Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ định kỳ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lao động. Trong năm 2026, doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và người làm công tác bảo hiểm xã hội cần đặc biệt lưu ý về thời hạn nộp, cơ quan tiếp nhận, hình thức nộp và mẫu báo cáo đang được áp dụng. Bài viết dưới đây eBH sẽ giúp bạn hiểu rõ báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì, các quy định mới nhất năm 2026 và cách chuẩn bị Mẫu số 01/PLI đúng quy định.

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là báo cáo định kỳ do người sử dụng lao động lập để thông tin cho cơ quan quản lý nhà nước về tình hình lao động tại doanh nghiệp, tổ chức, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Nội dung báo cáo thường thể hiện số lượng lao động, thông tin người lao động, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, tiền lương, thời điểm tham gia bảo hiểm xã hội và các thay đổi liên quan trong kỳ báo cáo.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp còn gọi báo cáo này là báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, báo cáo lao động 6 tháng, báo cáo lao động cuối năm hoặc báo cáo tình hình thay đổi lao động. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý đúng tên, đúng mẫu và đúng nơi nộp theo quy định hiện hành.

Khác với các báo cáo quản trị nội bộ của phòng nhân sự, báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động. Báo cáo này giúp cơ quan nhà nước theo dõi biến động lao động, tình hình việc làm, quan hệ lao động và dữ liệu liên quan đến bảo hiểm xã hội.

2. Căn cứ pháp lý về báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

2.1 Bộ luật Lao động 2019

Theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý sổ quản lý lao động; khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động; đồng thời định kỳ báo cáo tình hình thay đổi lao động và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

2.2 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 35/2022/NĐ-CP

Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số nội dung của Bộ luật Lao động, trong đó có việc khai trình và báo cáo sử dụng lao động. Sau đó, Nghị định 35/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về hình thức, thời hạn và trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế.

2.3 Nghị định 129/2025/NĐ-CP áp dụng trong năm 2026

Điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026 là cơ quan tiếp nhận báo cáo đã được cập nhật theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 28/02/2027, người sử dụng lao động thực hiện báo cáo đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI, thay vì cách gọi cũ là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

3. Ai phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Đối tượng phải nộp là người sử dụng lao động có thuê mướn, sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động. Nhóm này bao gồm doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân có sử dụng lao động, chi nhánh và văn phòng đại diện có phát sinh lao động.

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cần rà soát nơi đặt trụ sở, nơi có lao động làm việc và nơi tham gia bảo hiểm xã hội để xác định trách nhiệm báo cáo, thông báo cho đúng cơ quan. Nếu lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, ngoài Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực, doanh nghiệp còn phải báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

4. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

a) Báo cáo 6 tháng đầu năm

Báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, hay báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026, phải được thực hiện trước ngày 05/6/2026. Do cách diễn đạt pháp luật là “trước ngày 05 tháng 6”, doanh nghiệp nên hoàn tất hồ sơ chậm nhất ngày 04/6/2026 để tránh rủi ro bị xem là nộp muộn.

b) Báo cáo hằng năm

Báo cáo tình hình sử dụng lao động hằng năm phải được thực hiện trước ngày 05/12/2026. Tương tự, doanh nghiệp nên chuẩn bị và gửi trước ngày 04/12/2026, nhất là khi nộp qua hệ thống trực tuyến có thể phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc cần bổ sung dữ liệu.

5. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động ở đâu?

Cách 1: Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Theo quy định hiện hành năm 2026, người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Đây là hình thức ưu tiên. Khi thực hiện, bộ phận nhân sự hoặc bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp nên chuẩn bị trước danh sách lao động, mã số BHXH, thông tin hợp đồng, tiền lương, chức danh, vị trí việc làm và thời điểm đóng BHXH để tránh sai lệch dữ liệu.

Cách 2: Trường hợp không thể nộp trực tuyến

Nếu không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp được gửi báo cáo bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Nội vụ và đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

6. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 vẫn là Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đây là mẫu do người sử dụng lao động lập.

