Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo ra, phát hành và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử hiện nay có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, trong đó có thanh toán các khoản tiền đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.

Sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán phí Bảo hiểm xã hội

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP khái niệm hóa đơn điện tử được giải thích như sau:

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.

Hiểu ngắn gọn thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế.

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong nhiều lĩnh vực và đã mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng và cơ quan quản lý Thuế như:

(1) Giúp tiết kiệm chi phí, giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy.

(2) Nhanh chóng và tiện lợi, tạo, gửi và nhận hóa đơn trong thời gian ngắn, giúp tăng hiệu quả làm việc.

(3) Hóa đơn điện tử được mã hóa và bảo mật, đảm bảo an toàn giảm nguy cơ mất mát hoặc giả mạo.

(4)  HĐĐT có thể được lưu trữ và truy xuất dễ dàng qua hệ thống quản lý HĐĐT.

(5) Sử dụng HĐĐT giúp giảm lượng giấy sử dụng cho họat động in ấn hóa đơn từ đó góp phần bảo vệ môi trường.

Những lợi ích này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định về việc sử dụng hóa đơn mà còn tăng cường hiệu quả và bảo mật trong việc quản lý hóa đơn.

2. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán BHXH

Theo Bảo hiểm xã hội Việt Nam, hóa đơn điện tử (HĐĐT) có thể được sử dụng trong thanh toán tiền đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) và chi phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế (BHYT) áp dụng đối với cá nhân và doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và thông tin hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống quản lý của BHXH Việt Nam để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Ngoài ra, nếu cơ quan BHXH sử dụng dịch vụ của bên thứ ba là nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để phát hành và quản lý HĐĐT, thông tin này sẽ được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ đó.

Những lợi ích khi cá nhân, doanh nghiệp sử dụng HĐĐT trong thanh toán BHXH cho cơ quan BHXH, bên cạnh những lợi ích chung đã đề cập ở trên, trong lĩnh vực BHXH điều này còn giúp:

- Doanh nghiệp sẽ không phải mất thời gian chờ đợi hóa đơn, quy trình thanh toán nộp tiền BHXH nhanh chóng và thuận tiện.

- Tăng hiệu quả quản lý giảm thiểu sai sót, kiểm tra và kiểm soát hóa đơn.

- Dễ dàng tra cứu, kiểm tra hóa đơn trên hệ thống quản lý của BHXH Việt Nam.

- Nâng cao tính minh bạch, chống gian lận và trốn thuế.

- Hỗ trợ việc liên thông dữ liệu giữa các cơ quan BHXH và các cơ sở y tế.

Để sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán bảo hiểm xã hội, các cơ sở y tế cần đăng ký với Cục Thuế hoặc các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN để được cấp mã số thuế và chứng thư số. Sau đó, các cơ sở y tế cần khai báo thông tin hóa đơn điện tử trên Cổng giao dịch BHXH điện tử và gửi HĐĐT cho cơ quan BHXH hoặc người bệnh có thẻ BHYT theo quy định của Bộ Tài chính.

3. Sử dụng HĐĐT trong thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT

Căn cứ theo Công văn số 3991/BHXH-TCKT ngày 11/9/2017 của BHXH Việt Nam, các cơ sở y tế được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử để thanh toán chi phí khám, chữa bệnh cho người tham gia BHYT. Đây là một trong những giải pháp hiện đại, tiện lợi và an toàn cho người bệnh và cơ sở y tế.

Để sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Khi đến cơ sở y tế, bạn cần xuất trình thẻ BHYT và giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) cho nhân viên tiếp nhận để được kiểm tra quyền lợi BHYT và lập phiếu khám bệnh.

Bước 2: Sau khi khám và chữa bệnh xong, bạn cần đến quầy thu ngân để thanh toán chi phí khám, chữa bệnh.

Nếu cơ sở y tế sử dụng hóa đơn điện tử, bạn sẽ được xuất hóa đơn điện tử và gửi cho bạn qua email hoặc SMS. Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website của BHXH Việt Nam hoặc của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Bước 3: Nếu bạn muốn đề nghị thanh toán trực tiếp chi phí khám, chữa bệnh BHYT, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

- Các giấy tờ là bản chụp (kèm theo bản gốc để đối chiếu): Thẻ BHYT; Giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu); Giấy ra viện (nếu có); Giấy chuyển viện (nếu có); Giấy giới thiệu khám, chữa bệnh (nếu có).

- Các giấy tờ là bản gốc: Phiếu khám bệnh; Phiếu chỉ định dịch vụ y tế; Phiếu kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh (nếu có); Phiếu kê thuốc, vật tư y tế tiêu hao; Hóa đơn điện tử.

Bước 4: Bạn mang các giấy tờ trên đến cơ quan BHXH nơi bạn tham gia BHYT để nộp hồ sơ và nhận tiền thanh toán trực tiếp.

