Bên cạnh những lợi ích to lớn về chi phí, thời gian và nguồn lực, việc triển khai ký kết hợp đồng điện tử đối với phần mềm EBH đảm bảo an toàn, hạn chế tiếp xúc giữa các bên trong giai đoạn dịch bệnh phức tạp, đồng thời góp phần cải cách các thủ tục hành chính, thúc đẩy nhanh tiến trình xây dựng “doanh nghiệp số”.

Phần mềm eBH áp dụng giao kết hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Khái niệm về hợp đồng điện tử được quy định tại điều 33 và khoản 12, điều 4 Luật giao dịch điện tử năm 2005 theo đó:

Điều 33: "Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này"

Trong đó, Điều 4, Khoản 12 có giải thích "Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử"

Bên cạnh đó, tại Khoản 17, Điều 3, Luật kế toán 2015 cũng định nghĩa: "Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự."

Như vậy, Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận lại và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

2. Ký kết hợp đồng điện tử - Tầm nhìn dài hạn vì lợi ích của khách hàng

Ngày 6/4/2020, ThaisonSoft chính thức triển khai giao dịch thông qua hợp đồng điện tử đối với toàn bộ sản phẩm, trong đó có phần mềm bảo hiểm xã hội eBH. Đây là bước tiến mới thể hiện sự nỗ lực của ThaisonSoft trong việc cải tiến quy trình, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Đặt trong bối cảnh đại dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp, hợp đồng điện tử là giải pháp cấp thiết nhằm duy trì mối quan hệ hợp tác, đảm bảo an toàn cho các bên khi thực hiện giao dịch, góp phần chung tay cùng cộng đồng thực hiện thông điệp 5K nhằm đẩy lùi dịch bệnh.

Không chỉ là giải pháp tức thời nhằm hạn chế sự lây lan của dịch Covid-19, thực tế áp dụng cho thấy giao dịch bằng hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích dài hạn cho khách hàng: Tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực, tối ưu quy trình, tối đa bảo mật...

Đặc biệt, trước làn sóng mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, hợp đồng điện tử là “mảnh ghép” không thể thiếu cho quá trình chuyển đổi số, thúc đẩy nhanh tiến trình xây dựng doanh nghiệp số để bắt kịp xu thế của thời đại.

3. Khách hàng được hưởng nhiều lợi ích đặc biệt khi ký hợp đồng điện tử

“Cú huých” từ đại dịch Covid-19 đã thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc của nhiều doanh nghiệp từ offline chuyển sang online. Trong đó, giao kết bằng hợp đồng điện tử và chữ ký số là biện pháp thích nghi với tình thực tế, đồng thời mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực.

3.1 Giao kết thông minh - An toàn mùa dịch

Với đặc trưng là hợp đồng dưới dạng điện tử, khách hàng có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị như máy tính, smartphone, tablet,... mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể ký kết ngay cả khi không có mặt ở công ty.

Trong giai đoạn thực hiện nghiêm ngặt các Chỉ thị của Chính phủ nhằm phòng, chống Covid-19, hợp đồng điện tử là “cầu nối” quan trọng giữa ThaisonSoft và khách hàng, đảm bảo thông suốt hoạt động giao dịch, không bị gián đoạn kinh doanh, tuân thủ chủ trương hạn chế tiếp xúc.

Khách hàng được hưởng nhiều lợi ích khi giao kết hợp đồng điện tử.

3.2 Tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, nguồn lực

Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác từ tạo lập, duyệt, ký kết, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện trên môi trường trực tuyến. Khách hàng sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và nguồn lực cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, vận chuyển,... góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

3.3 Quy trình chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót

Quy trình ký kết hợp đồng từ khâu tạo lập đến ký kết, lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và chuyên nghiệp. Hai bên có thể kiểm tra các thông tin trước khi ký kết, hạn chế tối đa vấn đề sai sót.

3.4 Lưu trữ thuận tiện, tra cứu dễ dàng

Giải pháp hợp đồng điện tử cho phép hai bên lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trên hệ thống trực tuyến. Người dùng có thể dễ dàng truy cập để tra cứu các thông tin cần thiết, đồng thời quản lý các hợp đồng khoa học.

3.5 An toàn, bảo mật

Bảo mật dữ liệu là vấn đề quan trọng hàng đầu khi thực hiện các giao dịch điện tử. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC/27001:2013 - tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu cho các hệ thống quản lý an ninh thông tin. ThaisonSoft cam kết đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình giao dịch.

4. Quy trình 3 bước ký kết hợp đồng điện tử

ThaisonSoft triển khai ký kết hợp đồng điện tử được ký bởi chữ ký số có giá trị pháp lý như đối với văn bản truyền thống. Chữ ký điện tử được sử dụng trên hợp đồng điện tử tương đương với con dấu và chữ ký trong giao dịch hợp đồng truyền thống.

Ký kết hợp đồng điện tử nhanh chóng chỉ với 3 bước.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử giữa Quý khách hàng được thực hiện bởi 3 bước sau:

Bước 1: Tạo lập hợp đồng điện tử trên phần mềm ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Bên bán ký số trên hợp đồng, tạo link hợp đồng và qua email cho bên mua.

Bước 3: Bên mua truy cập link, thực hiện ký số lên hợp đồng điện tử theo hướng dẫn.

Sau khi ký kết hợp đồng thành công, ThaisonSoft sẽ xuất hóa đơn điện tử GTGT và đề nghị thanh toán. Quý khách hàng kiểm tra các thông tin, thanh toán và hoàn tất quá trình giao kết hợp đồng.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH về quy trình thực hiện ký kết hợp đồng giao dịch điện tử giữa khách hàng và Công ty Thái Sơn. Quý khách hàng có những thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm, xin vui lòng liên hệ trung tâm chăm sóc khách hàng của EBH số Hotline 1900 558873 để được hỗ trợ.