Thủ tục hành chính đóng vai trò quan trọng trong xã hội. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ thủ tục hành chính là gì hay có bao nhiêu loại thủ tục hành chính? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin tổng quan về thủ tục hành chính và những lưu ý về thủ tục hành chính dành cho doanh nghiệp mới.

Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện thủ tục do nhà nước quy định

1. Thủ tục hành chính là gì?

Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức (Theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 63/2010/NĐ-CP).

Thủ tục hành chính đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đời sống nhân dân, như:

- Tạo khuôn khổ pháp lý: Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả và minh bạch trong giải quyết các vấn đề hành chính của nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân.

- Thực hiện chính sách, quy định của nhà nước: tạo điều kiện cho việc thực hiện các chính sách, quy định, quyết định của nhà nước, đảm bảo sự thống nhất và nhất quán trong quản lý hành chính nhà nước.

- Giám sát, kiểm tra, thanh tra: tạo cơ chế để giám sát, kiểm tra, thanh tra, xử lý khiếu nại, tố cáo, giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong lĩnh vực hành chính.

- Cải cách thủ tục hành chính: tạo nền tảng để cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ công, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội và nâng cao năng lực cạnh tranh của đất nước.

1.1 Nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính phải đảm bảo các nguyên tắc:

• Đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện.

• Phù hợp với mục tiêu quản lý.

• Bảo đảm quyền bình đẳng.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí. 

• Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp. 

• Thống nhất, đồng bộ, hiệu quả.

1.2 Những yếu tố cơ bản trong các thủ tục hành chính

Tuy thủ tục hành chính có nhiều loại và cần thực hiện theo quy trình khác nhau, nhưng người thực hiện đều cần chú ý 8 yếu tố dưới đây khi tìm hiểu thông tin và thực hiện một thủ tục hành chính:

• Tên thủ tục hành chính.

• Trình tự thực hiện.

• Cách thức thực hiện.

• Thành phần, số lượng hồ sơ.

• Thời hạn giải quyết.

• Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính.

• Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

• Mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí.

(Quy định tại Điều 8, Nghị định 63/2010/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 2, Điều 1, Nghị định 92/2017/NĐ-CP)

Phân loại các thủ tục hành chính

2. Thủ tục hành chính có bao nhiêu loại?

Thủ tục hành chính có thể phân loại theo cách, tùy thuộc vào tiêu chí được xem xét.

1) Phân loại theo lĩnh vực quản lý của cơ quan Nhà nước gồm:

- Thủ tục hành chính về hộ tịch: Bao gồm các thủ tục như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn.

- Thủ tục hành chính về kinh doanh: Bao gồm thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, thủ tục giải thể doanh nghiệp.

- Thủ tục hành chính về lĩnh vực y tế: Bao gồm thủ tục cấp giấy chứng chỉ hành nghề, cấp điều kiện an toàn vệ sinh thực phẩm.

- Thủ tục hành chính về lĩnh vực nông nghiệp: Bao gồm thủ tục về phân bón, chăn nuôi, thú y.

- Thủ tục hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội: Gồm các thủ tục liên quan đến việc thực hiện các chế độ, quyền lợi và nghĩa vụ của người tham gia bảo hiểm xã hội.

2) Phân loại theo cơ quan thực hiện gồm:

- Thủ tục cấp xã: là những thủ tục được thực hiện tại cơ quan hành chính cấp xã.

- Thủ tục cấp huyện: là những thủ tục được thực hiện tại cơ quan hành chính cấp huyện.

- Thủ tục cấp tỉnh: là những thủ tục được thực hiện tại cơ quan hành chính cấp tỉnh.

3) Thủ tục hành chính nội bộ bao gồm các thủ tục liên quan đến công việc nội bộ trong cơ quan Nhà nước, như ban hành quyết định quy phạm, ban hành quyết định nội bộ cá biệt, bổ nhiệm cán bộ.

4) Thủ tục hành chính văn thư bao gồm toàn bộ các thủ tục liên quan đến hoạt động xử lý, cung cấp, lưu trữ công văn giấy tờ và đưa ra các quyết định dưới hình thức văn bản để hỗ trợ giải quyết công việc.

Doanh nghiệp mới cần chú ý những thủ tục hành chính nào?

