Nộp hồ sơ BHXH qua bưu điện là một trong những cách thức giúp người lao động, đơn vị sử dụng lao động thực hiện thủ tục mà không cần trực tiếp đến cơ quan BHXH. Vậy quy trình gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện được thực hiện như thế nào, cần chuẩn bị những gì và làm sao để theo dõi kết quả?

1. Hướng dẫn nộp hồ sơ BHXH qua bưu điện

Đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được đơn vị/ doanh nghiệp đại diện làm hồ sơ tham gia BHXH. Đơn vị/ doanh nghiệp gửi lên cơ quan BHXH qua giao dịch điện tử trên các phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH hoặc cũng có thể gửi hồ sơ BHXH qua đường bưu điện. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện phải tự đến cơ quan BHXH để nộp hồ sơ hoặc nộp qua đường bưu điện.

Việc nộp hồ sơ qua đường bưu điện thuận tiện, phù hợp với người tham gia BHXH tự nguyện và các đơn vị ít nhân lực bị hạn chế đi lại trong giờ làm. Khi tham gia BHXH tự nguyện người tham gia được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình. Nhà nước có chính sách hỗ trợ tiền cho người tham gia BHXH tự nguyện, khuyến khích đông đảo người dân tham gia, đảm bảo an sinh xã hội.  

Căn cứ theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg, việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính đã được quy định cụ thể. Khi gửi hồ sơ BHXH qua đường bưu điện người tham gia cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người tham gia BHXH chuẩn bị hồ sơ BHXH theo quy định. Đối với các nghiệp vụ khác nhau sẽ gửi hồ sơ, giấy tờ khác nhau.

Bước 2: Ghi rõ các thông tin lên ngoài bì thư

Trước khi nộp hồ sơ BHXH qua bưu điện, đơn vị cần ghi rõ các thông tin cần thiết bên ngoài bì thư:

• Ghi chi tiết địa chỉ, tên đơn vị, mã đơn vị lên bao bì thư và địa chỉ cơ quan BHXH nhận hồ sơ để nhân viên Bưu điện chuyển về đúng địa chỉ (Cơ quan BHXH sẽ lấy địa chỉ này để chuyển kết quả hồ sơ về cho đơn vị).

• Loại hồ sơ: Ghi theo mã số Phiếu giao nhận hồ sơ.

• Ghi rõ tên phòng, cơ quan BHXH (nếu đơn vị đang tham gia tại BHXH TP.HCM) hoặc tên bộ phận của BHXH quận, huyện (nếu đơn vị đang tham gia tại BHXH quận, huyện).

Bước 3: Gửi hồ sơ BHXH

Cách gửi nộp hồ sơ BHXH qua đường bưu điện tại đơn vị:

• Đơn vị truy cập vào đường link: http://hosobhxh.hcmpost.vn/

• Nhập mã đơn vị do BHXH cấp và bấm kiểm tra thông tin.

Sau khi bấm vào kiểm tra thông tin sẽ xuất hiện giao diện mới. Ở đó sẽ có 2 tùy chọn để Bưu điện đến nhận hồ sơ của các bạn:

• Nếu cùng địa chỉ đơn vị (Địa chỉ đã khai báo với cơ quan BHXH): Chỉ cần nhập thông tin của người liên hệ là hoàn tất.

• Nếu khác địa chỉ đơn vị: Nhập chi tiết địa chỉ hồ sơ và thông tin người liên hệ.

Sau khi hoàn tất bạn thực hiện gửi hồ sơ cho nhân viên bưu điện. Thời gian nhận kết quả đã được định sẵn trên các Phiếu giao nhận của từng loại hồ sơ và cộng thêm 3 ngày qua bưu điện (tính cả 2 lượt gửi và nhận).

Để kiểm tra hồ sơ đã đến cơ quan BHXH hay chưa, sau 2 ngày kể từ ngày gửi, người gửi truy cập vào website của Bưu điện để tra cứu tại địa chỉ: www.vnpost.vn. Thực hiện nhập mã bưu gửi (số hiệu ID) và ô định vị bưu gửi, chọn dịch vụ Bưu kiện – Parcel bấm nút Track. 

Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin của mã bì thư sẽ hiện ra người tra cứu sẽ tra cứu được các thông tin như: Thời gian và Bưu cục đã nhận bì thư của đơn vị; Thời gian bì thư đã tới Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH.

2. Quy trình gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện

Người tham gia BHXH, người lao động và đơn vị sử dụng lao động có thể thực hiện một số thủ tục BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích nếu thủ tục đó được cơ quan BHXH quy định tiếp nhận theo hình thức này.

Theo thông tin trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, tùy từng thủ tục, người thực hiện có thể lựa chọn các phương thức như nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, nộp trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. 

Về cơ bản, người thực hiện có thể tiến hành theo các bước dưới đây.

Bước 1: Xác định thủ tục và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Trước khi gửi, cần xác định rõ mình đang thực hiện thủ tục BHXH nào, chẳng hạn:

• Giải quyết hưởng BHXH một lần;

• Giải quyết chế độ hưu trí;

• Giải quyết chế độ tử tuất;

• Giải quyết chế độ ốm đau, thai sản;

• Đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH;

• Cấp, cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT;

• Các thủ tục khác được tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính.

Mỗi thủ tục có thành phần hồ sơ, biểu mẫu và yêu cầu giấy tờ riêng. Vì vậy, không nên sử dụng một danh sách hồ sơ chung cho tất cả trường hợp. Người lao động có thể tra cứu thủ tục, thành phần hồ sơ và phương thức thực hiện trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam trước khi gửi.

Lưu ý: Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc thông tin kê khai không chính xác, việc giải quyết có thể bị ảnh hưởng. Do đó, nên kiểm tra lại họ tên, mã số BHXH, số CCCD, địa chỉ liên hệ và các giấy tờ kèm theo trước khi đóng gói.

Bước 2: Kiểm tra hình thức nhận kết quả

Khi thực hiện thủ tục, người nộp cần chú ý đến phương thức nhận kết quả được áp dụng đối với thủ tục đó. Tùy từng trường hợp, kết quả có thể được trả trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc theo phương thức điện tử nếu thủ tục cho phép.

Việc lựa chọn nhận kết quả qua bưu chính giúp người thực hiện hạn chế việc phải quay lại cơ quan BHXH để nhận giấy tờ. Tuy nhiên, cần cung cấp chính xác thông tin người nhận và địa chỉ nhận kết quả.

Bước 3: Đóng gói và gửi hồ sơ tại bưu điện

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người thực hiện có thể mang hồ sơ đến điểm giao dịch của đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính để gửi đến cơ quan BHXH có thẩm quyền. Khi gửi, nên:

• Sắp xếp giấy tờ theo đúng thứ tự;

• Kiểm tra lại số lượng tài liệu;

• Bảo quản bản gốc cẩn thận nếu hồ sơ yêu cầu gửi bản gốc;

• Ghi chính xác tên, địa chỉ cơ quan BHXH nhận hồ sơ;

• Cung cấp đầy đủ thông tin người gửi và người nhận;

• Giữ lại phiếu gửi hoặc mã bưu gửi để theo dõi hành trình.

Đối với một số thủ tục, cơ quan BHXH có thể yêu cầu hồ sơ giấy được gửi qua dịch vụ bưu chính nếu hồ sơ không thể chuyển đổi sang hồ sơ điện tử. Không nên tự ý gửi hồ sơ đến một địa chỉ BHXH bất kỳ. Cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ theo từng thủ tục và nơi người tham gia đang thực hiện thủ tục.

Bước 4: Theo dõi quá trình chuyển hồ sơ

Sau khi gửi, người thực hiện cần giữ mã bưu gửi trên phiếu gửi để theo dõi quá trình vận chuyển. Đây là căn cứ giúp kiểm tra hồ sơ đã được đơn vị bưu chính tiếp nhận, đang vận chuyển hay đã đến địa chỉ nhận.

Ngoài việc theo dõi bưu gửi, người thực hiện cũng nên lưu lại ngày gửi hồ sơ, mã bưu gửi, thông tin liên hệ của người gửi. Những thông tin này sẽ hữu ích nếu cần kiểm tra tình trạng hồ sơ hoặc trao đổi với cơ quan BHXH trong quá trình giải quyết.

