Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính và hạn chế sai sót so với hồ sơ giấy. Tuy nhiên, quá trình thực hiện vẫn có thể gặp lỗi, dẫn đến chậm tiến độ hoặc bị từ chối. Bài viết này tổng hợp những lỗi phổ biến và cách khắc phục, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, giảm rủi ro pháp lý.

1. Lỗi thông tin không khớp với dữ liệu của cơ quan BHXH

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất bởi hệ thống BHXH Việt Nam đối chiếu tự động các trường dữ liệu: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân (ĐDCN)/CCCD, mã số BHXH. Khi doanh nghiệp nhập sai bất kỳ trường nào, hồ sơ sẽ bị trả về.

Nguyên nhân thường gặp gồm: viết sai chính tả tên (đặc biệt phụ âm, dấu thanh), sai ngày sinh do định dạng ngày/tháng/năm, số căn cước công dân đã đổi sang số mới nhưng chưa cập nhật vào phần mềm, hoặc người lao động có nhiều mã số BHXH do khai báo trùng lặp trong các giai đoạn trước.

Giải pháp:

• Rà soát lại toàn bộ thông tin nhân sự đã kê khai trong mẫu TK1-TS, đối chiếu với dữ liệu trên VSSID hoặc tra cứu mã số BHXH.

• Trường hợp người lao động có nhiều mã số, doanh nghiệp cần lập hồ sơ gộp mã theo đúng mẫu của cơ quan BHXH.

• Đối với người đổi sang căn cước công dân gắn chíp, doanh nghiệp phải cập nhật lại dữ liệu trước khi nộp bất kỳ thủ tục tăng - giảm lao động nào.

2. Lỗi định dạng hoặc sai mẫu hồ sơ điện tử

Một số đơn vị vẫn áp dụng mẫu biểu cũ hoặc tải về file excel không đúng cấu trúc chuẩn theo Quyết định 896/QĐ-BHXH và các phiên bản cập nhật. Khi nộp hồ sơ sai mẫu, phần mềm đọc dữ liệu không thành công, dẫn tới báo lỗi hoặc không thể ký số.

Giải pháp:

• Doanh nghiệp cần kiểm tra cấu trúc file XML, đảm bảo đúng định dạng theo từng thủ tục: báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin, cấp lại sổ, cấp lại thẻ BHYT…

• Nếu sử dụng phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ, cần bật chế độ tự động cập nhật để đảm bảo tất cả biểu mẫu luôn đồng bộ với hệ thống BHXH Việt Nam.

• Thường xuyên cập nhật phiên bản phần mềm kê khai điện tử, đối chiếu với hướng dẫn mới nhất từ cơ quan BHXH.

3. Lỗi chữ ký số (USB token) khi ký hồ sơ

Đây là lỗi kỹ thuật thường gặp, đến từ việc chứng thư số hết hạn, trình mô phỏng chữ ký số không tương thích trình duyệt hoặc USB token bị khóa. Trong nhiều trường hợp, đơn vị nộp hồ sơ nhưng hệ thống không ghi nhận vì việc ký số không hoàn tất.

Giải pháp:

• Sử dụng trình duyệt tương thích (thường là Chrome hoặc Edge phiên bản mới).

• Với token bị khóa, doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để reset PIN.

• Ngoài ra, nên cài đặt đầy đủ add-on ký số theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

• Kiểm tra thời hạn chữ ký số trước khi nộp hồ sơ; nếu sắp hết hạn, liên hệ nhà cung cấp để gia hạn.

4. Lỗi trùng/thiếu dữ liệu trong file gửi lên hệ thống

Hệ thống BHXH kiểm tra từng trường thông tin, do đó dữ liệu trùng hoặc thiếu khiến hồ sơ bị từ chối. Ví dụ: báo tăng lao động nhưng thiếu thông tin mức đóng, báo giảm nhưng không điền lý do giảm, danh sách lao động trùng tên trong cùng kỳ báo cáo, hoặc không nhập quỹ lương khi lập hồ sơ điều chỉnh.

Giải pháp:

• Kiểm tra dữ liệu tự động bằng chức năng soát lỗi trên phần mềm trước khi gửi.

