Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong hầu hết hoạt động quản trị doanh nghiệp. Trong lĩnh vực BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều thủ tục trên môi trường trực tuyến. Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử, còn được gọi là phần mềm BHXH điện tử hay phần mềm kê khai BHXH là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp lập, ký, gửi hồ sơ và nhận kết quả từ cơ quan bảo hiểm xã hội nhanh chóng, chính xác hơn.

1. Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử là giải pháp công nghệ hỗ trợ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp với cơ quan BHXH Việt Nam qua môi trường mạng.

Thông qua phần mềm, người phụ trách có thể thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan BHXH gồm:

• Quản lý thông tin người lao động;

• Lập các hồ sơ, biểu mẫu BHXH;

• Ký số hồ sơ điện tử;

• Gửi hồ sơ tới cơ quan BHXH;

• Theo dõi tình trạng xử lý;

• Nhận thông báo và kết quả trả về;

• Lưu trữ, tra cứu lịch sử giao dịch.

Phần mềm BHXH điện tử là cầu nối giữa doanh nghiệp với hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có thể giao dịch trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN.

1.1 Nguyên lý hoạt động

Phần mềm BHXH điện tử thường vận hành theo quy trình cơ bản sau:

Bước 1: Khởi tạo và quản lý dữ liệu

Doanh nghiệp nhập hoặc đồng bộ thông tin đơn vị, danh sách người lao động, mã số BHXH, mức lương đóng bảo hiểm và các dữ liệu có liên quan.

Bước 2: Lựa chọn nghiệp vụ

Người dùng lựa chọn thủ tục cần thực hiện, chẳng hạn báo tăng, báo giảm lao động, điều chỉnh thông tin hoặc đề nghị giải quyết chế độ.

Bước 3: Lập và kiểm tra hồ sơ

Phần mềm hỗ trợ tạo biểu mẫu theo nghiệp vụ, kiểm tra các trường thông tin bắt buộc và cảnh báo một số dữ liệu thiếu hoặc chưa phù hợp.

Bước 4: Ký số và gửi hồ sơ

Sau khi hoàn thiện, hồ sơ được ký bằng chữ ký số hợp lệ và gửi đến hệ thống tiếp nhận của cơ quan BHXH, trực tiếp hoặc thông qua nhà cung cấp I-VAN.

Bước 5: Nhận phản hồi

Doanh nghiệp nhận thông báo tiếp nhận, yêu cầu bổ sung nếu có và kết quả giải quyết ngay trên hệ thống. Toàn bộ trạng thái hồ sơ được lưu lại để thuận tiện theo dõi, đối chiếu.

1.2 Phần mềm BHXH điện tử có bắt buộc không?

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa trách nhiệm tham gia, kê khai BHXH và việc mua một phần mềm BHXH thương mại của tổ chức cung cấp dịch vụ IVAN.

Doanh nghiệp sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm đăng ký, đóng và giải quyết các thủ tục liên quan theo quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp không bắt buộc phải mua một phần mềm thương mại cụ thể.

Đơn vị có thể lựa chọn:

• Giao dịch trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam;

• Sử dụng phần mềm kê khai BHXH của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN;

• Thực hiện theo phương thức khác như qua app VssID... được áp dụng đối với từng thủ tục cụ thể.

BHXH Việt Nam cũng hướng dẫn rằng đơn vị có thể đăng ký giao dịch trực tiếp trên cổng của ngành hoặc thông qua nhà cung cấp I-VAN. Với doanh nghiệp có nhiều lao động, thường xuyên phát sinh nghiệp vụ hoặc cần quản lý hồ sơ tập trung, sử dụng phần mềm chuyên nghiệp sẽ thuận tiện hơn đáng kể.

1.3 Những đối tượng nào nên sử dụng phần mềm BHXH điện tử?

Phần mềm BHXH điện tử phù hợp với nhiều nhóm người dùng:

1. Doanh nghiệp sử dụng lao động;

2. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

3. Hợp tác xã, tổ hợp tác và hộ kinh doanh có thuê lao động;

4. Tổ chức xã hội, tổ chức nghề nghiệp;

5. Cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;

6. Bộ phận nhân sự, tiền lương hoặc kế toán;

7. Đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự, kế toán;

8. Cá nhân, tổ chức có nhu cầu thực hiện giao dịch BHXH trực tuyến.

Trong doanh nghiệp, người sử dụng trực tiếp thường là nhân viên nhân sự, kế toán tiền lương hoặc cán bộ chuyên trách về bảo hiểm.