Công điện số 1123/CĐ-TTG về tăng cường quản lý HĐĐT

4. Chính phủ yêu cầu tăng cường quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Mới đây, Công điện số 1123/CĐ-TTg ngày 18/11/2023 của Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các bộ ngành, địa phương tăng cường quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, góp phần đẩy mạnh công tác chuyển đổi số. Theo đó, trong công điện mới này có một số điểm đáng chú ý như sau:

(1) Công điện yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tăng cường quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong hoạt động kinh doanh, thương mại, dịch vụ, sản xuất, xuất nhập khẩu, đóng góp ngân sách nhà nước.

(2) Công điện nhấn mạnh việc sử dụng HĐĐT là một trong những giải pháp quan trọng để đẩy mạnh chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, tăng cường minh bạch, chống thất thoát, trốn tránh thuế, gian lận thương mại, bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.

(3) Công điện đề ra một số nhiệm vụ và giải pháp cụ thể cho các bộ, cơ quan, địa phương như:

- Hoàn thiện khung pháp lý, quy định về HĐĐT.

- Tăng cường tuyên truyền, nâng cao nhận thức, khuyến khích doanh nghiệp sử dụng HĐĐT.

- Đẩy nhanh việc cấp mã số thuế, cung cấp dịch vụ công trực tuyến liên quan đến HĐĐT.

- Kiểm tra, giám sát, xử lý kịp thời các vi phạm về HĐĐT.

- Tăng cường hợp tác, phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT, các doanh nghiệp và người dân.

(4) Công điện yêu cầu các bộ, cơ quan, địa phương báo cáo kết quả thực hiện Công điện đến Thủ tướng Chính phủ và Bộ Tài chính trước ngày 15/12/2023 và định kỳ 6 tháng/lần.

Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử hiện nay

5. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Có rất nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay, nhưng không phải nhà cung cấp nào cũng đảm bảo được uy tín, chất lượng và phù hợp với nhu cầu của cá nhân hoặc danh nghiệp sử dụng. Để lựa chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất, bạn cần xem xét các tiêu chí sau:

(1) Nhà cung cấp phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện cung cấp hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

(2) Nhà cung cấp phải có kinh nghiệm, uy tín và khả năng hỗ trợ khách hàng tốt.

(3) Nhà cung cấp phải có giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu về pháp lý, kỹ thuật, bảo mật và tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp.

(4) Nhà cung cấp phải có giá cả hợp lý, minh bạch và không có chi phí ẩn.

Dựa trên các tiêu chí trên, cá nhân và tổ chức có thể tham khảo một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín sau đây:

1) Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn Thaisonsoft là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế ký hợp đồng chính thức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế (nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử). Thaisonsoft đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế và giao dịch điện tử.

Phần mềm E-invoice có nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, tăng lợi thế cạnh tranh và tuân thủ tốt hơn các quy định của cơ quan thuế. Phần mềm này có hai phiên bản là phiên bản cài đặt và phiên bản web, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Thaisonsoft được Tổng cục Thuế công nhận là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp trong nước.

2) Công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST là công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, FAST cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp, trong đó có phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Phần mềm này đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật, có giao diện đơn giản, dễ dùng, hỗ trợ lập nhiều loại hóa đơn đặc thù và kết nối với các tổ chức nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. FAST còn có chế độ hậu mãi, dịch vụ sau bán hàng tốt và được feeback tốt từ các khách hàng đã sử dụng.

3) Công ty Cổ phần Misa là công ty hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm kế toán và quản lý doanh nghiệp, MISA có phần mềm hóa đơn điện tử MISA eInvoice. 

Phần mềm này có tính năng vượt trội như: tích hợp với các phần mềm kế toán MISA SME.NET, MISA AMIS; cho phép lập hóa đơn theo mẫu chuẩn hoặc tùy biến; cho phép gửi hóa đơn qua email, SMS; cho phép tra cứu và in lại hóa đơn; cho phép xuất dữ liệu ra Excel; cho phép quản lý kho hàng; cho phép quản lý thu chi; cho phép quản lý khách hàng; cho phép quản lý nhân viên

4) Công ty Cổ phần đầu tư Công nghệ và thương mại Softdreams là công ty chuyên về các giải pháp công nghệ thông tin cho doanh nghiệp, Softdreams có sản phẩm là phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.

Phần mềm này có các tính năng như: tạo lập và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng; hỗ trợ lập hóa đơn theo mẫu chuẩn hoặc tùy biến; hỗ trợ lập hóa đơn đặc thù như vé máy bay, bất động sản, chiết khấu thương mại, logistics; hỗ trợ kết nối với các tổ chức nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử; hỗ trợ quản lý khách hàng, nhân viên, kho hàng, thu chi. Softdreams cũng có đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chăm sóc khách hàng tận tình và có giá cả phải chăng.

Ngoài ra, bạn còn có thể tham khảo một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác phổ biến hiện nay như: iHOADON, VNPT, FPT, Viettel, BKAV, VNIS...

Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng bạn đã có được cái nhìn tổng quan về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán BHXH, BHYT và các nhà cung cấp phần HĐĐT điện tử uy tín hiện nay. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp để được tư vấn và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tài Phạm