6.1 Nội dung chính trong Mẫu số 01/PLI

Mẫu báo cáo bao gồm các nhóm thông tin chính sau:

1. Thông tin đơn vị: tên đơn vị, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, địa chỉ, loại hình, ngành nghề hoạt động.

2. Thông tin người lao động: họ tên, mã số BHXH, ngày sinh, giới tính, số CCCD/CMND/hộ chiếu.

3. Chức danh, chức vụ, nơi làm việc.

4. Vị trí việc làm: nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn kỹ thuật bậc trung hoặc nhóm khác.

5. Tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung liên quan.

6. Ngành nghề nặng nhọc, độc hại nếu có.

7. Loại hợp đồng lao động và hiệu lực hợp đồng.

8. Thời điểm bắt đầu và kết thúc tham gia BHXH.

9. Ghi chú khác nếu cần.

7. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi lập báo cáo?

(1) Rà soát dữ liệu nhân sự

Trước khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp nên đối chiếu dữ liệu giữa phòng nhân sự, kế toán tiền lương và bộ phận bảo hiểm xã hội. Các thông tin dễ sai gồm mã số BHXH, số CCCD, ngày bắt đầu hợp đồng, loại hợp đồng lao động, thời điểm tăng giảm lao động và mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.

(2) Kiểm tra biến động lao động trong kỳ

Với báo cáo 6 tháng đầu năm, doanh nghiệp cần kiểm tra người lao động tăng mới, nghỉ việc, chuyển vị trí, thay đổi loại hợp đồng, thay đổi nơi làm việc hoặc thay đổi tình trạng đóng BHXH trong kỳ. Đây là lý do báo cáo này thường được gọi là báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, nhưng dữ liệu không chỉ dừng ở số lượng nhân sự mà còn phản ánh đầy đủ tình trạng sử dụng lao động.

(3)Lưu chứng từ sau khi nộp

Sau khi nộp báo cáo, doanh nghiệp nên lưu bản mềm, biên nhận điện tử hoặc bản giấy đã gửi. Đây là căn cứ quan trọng khi có thanh tra lao động, kiểm tra bảo hiểm xã hội hoặc khi cần chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ đúng hạn.

8. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân là người sử dụng lao động. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tiền bằng 2 lần mức phạt cá nhân, tức có thể từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ngoài rủi ro xử phạt, việc không nộp hoặc nộp sai dữ liệu còn khiến doanh nghiệp gặp khó khi giải trình với cơ quan quản lý, đặc biệt trong các đợt thanh tra lao động, kiểm tra bảo hiểm xã hội hoặc rà soát điều kiện tuân thủ pháp luật lao động.

9. Lưu ý thực tế cho bộ phận nhân sự và bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp nên lập lịch nhắc việc cố định vào cuối tháng 5 và cuối tháng 11 hằng năm. Với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên biến động nhân sự, nên chuẩn hóa dữ liệu ngay từ sổ quản lý lao động, phần mềm nhân sự và hồ sơ BHXH để tránh dồn việc sát hạn.

Ngoài ra, cần phân biệt báo cáo tình hình sử dụng lao động với các báo cáo khác như báo cáo tai nạn lao động, báo cáo an toàn vệ sinh lao động, báo cáo lao động nước ngoài hoặc báo cáo tình hình tham gia bảo hiểm xã hội. Mỗi loại báo cáo có mẫu, thời hạn và cơ quan tiếp nhận riêng.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH về Báo cáo tình hình sử dụng lao động. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động, được thực hiện định kỳ 6 tháng và hằng năm. Trong năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý nộp báo cáo 6 tháng đầu năm trước ngày 05/6/2026 và báo cáo năm trước ngày 05/12/2026, sử dụng Mẫu số 01/PLI và gửi đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Chuẩn bị dữ liệu nhân sự đầy đủ, đối chiếu với hồ sơ BHXH và lưu chứng từ sau khi nộp là cách tốt nhất để hạn chế rủi ro pháp lý.

Tài Phạm