• Sử dụng các phần mềm chuyên dụng có hỗ trợ cảnh báo thông minh giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công.

• Doanh nghiệp cần đào tạo cán bộ nhân sự - kế toán hiểu rõ các trường dữ liệu bắt buộc của từng biểu mẫu.

5. Lỗi đường truyền hoặc lỗi máy chủ của BHXH

Nhiều trường hợp hồ sơ bị treo, gửi không thành công hoặc báo lỗi 500/404 do hệ thống của cơ quan BHXH quá tải, đặc biệt vào thời điểm cao điểm như cuối tháng, cuối quý. Ngoài ra, mạng nội bộ của doanh nghiệp yếu cũng khiến việc gửi file XML hoặc ký số không thực hiện được.

Giải pháp:

• Đảm bảo đường truyền nội bộ ổn định, sử dụng thiết bị có cấu hình phù hợp.

• Trong một số trường hợp cần thiết, có thể chuyển hồ sơ sang cổng giao dịch dự phòng nếu phần mềm hỗ trợ.

• Khi lỗi xuất phát từ phía cơ quan BHXH, doanh nghiệp nên lưu lại thông báo lỗi (chụp màn hình) làm bằng chứng để tránh bị đánh giá chậm tiến độ.

• Chọn thời điểm gửi hồ sơ ngoài giờ cao điểm. 

6. Lỗi chưa cập nhật mức đóng, thang bảng lương, chính sách mới

Mỗi năm, BHXH đều có điều chỉnh về mức lương tối thiểu vùng, mức đóng BHXH bắt buộc, quy định về giảm đóng bảo hiểm TNLĐ-BNN, thay đổi mức hưởng các chế độ… Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng mức lương cũ hoặc nhập sai dữ liệu, hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh lại.

Giải pháp:

• Cập nhật đầy đủ các văn bản pháp lý mới như Nghị định về lương tối thiểu vùng, Quyết định về thay đổi mức đóng quỹ bảo hiểm.

• Rà soát thang bảng lương nội bộ, điều chỉnh mức đóng cho đúng, đặc biệt với hồ sơ điều chỉnh thông tin lương và báo tăng lao động mới.

7. Lỗi người lao động chưa đồng bộ dữ liệu trên VSSID/chưa có mã số BHXH

Một số lao động tự do, lao động vùng sâu vùng xa chưa từng tham gia BHXH hoặc thông tin bị thiếu trên hệ thống khiến doanh nghiệp không thể lập hồ sơ điện tử.

Giải pháp:

Trước khi báo tăng nhân sự, doanh nghiệp cần tra cứu mã số BHXH. Nếu người lao động chưa có, cần lập hồ sơ cấp mã số BHXH theo mẫu chuẩn và đính kèm giấy tờ tùy thân. Sau khi cơ quan BHXH phản hồi và đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp mới có thể thực hiện thủ tục tiếp theo.

8. Lỗi do sử dụng phần mềm không tương thích hoặc phiên bản cũ

Nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý nhân sự hoặc phần mềm BHXH đã lâu không cập nhật khiến file tạo ra không tương thích với cổng tiếp nhận của BHXH Việt Nam.

Giải pháp:

Lựa chọn phần mềm có hỗ trợ cập nhật tự động, giao diện chuẩn, có chức năng kiểm tra lỗi trước khi ký số. Khi phát hiện lỗi lặp lại thường xuyên từ phần mềm, cần liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ hoặc nâng cấp lên phiên bản mới hơn.

Nhìn chung, việc nộp hồ sơ BHXH điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, người lao động nhưng cũng đi cùng những khó khăn nếu không nắm rõ quy trình và các lỗi thường gặp. Việc rà soát thông tin người lao động, cập nhật chính sách mới, kiểm tra chữ ký số và sử dụng phần mềm uy tín giúp giảm đáng kể tình trạng hồ sơ bị trả lại. Khi thực hiện đúng ngay từ bước nhập liệu, doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định của cơ quan BHXH.

Đối với Doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm khai BHXH điện tử eBH do I-VAN Thái Sơn cung cấp nếu gặp khó khăn, thắc mắc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể liên hệ Trung tâm HTKH 24/7 - Hotline 1900.558872 - 1900.558873 để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết.

Dương Nguyễn