Bước 5: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Sau khi hồ sơ được chuyển đến, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định của thủ tục. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan BHXH thực hiện giải quyết theo trình tự và thời hạn tương ứng.

Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc có vấn đề, việc xử lý sẽ được thực hiện theo quy định của thủ tục. Vì vậy, người nộp cần theo dõi thông tin phản hồi và thực hiện bổ sung khi được yêu cầu.

Hiện BHXH Việt Nam đang tiếp tục chuẩn hóa quy trình giải quyết, chi trả các chế độ BHXH, BHTN. Quyết định 313/QĐ-BHXH năm 2026 đã sửa đổi, bổ sung quy trình ban hành trước đó và cập nhật danh mục hồ sơ bắt buộc hoặc có thể được thay thế bằng dữ liệu liên thông, chia sẻ.

Bước 6: Nhận kết quả giải quyết

Sau khi hồ sơ được giải quyết, người thực hiện nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký hoặc được quy định đối với thủ tục. Nếu lựa chọn nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, kết quả sẽ được chuyển đến địa chỉ đã đăng ký. Người nhận cần kiểm tra thông tin trên giấy tờ ngay khi nhận để kịp thời phát hiện sai sót nếu có.

3. Gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện cần lưu ý gì?

Cán bộ Bưu điện hướng dẫn người dân gửi hồ sơ BHXH

Để hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc phải bổ sung nhiều lần, người thực hiện nên lưu ý một số vấn đề sau.

• Xác định đúng cơ quan BHXH tiếp nhận: Mỗi thủ tục có quy định về cơ quan thực hiện. Không nên chỉ căn cứ vào địa chỉ nơi đang sinh sống để gửi hồ sơ mà cần kiểm tra cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục.

• Kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi gửi: Đây là bước quan trọng nhất. Hồ sơ BHXH có nhiều loại và yêu cầu khác nhau. Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hiện công khai thông tin về trình tự, thành phần hồ sơ và phương thức thực hiện của từng thủ tục.

• Không gửi bản gốc nếu thủ tục không yêu cầu: Trước khi gửi, cần kiểm tra kỹ giấy tờ nào là bản chính, bản sao hoặc bản sao chứng thực theo yêu cầu. Việc gửi bản gốc không cần thiết có thể gây bất tiện khi cần sử dụng giấy tờ cho mục đích khác.

• Giữ lại mã bưu gửi: Mã bưu gửi giúp người nộp kiểm tra hành trình hồ sơ và là thông tin cần thiết khi cần đối soát với đơn vị bưu chính.

4. Nên gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện hay nộp online?

Nếu thủ tục BHXH mà bạn thực hiện được tiếp nhận trực tuyến, người lao động nên ưu tiên nộp online khi đã có tài khoản và có khả năng thực hiện hồ sơ điện tử. Cách này giúp giảm thời gian vận chuyển giấy tờ và có thể theo dõi quá trình xử lý trên hệ thống.

Ngược lại, gửi qua dịch vụ bưu chính phù hợp hơn khi hồ sơ còn phải sử dụng giấy tờ bản giấy, cần gửi bản gốc/bản sao theo yêu cầu của thủ tục hoặc người thực hiện không thuận tiện thao tác trực tuyến.

Có thể lựa chọn theo nguyên tắc đơn giản sau:

• Hồ sơ hỗ trợ nộp trực tuyến + bạn có thể thao tác online → ưu tiên nộp online.

• Thủ tục yêu cầu hồ sơ giấy hoặc bạn không thuận tiện thực hiện trực tuyến → gửi qua bưu chính nếu thủ tục cho phép.

• Chưa rõ thủ tục của mình được nộp bằng hình thức nào → tra cứu thủ tục cụ thể trên Cổng Dịch vụ công BHXH trước khi gửi.

Lưu ý: Không phải mọi thủ tục BHXH đều có thể lựa chọn tùy ý giữa hai hình thức. Phương thức nộp và nhận kết quả phụ thuộc vào quy định của từng thủ tục.

Trên đây là hướng dẫn từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH về cách gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện từ. Đây là phương thức thuận tiện khi thủ tục cho phép tiếp nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính. Trước khi gửi, người tham gia nên kiểm tra đúng thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và lưu mã bưu gửi để thuận tiện theo dõi quá trình xử lý.

Nguyệt Nga