Chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử, nhằm thay thế chữ ký tay của cá nhân hay dùng thay thế con dấu cho tổ chức. Vậy chữ ký điện tử là gì? Hãy cùng EBH tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Chữ ký điện tử 

1. Chữ ký điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 ngày 30/7/2023 quy định,

Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Ngoài ra, Điều 21 Luật giao dịch điện tử năm 2005 nêu rõ, Chữ ký điện tử (CKĐT) được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử khác chữ ký số ở chỗ chữ ký số sử dụng một phương pháp mã hóa để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu. Do vậy, chữ ký điện tử sẽ là chữ ký số nếu nó sử dụng cùng một phương pháp mã hóa nào đó để đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực.

Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được gắn liền hoặc kết hợp với dữ liệu điện tử. Loại chữ ký này nhằm giúp xác định danh tính chủ thể của dữ liệu và thể hiện sự chấp thuận của chủ thể đối với nội dung hợp đồng. Dữ liệu điện tử có thể được trình bày dưới hình thức văn bản, hình ảnh, video....

1.1 Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử

Căn cứ theo Điều 23, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định 2 nguyên tắc khi sử dụng chữ ký điện tử như sau:

1) Các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận các điều sau nếu pháp luật không có quy định khác.

- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch.

- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

2) Chữ ký điện tử của cơ quan Nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

1.2 Chữ ký điện tử có những ưu nhược điểm gì?

Chữ ký điện tử có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

1.2.1 Ưu điểm của chữ ký điện tử

- Tiết kiệm thời gian: Không cần phải in ấn, gửi, nhận văn bản giấy mà chỉ cần ký kết online.

- Chính xác, bảo mật thông tin: Chữ ký điện tử được tạo bởi những thông tin dữ liệu phức tạp và khó bị giả mạo, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu.

- Sử dụng chữ ký điện tử mọi lúc, mọi nơi: Không phụ thuộc vào giờ làm việc, thời tiết hay địa lý, có thể sử dụng các loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu công việc.

- Hạn chế tối đa việc làm giả chữ ký, gian lận thủ tục: Chữ ký điện tử được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thoả thuận và đáp ứng được các điều kiện do pháp luật quy định.

1.2.2 Nhược điểm của chữ ký điện tử

- Quá trình chứng minh nếu có xảy ra sơ sót hoặc giả mạo chữ ký rất phức tạp và khó khăn.

- Cần có thiết bị và phần mềm hỗ trợ để sử dụng chữ ký điện tử.

- Cần có sự đồng thuận của các bên giao dịch về việc sử dụng chữ ký điện tử.

1.3 Chữ ký điện tử được áp dụng cho những giao dịch điện tử nào?

Hiện nay, chữ ký điện tử có thể được áp dụng cho nhiều giao dịch điện tử khác nhau, như:

- Dịch vụ hành chính công điện tử: kê khai bảo hiểm xã hội, xin cấp giấy phép kinh doanh, nộp thuế qua mạng.

- Giao dịch thương mại điện tử: mua bán trực tuyến, giao dịch chứng khoán, ký kết hợp đồng điện tử.

- Giao dịch thư điện tử: gửi và nhận các văn bản, thông báo, thỏa thuận.

- Giao dịch tài chính: thanh toán hóa đơn, chuyển khoản, rút tiền.

- Giao dịch y tế: đặt lịch khám, xem kết quả xét nghiệm, lưu trữ hồ sơ bệnh án.

Trước khi sử dụng chữ ký điện tử cho các giao dịch điện tử bạn nên tìm hiểu kỹ về các quy định, tính pháp lý và mức độ an toàn trong các giao dịch của mình.

Vai trò của chữ ký điện tử trong các giao dịch BHXH điện tử

2. Chữ ký điện tử trong giao dịch BHXH điện tử

Chữ ký điện tử trong giao dịch BHXH điện tử là cách thức kê khai và nộp các thông tin, hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp và người lao động qua mạng Internet.

Để sử dụng chữ ký điện tử trong các giao dịch BHXH điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

Bước 2: Nhận mã xác nhận và kích hoạt tài khoản qua email đã đăng ký.

Bước 3: Đăng nhập vào Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam và thực hiện các giao dịch theo nhu cầu, như kê khai danh sách người lao động, nộp tiền bảo hiểm, tra cứu quyền lợi bảo hiểm...

Bước 4: Ký số các thông tin, hồ sơ và gửi cho cơ quan BHXH quản lý.

Chữ ký điện tử trong các nghiệp vụ giao dịch BHXH điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay và được Pháp luật công nhận theo Luật Giao dịch điện tử.

Chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức và nâng cao hiệu quả quản lý bảo hiểm xã hội.

Trên đây là chia sẻ về chữ ký điện tử trong các giao dịch điện tử. Bảo hiểm xã hội điện tử EBH mong rằng đã có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích.