Theo quy định, Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký Nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. Vậy nội quy lao động được áp dụng như thế nào? Doanh nghiệp có được phạt tiền nhân viên đi làm muộn không? Hồ sơ, thẩm quyền và thời gian đăng ký nội quy lao động được quy định ra sao?

1. Quy định đăng ký nội quy lao động

1.1. Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?

Căn cứ Điều 118 và Điều 119, Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền.

Nội quy lao động phải bảo đảm không trái với pháp luật về lao động và các quy định pháp luật có liên quan.

1.2. Thời hạn đăng ký nội quy lao động

Theo khoản 2, Điều 119, Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Có thể phân biệt các mốc thời gian như sau:

Lưu ý, 10 ngày là thời hạn doanh nghiệp phải nộp hồ sơ, không phải thời gian cơ quan nhà nước giải quyết hồ sơ.

2. Quy định áp dụng nội quy lao động vào doanh nghiệp

Nội quy lao động là một trong những căn cứ để doanh nghiệp tổ chức, quản lý lao động và xử lý các hành vi vi phạm kỷ luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được tùy ý đặt ra hoặc áp dụng các hình thức xử lý trái với Bộ luật Lao động.

Đặc biệt, khi xử lý kỷ luật người lao động, doanh nghiệp phải chứng minh được lỗi, bảo đảm quyền tự bào chữa của người lao động và tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định.

2.1. Có những hình thức kỷ luật lao động nào?

Theo Bộ luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm:

1. Khiển trách;

2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;

3. Cách chức;

4. Sa thải.

Việc lựa chọn hình thức kỷ luật phải căn cứ vào hành vi vi phạm và điều kiện áp dụng theo pháp luật.

Doanh nghiệp không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với một hành vi vi phạm. Trường hợp người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm thì áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

2.2. Không đăng ký nội quy lao động có bị phạt không?

Theo điều 25, Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định về các hành vi vi phạm liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất như sau:

Người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng nếu có một trong các hành vi:

• Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

• Không đăng ký nội quy lao động;

• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy trong trường hợp phải tham khảo;

• Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

• Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu;

• Tạm đình chỉ công việc không đúng quy định;

• Một số hành vi vi phạm khác được quy định tại Điều 25.

Ngoài ra, hành vi không thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy có thể bị phạt từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng.

Đối với hành vi dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay xử lý kỷ luật, mức phạt là 20 - 40 triệu đồng.

Lưu ý: Mức phạt nêu tại Điều 25, Nghị định 283/2026/NĐ-CP là mức phạt đối với cá nhân. Theo Điều 7, trường hợp đối tượng bị xử phạt là tổ chức thuộc diện áp dụng mức phạt gấp đôi thì mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Doanh nghiệp được xác định là tổ chức thuộc trường hợp này.

Như vậy, khi áp dụng vào doanh nghiệp, mức phạt thực tế cần được xác định theo quy định về chủ thể bị xử phạt tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, không nên mặc định lấy mức 5 - 10 triệu đồng làm mức phạt cuối cùng cho mọi doanh nghiệp.

3. Nội dung thường có trong Nội quy lao động

Một số nội dung chủ yếu của nội quy lao động gồm:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

• Trật tự tại nơi làm việc;

• An toàn, vệ sinh lao động;

• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ;

• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật;

• Trách nhiệm vật chất;

• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động;

• Các nội dung khác theo quy định của pháp luật.

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu tại doanh nghiệp có tổ chức này. Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

4. Hướng dẫn đăng ký Nội quy lao động

Doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký nội quy lao động theo 4 bước sau:

Bước 1: Xây dựng và lấy ý kiến về nội quy lao động

Doanh nghiệp xây dựng nội quy phù hợp với quy định pháp luật và điều kiện thực tế. Nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy.

Bước 2: Ban hành nội quy và chuẩn bị hồ sơ

Sau khi hoàn thiện nội dung, người sử dụng lao động ban hành nội quy bằng văn bản và chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

• Nội quy lao động;

• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có;

• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Trường hợp được phân cấp, ủy quyền theo quy định, cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc UBND cấp xã có thể thực hiện đăng ký nội quy lao động theo Điều 67, Nghị định 129/2025/NĐ-CP.

Bước 4: Theo dõi xử lý và đưa nội quy vào áp dụng

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu phát hiện nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.

Nếu hồ sơ đầy đủ và nội quy đáp ứng quy định, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.

Sau khi ban hành, doanh nghiệp cũng phải thông báo nội quy đến người lao động và niêm yết những nội dung chính tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Như vậy, đăng ký nội quy lao động là thủ tục bắt buộc đối với người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên. Từ 10/09/2026, các vi phạm liên quan đến nội quy và kỷ luật lao động sẽ bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, trong đó đáng chú ý là hành vi không đăng ký nội quy, sử dụng nội quy chưa có hiệu lực, xử lý kỷ luật sai quy định hoặc dùng phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật.

Dương Nguyễn