năm
   → Được thực hiện khi người tham gia thuộc trường hợp đủ điều kiện đề nghị cơ quan BHXH thanh toán trực tiếp chi phí khám, chữa bệnh BHYT hoặc giải quyết nội dung liên quan theo quy định.

6. Thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT với cơ sở khám, chữa bệnh BHYT
   → Là thủ tục giữa cơ quan BHXH và cơ sở khám, chữa bệnh trong việc đề nghị thanh toán, quyết toán chi phí thuộc phạm vi BHYT.

7. Ký hợp đồng khám, chữa bệnh BHYT
   → Áp dụng đối với cơ sở khám, chữa bệnh có nhu cầu ký hợp đồng khám, chữa bệnh BHYT với cơ quan BHXH.

1.3 Nhóm thủ tục về chi trả chế độ BHXH

8. Truy lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH của người hưởng đã chết nhưng còn chế độ chưa nhận
   → Thân nhân hoặc người được xác định theo quy định có thể đề nghị nhận khoản lương hưu, trợ cấp mà người hưởng đã qua đời chưa kịp nhận.

9. Ủy quyền lĩnh thay các chế độ BHXH, trợ cấp thất nghiệp
   → Người hưởng có thể lập giấy ủy quyền để người khác thay mình nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hoặc trợ cấp thất nghiệp theo quy định.

10. Người hưởng lĩnh chế độ BHXH bằng tiền mặt chuyển sang lĩnh bằng tài khoản cá nhân và ngược lại, hoặc thay đổi thông tin cá nhân
    → Thủ tục được sử dụng khi người hưởng muốn thay đổi hình thức nhận tiền hoặc cập nhật thông tin cá nhân có liên quan đến việc chi trả.

1.4 Nhóm thủ tục giải quyết hưởng các chế độ BHXH

11. Giải quyết hưởng trợ cấp đối với nhà giáo đã nghỉ hưu chưa được hưởng chế độ phụ cấp thâm niên trong lương hưu theo Nghị định số 14/2020/NĐ-CP
    → Áp dụng cho nhà giáo đã nghỉ hưu thuộc phạm vi và đáp ứng điều kiện hưởng trợ cấp theo quy định.

12. Giải quyết hưởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg
    → Dành cho người thuộc đối tượng được xem xét giải quyết trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 613/QĐ-TTg.

13. Giải quyết điều chỉnh, hủy quyết định, chấm dứt hưởng BHXH
    → Được thực hiện khi có căn cứ điều chỉnh mức hưởng, hủy quyết định hoặc chấm dứt việc hưởng chế độ BHXH.

14. Giải quyết chuyển hưởng sang địa bàn khác đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng và người chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng
    → Áp dụng khi người hưởng hoặc người đang chờ hưởng chuyển nơi cư trú và có nhu cầu chuyển địa bàn quản lý, chi trả.

15. Giải quyết hưởng tiếp lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đối với người chấp hành xong hình phạt tù, người xuất cảnh trái phép trở về nước định cư hợp pháp, người được Tòa án hủy quyết định tuyên bố mất tích
    → Người thuộc một trong các trường hợp nêu trên có thể đề nghị cơ quan BHXH xem xét tiếp tục giải quyết chế độ.

16. Giải quyết hưởng chế độ tử tuất
    → Thân nhân người lao động hoặc người đang hưởng chế độ BHXH đã chết thực hiện thủ tục để được xem xét hưởng trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất hằng tháng hoặc một lần.

17. Giải quyết hưởng trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài để định cư và công dân nước ngoài đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng không còn cư trú ở Việt Nam
    → Thủ tục dành cho người đang hưởng chế độ hằng tháng nhưng ra nước ngoài định cư hoặc không còn cư trú tại Việt Nam và có nhu cầu nhận trợ cấp một lần.

18. Giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã
    → Áp dụng cho cán bộ xã thuộc đối tượng và đáp ứng điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp hằng tháng.

19. Giải quyết hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với trường hợp đã bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nay tiếp tục bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp
    → Người lao động tiếp tục bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp có thể được xem xét giải quyết chế độ trên cơ sở tình trạng và hồ sơ liên quan.

