Hàng năm, vào dịp tháng 6 và tháng 12, các doanh nghiệp chủ động làm báo cáo tình hình thay đổi nhân sự định kỳ gửi lên Sở lao động - Thương binh và Xã hội. Dưới đây là hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định mới nhất hiện nay.

Định kỳ 6 tháng mỗi năm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

1. Thời hạn nộp và mức phạt nếu chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục bắt buộc của mọi doanh nghiệp, thực hiện định kỳ 02 lần/năm. Cụ thể:

1.1. Thời hạn nộp báo cáo

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, mỗi năm doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo định kỳ 6 tháng về tình hình lao động 2 lần, sau đó gửi lên Sở lao động - Thương binh và Xã hội.

Thời hạn cuối cùng để gửi báo cáo 6 tháng đầu năm là trước ngày 05/06, báo cáo 6 tháng cuối năm là trước ngày 05/12 của năm đó. 

1.2. Mức phạt nếu chậm nộp báo cáo thay đổi lao động

Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động thì sẽ bị phạt theo quy định như sau:

Theo Điểm c, Khoản 2, Điều 8, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định. 

Ngoài ra, Khoản 1, Điều 6 của Nghị định này cũng quy định, người sử dụng lao động là cá nhân nếu không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động đúng thời hạn sẽ bị phạt 05-10 triệu đồng, nếu là tổ chức thì sẽ bị phạt gấp đôi: 10-20 triệu đồng. 

2. 02 Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, có 2 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mà các doanh nghiệp có thể áp dụng; đó là nộp online thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Nộp trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Cụ thể:

02 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2022

Cách 1: Nộp báo cáo qua Cổng dịch vụ công Quốc gia

Để thực hiện báo cáo tình hình sử dụng qua cổng dịch vụ công Quốc gia, Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/

Giao diện trang chủ website Cổng dịch vụ Công quốc gia.

Bước 2: “Đăng nhập” tài khoản dịch vụ công của Doanh nghiệp bằng cách sử dụng thiết bị ký số USB Token. Nếu chưa có tài khoản, đơn vị/doanh nghiệp thực hiện “Đăng ký” tài khoản mới tại trang chủ của Cổng dịch vụ công quốc gia.

Đối với việc tạo tài khoản và đăng nhập cổng DVC quốc gia cho doanh nghiệp eBH đã có bài viết hướng dẫn chi tiết. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm tại bài viết sau "Hướng dẫn đăng ký tài khoản dịch vụ công quốc gia cho doanh nghiệp" - https://ebh.vn/bao-hiem-xa-hoi-dien-tu/dang-ky-tai-khoan-bang-usb-ky-so-tren-cong-dich-vu-cong-quoc-gia

Lưu ý: Bạn cần tải và cài đặt công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số danh nghiệp

Bước 3: Sau khi bạn Đăng nhập cổng DVC quốc gia thành công (1) sử dụng tài khoản của doanh nghiệp. Bạn hãy chọn tại phần "thông tin và dịch vụ" (2) mục “Dịch vụ công trực tuyến”.

Bạn lựa chọn thủ tục bằng cách tìm kiếm theo tên trong thủ tục đó trên hệ thống dịch vụ công quốc gia. Cụ thể,

Tại mục tìm kiếm bạn gõ từ khóa “liên thông”(3), và mục chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” (4). Sau đó bạn nhấn chọn vào ô "Tìm kiếm" (5). 

Các bước tìm kiếm nghiệp vụ trên cổng DVC quốc gia

Lúc này hệ thống sẽ gửi kết quả trả về với nghiệp vụ tương ứng là "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động"

Bước 4: Chọn thủ tục, click vào “Nộp trực tuyến”.

Thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 5: Thực hiện điền thông tin

Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Chọn địa điểm nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. 

Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động

Bước 6: Sau khi hoàn thành, click chọn “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin. 

Bước 7: Hoàn tất các bước khi màn hình hiện thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”. Bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục. 

Bước 8: Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ lên hệ thống BHXH. 

Bước 9: Sau đó, cán bộ BHXH sẽ xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH. 

Bước 10: Cổng dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở của dữ liệu BHXH. 

Bước 11: Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định. 

Lưu ý: Một số địa phương cơ quan yêu cầu doanh nghiệp trực tiếp gửi hồ sơ hoặc gửi qua email đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Do đó, bạn nên liên hệ trực tiếp với Sở để hỏi rõ vấn đề này trước khi gửi hồ sơ. 

Cách 2: Nộp trực tiếp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Theo Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Mẫu số 01/PL1 báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức như sau: 

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (mẫu số 01)

Bước 2: Điền các thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động

1) Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; cơ quan BHXH cấp huyện, quận nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. 

2) Vị trí việc làm phân loại theo:

- Cột số (8) Nhà quản lý: Bao gồm lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giữ chức vụ có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ TW tới cấp xã. 

- Cột số (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm các ngành nghề đòi hỏi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm ở trình độ đại học trở lên trong các lĩnh vực như KHKT, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh quản lý, Công nghệ TTTT. 

- Cột số (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm ngành nghề đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm ở trình độ bậc trung về các lĩnh vực KHKT, sức khỏe, kinh doanh, VHXH, TTTT, giáo dục, CNTT…

Bước 3: Nộp trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, sau đó thông báo đến Cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trên đây là hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động và một số thông tin liên quan. Nếu bạn đọc có những thắc mắc cần được hỗ trợ giải đáp xung quanh chủ đề này xin vui lòng liên hệ với Bảo hiểm xã hội điện tử EBH qua số tổng đài CSKH 1900 558873 để được hỗ trợ tốt nhất.