Trong thời đại phát triển công nghệ như hiện nay, việc triển khai hợp đồng điện tử đã trở nên phổ biến. Điều này không chỉ mang lại những lợi ích đáng kể cho các bên tham gia mà còn góp phần vào công cuộc cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số doanh nghiệp theo Đề án 06 của Chính phủ.

Hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 16, Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2024) khái niệm hợp đồng điện tử được giải thích như sau:

Hợp đồng điện tử (HĐĐT) là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Trong đó, thông điệp dữ liệu ( quy định tại Khoản 4, Điều 3 Luật này) là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (quy định tại Khoản 2, Điều 3 Luật này) là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự.

Như vậy có thể hiểu hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo lập và giao dịch thông qua các phương tiện điện tử, như email, phần mềm, hoặc các nền tảng trực tuyến.

Khác với hợp đồng giấy truyền thống, hợp đồng điện tử có thể dễ dàng lưu trữ, quản lý và truy xuất. Ngoài ra HĐĐT sử dụng chữ ký điện tử để ký xác nhận giao dịch đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của thông tin trong hợp đồng.

Sử dụng hợp đồng điện tử giúp mang lại sự tiện lợi không chỉ tiết kiệm thời gian, dễ dàng sử dụng mà còn tăng tính minh bạch và an toàn cho các bên tham gia giao dịch.

2. Lợi ích khi khách hàng ký kết hợp đồng điện tử

Trong bối cảnh công nghệ đang ngày càng phát triển như hiện nay, việc các daonh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử (HĐĐT) là giải pháp cần thiết nhằm duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin cho các bên, đồng thời góp phần thực hiện xây dựng Doanh nghiệp số của Chính phủ.

Doanh nghiệp được hưởng lợi khi giao kết hợp đồng điện tử

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) chính thức triển khai giao dịch thông qua hợp đồng điện tử kể từ ngày 06/4/2020 đối với toàn bộ sản phẩm (phần mềm/dịch vụ) do Thaisonsoft cung cấp, trong đó có Phần mềm bảo hiểm xã hội EBH. Đây là bước tiến quan trọng thể hiện sự nỗ lực của ThaisonSoft trong việc cải tiến quy trình, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Thực tế áp dụng cho thấy giao dịch bằng hợp đồng điện tử đã góp phần mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho khách hàng khi mua/ gia hạn sản phẩm của Công ty Thái Sơn. Dưới đây là 5 lợi ích nổi bật của HĐĐT:

(1) Ký kết hợp đồng thông minh, linh hoạt.

Với đặc trưng là hợp đồng dưới dạng điện tử, ký kết bằng HĐĐT có tính linh hoạt cao, khách hàng có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị như máy tính, smartphone, tablet,...chỉ cần có kết nối mạng internet mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể ký kết ngay cả khi không có mặt ở công ty.

(2) Tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, nguồn lực.

Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác từ tạo lập, duyệt, ký kết, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện trên môi trường trực tuyến. Khách hàng sẽ giảm đáng kể chi phí, thời gian và nguồn lực cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, vận chuyển,... góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

(3) Quy trình ký kết chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót.

Quy trình ký kết hợp đồng từ khâu tạo lập đến ký kết, lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và chuyên nghiệp. Hai bên có thể kiểm tra các thông tin trước khi ký kết, hạn chế tối đa vấn đề sai sót.

(4) Lưu trữ thuận tiện, tra cứu dễ dàng.

Sử dụng hợp đồng điện tử cho phép hai bên lưu trữ hợp đồng trên đám mây hoặc hệ thống lưu trữ số giúp dễ dàng quản lý, tìm kiếm và truy xuất. Người dùng có thể dễ dàng truy cập để tra cứu các thông tin cần thiết, đồng thời quản lý các hợp đồng khoa học.

(5) Đảm bảo tính minh bạch an toàn và bảo mật.

Bảo mật dữ liệu là vấn đề quan trọng hàng đầu khi thực hiện các giao dịch điện tử. Chữ ký điện tử trên HĐĐT giúp đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hợp đồng, khó bị giả mạo hoặc chỉnh sửa trái phép.

Những lợi ích này đã và đang góp phần làm cho hợp đồng điện tử trở thành một sự lựa chọn ưu việt của nhiều Doanh nghiệp và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực.

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với ThaisonSoft vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC/27001:2013 - tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu cho các hệ thống quản lý an ninh thông tin. ThaisonSoft cam kết đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình giao dịch.

Hợp đồng điện tử là một “mảnh ghép” không thể thiếu cho quá trình chuyển đổi số, thúc đẩy nhanh tiến trình xây dựng doanh nghiệp số để bắt kịp xu thế của thời đại.

Ký kết hợp đồng điện tử nhanh chóng chỉ với 3 bước

3. Quy trình 3 bước ký kết hợp đồng điện tử

ThaisonSoft triển khai ký kết hợp đồng điện tử được ký bởi chữ ký số có giá trị pháp lý như đối với văn bản truyền thống. Chữ ký điện tử được sử dụng trên hợp đồng điện tử tương đương với con dấu và chữ ký trong giao dịch hợp đồng truyền thống.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử giữa khách hàng và Thái Sơn được thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Tạo lập hợp đồng điện tử (HĐĐT) trên Hệ thống/ phần mềm HĐĐT. Ví dụ Hệ thống hợp đồng điện tử Icontract Thái Sơn

Bước 2: Bên bán ký số trên hợp đồng, tạo link hợp đồng và qua email cho bên mua.

Bước 3: Bên mua truy cập link, thực hiện ký số lên hợp đồng điện tử theo hướng dẫn.

Sau khi ký kết hợp đồng thành công, ThaisonSoft sẽ xuất hóa đơn điện tử GTGT và gửi đề nghị thanh toán. Quý khách hàng kiểm tra các thông tin, thanh toán và hoàn tất quá trình giao kết hợp đồng.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH về hợp đồng điện tử và quy trình 3 bước ký kết giữa khách hàng và Công ty Thaisonsoft. Đặc biệt đối với khách hàng thực hiện đăng ký/ gia hạn phần mềm EBH sử dụng hợp đồng điện tử sẽ được nhận thêm ưu đãi khi sử dụng Hợp đồng điện tử Icontract - Thái Sơn.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các sản phẩm phần mềm/dịch vụ của Thaisonsoft, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Tổng đài CSKH Thái Sơn 24/7: 1900 4767/ 1900 4768 để được tư vấn và hỗ trợ.

Tài Phạm