20. Giải quyết hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp do thương tật, bệnh tật tái phát
    → Áp dụng khi thương tật hoặc bệnh nghề nghiệp tái phát và người lao động đủ điều kiện đề nghị giám định, giải quyết lại chế độ.

21. Giải quyết hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với trường hợp bị tai nạn lao động lần đầu
    → Đây là thủ tục giải quyết quyền lợi đối với người lao động lần đầu bị tai nạn lao động hoặc được xác định mắc bệnh nghề nghiệp.

22. Giải quyết hưởng trợ cấp nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
    → Người lao động chưa phục hồi sức khỏe sau thời gian điều trị hoặc nghỉ hưởng chế độ có thể được xem xét hưởng trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.

23. Giải quyết hưởng chế độ thai sản
    → Áp dụng đối với lao động nữ sinh con, người lao động nhận nuôi con nuôi, lao động nam có vợ sinh con và những trường hợp khác thuộc phạm vi hưởng chế độ thai sản.

24. Giải quyết hưởng chế độ ốm đau
    → Người lao động nghỉ việc do ốm đau hoặc chăm sóc con ốm có thể được cơ quan BHXH xem xét giải quyết chế độ nếu đáp ứng điều kiện.

Danh mục trên đây được eBH ghi nhận theo thông tin công khai tại thời điểm tra cứu ngày 20/8/2026. Tên thủ tục, thành phần hồ sơ và cơ quan tiếp nhận có thể được điều chỉnh theo chính sách hoặc quy trình mới; người thực hiện nên kiểm tra lại trang chi tiết của từng thủ tục trước khi nộp hồ sơ.

2. Thủ tục hành chính BHXH được thực hiện ở đâu?

Nơi thực hiện thủ tục BHXH phụ thuộc vào đối tượng, loại nghiệp vụ và phương thức nộp hồ sơ. Người dân, người lao động và doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua các kênh sau:

1/ Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

Hồ sơ có thể được nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan BHXH có thẩm quyền. Trên danh mục của BHXH Việt Nam, cơ quan thực hiện được thể hiện theo từng thủ tục, phổ biến là BHXH cấp tỉnh hoặc đơn vị BHXH phụ trách địa bàn.

Người nộp nên tra cứu trước địa chỉ, thời gian làm việc và phạm vi tiếp nhận của cơ quan BHXH tại địa phương, nhất là khi cơ cấu hoặc tên gọi đơn vị quản lý địa bàn có thay đổi.

2/ Thực hiện trực tuyến

Tùy thủ tục, tổ chức và cá nhân có thể nộp hồ sơ qua:

1. Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam;

2. Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

3. Hệ thống giao dịch BHXH điện tử hoặc phần mềm bảo hiểm xã hội do tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN đối với doanh nghiệp.

Khi nộp trực tuyến, người thực hiện cần có tài khoản phù hợp, thông tin định danh chính xác và chữ ký số nếu thủ tục yêu cầu.

3/ Nộp qua dịch vụ bưu chính

Một số hồ sơ có thể được gửi đến cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính. Khi sử dụng hình thức này, người gửi nên kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ, ghi đúng địa chỉ tiếp nhận và lưu lại mã vận đơn để theo dõi.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện

4/ Nộp thông qua đơn vị hoặc tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận

Tùy từng trường hợp, hồ sơ còn có thể được nộp thông qua:

• Doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động;

• Tổ chức dịch vụ thu BHXH, BHYT;

• UBND cấp xã hoặc cơ quan quản lý đối tượng;

• Cơ sở giáo dục đối với học sinh, sinh viên;

• Cơ sở khám, chữa bệnh đối với các nghiệp vụ có liên quan.

Chẳng hạn, hướng dẫn về đăng ký BHXH tự nguyện cho phép người tham gia nộp tại cơ quan BHXH, tổ chức dịch vụ thu hoặc thực hiện trên cổng dịch vụ công. Thủ tục đăng ký BHYT cũng có phương thức tiếp nhận khác nhau tùy nhóm đối tượng, như qua UBND cấp xã, cơ sở giáo dục, tổ chức dịch vụ thu hoặc cơ quan BHXH. Vì vậy, người dân không nên mặc định mọi hồ sơ đều phải nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

3. Lưu ý cần thiết khi thực hiện thủ tục hành chính BHXH

1/ Xác định đúng thủ tục và đối tượng thực hiện

Nhiều thủ tục có tên hoặc nội dung gần giống nhau nhưng áp dụng cho những đối tượng khác nhau. Ví dụ, đăng ký BHXH tự nguyện khác với đăng ký BHXH bắt buộc; hồ sơ giải quyết tai nạn lao động lần đầu cũng khác trường hợp thương tật tái phát.