2. Phần mềm BHXH điện tử dùng để làm gì?

Mục đích chính của phần mềm là hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu và thực hiện các thủ tục bảo hiểm nhanh hơn, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình kê khai.

Các nghiệp vụ phổ biến được doanh nghiệp thực hiện trên phần mềm gồm:

1/ Đăng ký tham gia BHXH lần đầu.

Doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới phát sinh lao động có thể lập hồ sơ đăng ký đơn vị và đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động.

2/ Báo tăng, báo giảm lao động

Khi tuyển dụng nhân sự mới, ký hợp đồng thuộc diện tham gia bảo hiểm hoặc có người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo tăng, báo giảm trên phần mềm.

3/ Điều chỉnh thông tin đóng bảo hiểm

Phần mềm hỗ trợ lập hồ sơ khi có thay đổi về tiền lương làm căn cứ đóng, chức danh, thông tin cá nhân hoặc các dữ liệu liên quan đến quá trình tham gia của người lao động.

4/ Cấp lại hoặc điều chỉnh sổ BHXH, thẻ BHYT

Doanh nghiệp có thể lập hồ sơ đề nghị điều chỉnh thông tin, cấp lại hoặc đổi sổ BHXH, thẻ BHYT theo nghiệp vụ được cơ quan BHXH cung cấp trực tuyến.

5/ Giải quyết các chế độ BHXH

Tùy phạm vi hỗ trợ của từng phần mềm và từng thủ tục, doanh nghiệp có thể lập hồ sơ liên quan đến:

• Chế độ ốm đau;

• Chế độ thai sản;

• Dưỡng sức, phục hồi sức khỏe;

• Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

• Các chế độ BHXH khác theo quy định.

6/ Theo dõi và tra cứu hồ sơ

Người dùng có thể kiểm tra hồ sơ đã gửi, ngày gửi, trạng thái tiếp nhận, thông báo bổ sung và kết quả xử lý. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát tiến độ.

3. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử

1/ Tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục

Nhân sự không cần trực tiếp đến cơ quan BHXH cho mọi lần kê khai. Hồ sơ có thể được lập, ký và gửi trực tuyến ngay tại doanh nghiệp.

2/ Giảm chi phí hành chính

Việc hạn chế in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, đi lại và chuyển phát giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đặc biệt với đơn vị thường xuyên có biến động lao động.

3/ Hạn chế sai sót khi kê khai

Các chức năng kiểm tra dữ liệu và cảnh báo thiếu thông tin giúp người dùng phát hiện lỗi trước khi gửi. Nhờ đó, nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc trả lại có thể được giảm bớt.

Tuy nhiên, phần mềm chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Người lập hồ sơ vẫn phải kiểm tra tính chính xác và căn cứ pháp lý của dữ liệu trước khi ký số.

4/ Quản lý dữ liệu tập trung

Thông tin lao động, hồ sơ đã lập và phản hồi từ cơ quan BHXH được lưu trữ trên cùng một hệ thống. Doanh nghiệp có thể tra cứu nhanh hơn thay vì tìm kiếm trong nhiều tập hồ sơ giấy.

5/ Theo dõi tiến độ minh bạch

Mỗi hồ sơ thường có trạng thái xử lý cụ thể như đã gửi, đã tiếp nhận, cần bổ sung hoặc đã có kết quả. Người phụ trách dễ dàng xác định hồ sơ nào đang chờ xử lý.

6/ Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự

Khi dữ liệu bảo hiểm được cập nhật đầy đủ, bộ phận nhân sự có thể quản lý biến động lao động, nghĩa vụ đóng và quá trình giải quyết quyền lợi cho người lao động hiệu quả hơn.

7/ Tăng tính chủ động khi chính sách thay đổi

Nhà cung cấp phần mềm uy tín thường cập nhật biểu mẫu và nghiệp vụ khi có quy định mới. Điều này giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh hơn, mặc dù người sử dụng vẫn cần theo dõi văn bản và hướng dẫn chính thức.

4. Chức năng quan trọng cần có của phần mềm BHXH điện tử

Một phần mềm BHXH phù hợp nên có các nhóm chức năng quan trọng sau:

1/ Quản lý hồ sơ người lao động

Phần mềm cần cho phép lưu trữ mã số BHXH, thông tin cá nhân, phòng ban, hợp đồng, mức lương đóng và quá trình tham gia bảo hiểm.

2/ Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ kê khai

Giải pháp nên đáp ứng các nghiệp vụ thường xuyên như đăng ký tham gia, báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng, cấp lại giấy tờ và giải quyết chế độ.

3/ Kiểm tra dữ liệu trước khi gửi

Khả năng kiểm tra trường bắt buộc, định dạng dữ liệu và cảnh báo thông tin bất thường giúp giảm lỗi trong quá trình lập hồ sơ.

4/ Ký số và gửi hồ sơ trực tuyến

Phần mềm cần tương thích với chữ ký số doanh nghiệp, hỗ trợ ký và truyền hồ sơ an toàn tới hệ thống tiếp nhận.

5/ Theo dõi kết quả xử lý

Người dùng cần xem được trạng thái hồ sơ, thông báo từ cơ quan BHXH và kết quả trả về mà không phải kiểm tra thủ công qua nhiều kênh.

6/ Lưu trữ và tra cứu lịch sử

Hồ sơ điện tử nên được sắp xếp theo thời gian, người lao động, loại nghiệp vụ hoặc trạng thái để phục vụ đối chiếu và kiểm tra nội bộ.

7/ Phân quyền người dùng

Đối với doanh nghiệp lớn, phần mềm nên cho phép phân quyền theo vai trò như người lập, người kiểm tra, người ký và người quản trị.

8/ Sao lưu và bảo mật dữ liệu

Dữ liệu BHXH chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng. Vì vậy, phần mềm cần có cơ chế xác thực, phân quyền, sao lưu và bảo vệ dữ liệu phù hợp.

5. Tiêu chí nào giúp lựa chọn phần mềm BHXH điện tử phù hợp

Doanh nghiệp có thể đánh giá phần mềm kê khai BHXH dựa trên những tiêu chí sau:

→ Tuân thủ quy định: Phần mềm cần hỗ trợ biểu mẫu và quy trình giao dịch phù hợp với hướng dẫn của cơ quan BHXH.

→ Nhà cung cấp uy tín: Nên ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm, thông tin pháp lý rõ ràng và năng lực hỗ trợ khách hàng lâu dài.

→ Nghiệp vụ đầy đủ: Giải pháp phải đáp ứng được quy mô lao động và các tình huống thường phát sinh tại doanh nghiệp.

→ Dễ sử dụng: Giao diện rõ ràng, quy trình thao tác hợp lý và có hướng dẫn chi tiết sẽ giúp giảm thời gian đào tạo.

→ Khả năng cập nhật: Nhà cung cấp cần cập nhật phần mềm kịp thời khi biểu mẫu, chính sách hoặc yêu cầu kết nối thay đổi.

→ Tương thích chữ ký số: Doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng tích hợp với chữ ký số đang sử dụng.

→ An toàn thông tin: Cần tìm hiểu chính sách bảo mật, phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu và trách nhiệm của nhà cung cấp.

→ Chất lượng dịch vụ hỗ trợ: Dịch vụ hỗ trợ nghiệp vụ và kỹ thuật đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đúng hạn.

→ Chi phí phù hợp: Không chỉ so sánh giá mua ban đầu, doanh nghiệp nên đánh giá tổng chi phí sử dụng, gia hạn, hỗ trợ và nâng cấp.

6. Nên lựa chọn phần mềm BHXH điện tử như thế nào?

Không có một giải pháp phù hợp tuyệt đối với mọi tổ chức. Doanh nghiệp nên lựa chọn theo quy mô và nhu cầu thực tế.

Với đơn vị ít lao động, số lượng hồ sơ phát sinh không nhiều, giao dịch trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản.

Với doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng, thay đổi nhân sự hoặc xử lý nhiều chế độ, phần mềm I-VAN chuyên nghiệp sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, quản lý dữ liệu tập trung và nhận hỗ trợ nhanh hơn.

Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên:

1. Thống kê số lao động và tần suất phát sinh hồ sơ;

2. Xác định các nghiệp vụ cần sử dụng;

3. Kiểm tra chữ ký số và hạ tầng máy tính hiện có;

4. Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn sản phẩm;

5. Dùng thử với một số nghiệp vụ thực tế;

6. Đánh giá khả năng hỗ trợ và bảo mật;

7. Đọc kỹ phạm vi dịch vụ, thời hạn sử dụng và chi phí gia hạn.

Doanh nghiệp không nên chỉ chọn theo giá thấp nhất. Một phần mềm khó sử dụng hoặc hỗ trợ chậm có thể làm tăng thời gian xử lý, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết quyền lợi cho người lao động.

7. Câu hỏi thường gặp về phần mềm BHXH điện tử

1/ Sử dụng phần mềm BHXH điện tử có cần chữ ký số không?

→ Đối với hồ sơ của doanh nghiệp cần ký điện tử, đơn vị phải có chữ ký số hợp lệ để xác thực người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ. Yêu cầu cụ thể còn phụ thuộc vào chủ thể và thủ tục được thực hiện.

2/ Doanh nghiệp có thể tự kê khai trên Cổng Dịch vụ công không?

→ Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký giao dịch trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc lựa chọn giao dịch qua tổ chức I-VAN. Việc sử dụng I-VAN thường phù hợp với đơn vị cần thêm công cụ quản lý và dịch vụ hỗ trợ.

3/ I-VAN là gì?

→ I-VAN là dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Đơn vị cung cấp I-VAN hỗ trợ người sử dụng lập, ký, truyền và nhận hồ sơ điện tử giữa doanh nghiệp với cơ quan BHXH.

4/ Phần mềm BHXH có thay thế hoàn toàn nhân viên nghiệp vụ không?

→ Không. Phần mềm giúp tự động hóa một số thao tác, kiểm tra dữ liệu và quản lý hồ sơ. Người phụ trách vẫn phải xác định đúng nghiệp vụ, kiểm tra thông tin, cập nhật quy định và chịu trách nhiệm đối với hồ sơ đã ký.

5/ Dữ liệu trên phần mềm BHXH có an toàn không?

→ Mức độ an toàn phụ thuộc vào công nghệ, quy trình bảo mật của nhà cung cấp và cách doanh nghiệp quản lý tài khoản, chữ ký số. Doanh nghiệp nên sử dụng mật khẩu mạnh, phân quyền hợp lý, sao lưu dữ liệu và không giao thiết bị chữ ký số cho người không có thẩm quyền.

6/ Có thể thay đổi nhà cung cấp phần mềm BHXH không?

→ Có. Doanh nghiệp có thể ngừng giao dịch qua nhà cung cấp I-VAN hiện tại và đăng ký hình thức giao dịch khác. Trước khi chuyển đổi, cần sao lưu dữ liệu, kiểm tra thời hạn dịch vụ và thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan BHXH hoặc nhà cung cấp.

7/ Phần mềm BHXH điện tử có dùng được cho doanh nghiệp nhỏ không?

→ Có. Doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể sử dụng phần mềm, đặc biệt khi muốn giảm thao tác thủ công và được hỗ trợ nghiệp vụ. Nên chọn gói dịch vụ phù hợp với số lao động để tối ưu chi phí.

Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử giúp doanh nghiệp số hóa quá trình kê khai, ký, gửi và quản lý hồ sơ BHXH. Việc lựa chọn đúng giải pháp có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí hành chính, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.

Phần mềm eBH của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là giải pháp kê khai BHXH điện tử được triển khai theo mô hình I-VAN, hỗ trợ doanh nghiệp lập hồ sơ và thực hiện các giao dịch liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN trên môi trường trực tuyến. Phần mềm được thiết kế với quy trình nghiệp vụ rõ ràng, hỗ trợ ký số, gửi hồ sơ và nhận phản hồi từ cơ quan BHXH.

Doanh nghiệp có nhu cầu tối ưu hoạt động kê khai và quản lý bảo hiểm có thể đăng ký dùng thử phần mềm eBH hoặc liên hệ Công ty Thái Sơn để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô lao động và nhu cầu sử dụng thực tế.

Tài Phạm