2.1 Những thủ tục hành chính phổ biến trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mới thành lập, chủ sở hữu cần thực hiện nhiều thủ tục pháp lý liên quan để có thể hoạt động. Dưới đây là những thủ tục quan trọng cần được ưu tiên thực hiện trong thời gian sớm nhất.

1) Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp. Thành lập doanh nghiệp là một thủ tục phức tạp và cần có sự chuẩn bị kỹ càng. Chủ doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để có thể đăng ký một doanh nghiệp mới:

Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết. Trước khi làm hồ sơ, chủ doanh nghiệp cần xác định những yếu tố cơ bản của doanh nghiệp như: loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, tên doanh nghiệp, trụ sở, vốn điều lệ, thành viên, người đại diện,... Đây là cơ sở để thực hiện soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mới.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ. Sau khi đã xác định những nội dung chính, người thực hiện cần chuẩn bị hồ sơ với các giấy tờ, chứng từ liên quan để nộp cho cơ quan chức năng.

Bước 3: Nộp hồ sơ. Sau khi nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tại địa phương và nộp lệ phí. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy đăng ký kinh doanh sau 3 ngày làm việc.

2) Thủ tục đăng ký con dấu. Mỗi doanh nghiệp được quy định phải sử dụng một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều con dấu, nhưng tất cả đều phải tuân theo một mẫu dấu đã được đăng ký.

Quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu thuộc về doanh nghiệp, trừ khi Điều lệ của doanh nghiệp có quy định khác. Trong trường hợp có quy định trong Điều lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ theo những quy định đó.

Để sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu, cũng như thay đổi số lượng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện việc thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương mà doanh nghiệp đặt trụ sở. Thông báo này cần được thực hiện trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng mới, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu.

3) Thủ tục đăng ký thuế ban đầu. Quá trình kê khai hồ sơ thuế ban đầu là một bước quan trọng đối với doanh nghiệp mới thành lập. Hồ sơ này bao gồm các thông tin chi tiết sau:

- Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng: xác định hình thức kế toán mà doanh nghiệp sẽ sử dụng và loại hóa đơn được áp dụng.

- Quyết định bổ nhiệm giám đốc: bao gồm thông tin về quyết định bổ nhiệm giám đốc, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

- Quyết định bổ nhiệm kế toán: chứng nhận quyết định bổ nhiệm người phụ trách công tác kế toán của doanh nghiệp.

- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): mô tả phương pháp và tỷ lệ trích khấu hao cho tài sản cố định của doanh nghiệp.

- Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp qua mạng): đối với các loại doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài, cung cấp thông tin và monto lệ phí phải nộp.

- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử: liên quan đến việc đăng ký thông tin doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch thuế qua phương thức điện tử.

Hiện nay, thông tin đăng ký thuế ban đầu chỉ cần được cung cấp trong tờ khai đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư. 

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo sử dụng mẫu con dấu, doanh nghiệp vẫn cần liên hệ với cơ quan quản lý thuế trực tiếp để nộp một số giấy tờ kê khai thuế ban đầu.

4) Thủ tục đăng ký chữ ký số. Chữ ký số là phương tiện chứng thực được sử dụng trong rất nhiều hoạt động và thủ tục của doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần đăng ký một chữ ký số ngay khi thành lập.

Chữ ký số doanh nghiệp có thể được ứng dụng trong các hoạt động như:

- Ký kết hợp đồng, giao dịch thương mại.

- Ký số trên các hệ thống, cổng dịch vụ Công, khai Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội điện tử,...

- Ký số tài liệu, thông báo phát hành nội bộ,...

Chữ ký số dành cho doanh nghiệp được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. 

5) Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Hiện nay, tất cả tổ chức, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

Để đăng ký sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan Thuế.

Bước 2: Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, được ban hành kèm theo Nghị định 123, cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.

Bước 4: Sau khi đăng ký được chấp nhận, doanh nghiệp cần tìm mua và sử dụng các hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định để thực hiện quy trình phát hành hóa đơn điện tử.

Trên đây là những chia sẻ liên quan về thủ tục hành chính từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH. Hy vọng bạn đọc đã có được câu trả lời cho mình. Nếu bạn cần hỗ trợ xin vui lòng liên hệ EBH hoặc các đơn vị mà bạn muốn làm thủ tục để được trợ giúp.

Mạnh Hùng - EBH