Người thực hiện nên đọc kỹ các mục về đối tượng, điều kiện và trường hợp áp dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ.

2/ Kiểm tra phiên bản mới nhất của biểu mẫu

Các mẫu tờ khai và danh sách có thể được sửa đổi khi quy trình nghiệp vụ thay đổi. Không nên sử dụng biểu mẫu được tải từ các bài viết cũ mà chưa đối chiếu với Cổng thông tin hoặc Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam.

3/ Kê khai thông tin thống nhất

Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, mã số BHXH và thông tin tài khoản ngân hàng phải được kê khai chính xác, thống nhất với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hồ sơ đang được cơ quan BHXH quản lý.

Nếu có sai lệch, người tham gia nên thực hiện điều chỉnh thông tin trước hoặc đồng thời theo hướng dẫn để tránh ảnh hưởng đến thời gian giải quyết và việc chi trả quyền lợi.

4/ Chuẩn bị đủ thành phần hồ sơ

Trước khi nộp, cần kiểm tra:

• Tờ khai, danh sách hoặc văn bản đề nghị;

• Giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp giải quyết;

• Chữ ký của người kê khai và xác nhận của đơn vị nếu có;

• Bản điện tử, bản sao hoặc bản chính theo yêu cầu;

• Chữ ký số đối với hồ sơ giao dịch điện tử của doanh nghiệp.

Đối với giấy tờ đã được cơ quan nhà nước kết nối, khai thác từ cơ sở dữ liệu, người dân nên kiểm tra hướng dẫn hiện hành để tránh nộp lại giấy tờ không còn được yêu cầu.

5/ Chọn đúng cơ quan và phương thức nộp

Việc gửi hồ sơ sai cơ quan hoặc chọn sai mã thủ tục trên hệ thống điện tử có thể khiến hồ sơ bị trả lại. Người thực hiện cần đối chiếu mục “Cơ quan thực hiện” và “Cách thức thực hiện” trên trang chi tiết của thủ tục.

6/ Lưu giấy tiếp nhận và theo dõi tình trạng hồ sơ

Sau khi nộp, cần lưu mã hồ sơ, giấy hẹn, thông báo tiếp nhận hoặc chứng từ gửi bưu chính. Đây là căn cứ để tra cứu tiến độ, bổ sung hồ sơ hoặc phản ánh khi quá thời hạn nhưng chưa nhận được kết quả.

7/ Không cung cấp tài khoản và mã xác thực cho người lạ

Người dân không nên cung cấp mật khẩu VssID, tài khoản dịch vụ công, mã OTP hoặc hình ảnh giấy tờ tùy thân cho người không có trách nhiệm. Khi cần hỗ trợ, nên liên hệ cơ quan BHXH, tổng đài chính thức hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp.

Trên đây là Danh mục 24 thủ tục hành chính của BHXH Việt Nam bao quát các nghiệp vụ quan trọng từ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đến giải quyết và chi trả các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất.

Để hồ sơ được xử lý thuận lợi, người dân và doanh nghiệp nên xác định đúng thủ tục, sử dụng biểu mẫu mới nhất, kê khai thống nhất thông tin và theo dõi hồ sơ bằng mã tiếp nhận. Trường hợp chưa rõ nơi nộp hoặc thành phần giấy tờ, cần kiểm tra trang chi tiết trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam hoặc liên hệ cơ quan BHXH có thẩm quyền trước khi thực hiện.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm lao động và điều chỉnh đóng bảo hiểm, phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử eBH hỗ trợ lập, ký số, gửi hồ sơ BHXH qua dịch vụ I-VAN và theo dõi kết quả trả về từ cơ quan BHXH. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể giảm thao tác thủ công, quản lý hồ sơ tập trung và hạn chế sai sót khi kê khai.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và đăng ký trải nghiệm eBH để lựa chọn phương án giao dịch BHXH điện tử phù hợp với Doanh nghiệp mình.

Tài Phạm