Xử lý kỷ luật lao động phải được thực hiện đúng căn cứ, nguyên tắc, thời hiệu và trình tự theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực, quy định mức xử phạt đối với nhiều hành vi vi phạm của người sử dụng lao động trong lĩnh vực kỷ luật lao động. Doanh nghiệp cần đồng thời tuân thủ Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 283/2026/NĐ-CP để hạn chế rủi ro khi xử lý vi phạm của người lao động.

1.Hình thức kỷ luật lao động là gì?

Theo Điều 117, Bộ Luật lao động 2019 thì kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động đăng ký và do pháp luật quy định.

Người lao động vi phạm những quy định trong nội quy lao động gây tổn thất và thiệt hại cho doanh nghiệp sẽ bị kỷ luật lao động. Mức độ kỷ luật lao động sẽ phụ thuộc vào từng vi phạm mà người lao động phạm phải và hậu quả của vi phạm đó gây ra.

Người quản lý khiển trách nhân viên khi họ vi phạm kỷ luật lao động. Ảnh minh họa

1.1 Những hình thức xử lý kỷ luật lao động hợp lệ

Căn cứ vào Điều 124, Bộ luật Lao động 2019 có 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động mà doanh nghiệp được phép áp dụng gồm: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức và hình thức kỷ luật sa thải áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức.

1. Khiển trách: là hình thức xử lý kỷ luật nhẹ nhất đối với người lao động khi vi phạm.

2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Người lao động bị kéo dài thời gian nâng lương thường xuyên so với thời hạn được các bên thỏa thuận phụ thuộc vào hành vi vi phạm mà người lao động phạm phải.

3. Cách chức: là hình thức bãi bỏ chức vụ quyền hạn của người lao động trong doanh nghiệp, tổ chức và thường áp dụng đối với người lao động giữ chức vụ nhất định.

4. Sa thải: là hình thức chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của Pháp luật (Được quy định tại Điều 125, Bộ Luật lao động 2019). Đây cũng là hình thức kỷ luật nặng nhất đối với người lao động.

Căn cứ vào hành vi vi phạm và mức độ vi phạm của người lao động mà hội đồng kỷ luật sẽ đưa ra những hình thức xử lý kỷ luật riêng. Các hình thức xử lý kỷ luật sẽ được áp dụng thỏa đáng và theo quy trình của Pháp luật.

1.2 Doanh nghiệp áp dụng kỷ luật lao động khi nào?

Doanh nghiệp được xử lý kỷ luật lao động khi người lao động có hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp, hoặc đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc do pháp luật về lao động có quy định.

Khi xử lý kỷ luật, doanh nghiệp phải chứng minh được lỗi của người lao động; bảo đảm sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; bảo đảm quyền tự bào chữa của người lao động và lập biên bản xử lý theo quy định tại khoản 1, Điều 122, Bộ luật Lao động 2019.

Các thời điểm KHÔNG ĐƯỢC áp dụng kỷ luật lao động: Dù người lao động có hành vi vi phạm, doanh nghiệp không được phép tiến hành xử lý kỷ luật trong các thời điểm hoặc trường hợp sau:

1. Người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau, nghỉ điều dưỡng, hoặc nghỉ việc đã được người sử dụng lao động đồng ý.

2. Người lao động đang bị tạm giữ, tạm giam.

3. Người lao động đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm.

4. Lao động nữ đang trong thời gian mang thai hoặc nghỉ thai sản.

5. Người lao động (cả nam và nữ) đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

6. Người lao động hoặc người lãnh đạo đình công bị xử lý kỷ luật vì lý do chuẩn bị đình công hoặc tham gia đình công.

2. Quy định về xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp

Căn cứ Điều 23 đến Điều 27, Nghị định 283/2026/NĐ-CP, các điều kiện bắt buộc, các hành vi bị cấm và trách nhiệm khắc phục hậu quả của doanh nghiệp liên quan đến kỷ luật lao động:

2.1 Quy định về căn cứ và xây dựng Nội quy lao động

• Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.

• Doanh nghiệp đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật và phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung.

• Doanh nghiệp phải thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc niêm yết các nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

• Chỉ được áp dụng nội quy lao động đang có hiệu lực pháp luật.

2.2 Các hành vi nghiêm cấm đối với doanh nghiệp khi xử lý kỷ luật

• Không được dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động.

• Không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

• Không được xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động.

• Không được xâm phạm sức khỏe, tính mạng, danh dự, uy tín hoặc nhân phẩm của người lao động.

• Không được tạm đình chỉ công việc quá thời hạn quy định; trước khi tạm đình chỉ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đó là thành viên.

Nhân viên bị kỷ luật lao động trái luật sẽ được trở lại làm việc và trả đủ tiền lương.

2.3 Biện pháp khắc phục hậu quả nếu doanh nghiệp vi phạm

Các biện pháp khắc phục hậu quả đối với doanh nghiệp sai phạm trong việc xử lý các hình thức kỷ luật như sau:

• Sa thải hoặc kỷ luật trái luật: Buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương tương ứng với những ngày nghỉ việc.

• Phạt tiền hoặc cắt lương trái luật: Buộc trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động.

• Xâm phạm sức khỏe/thân thể: Buộc xin lỗi công khai, trả toàn bộ chi phí điều trị và tiền lương trong thời gian điều trị.

• Tạm đình chỉ công việc sai quy định: Buộc trả đủ tiền lương cho những ngày người lao động bị tạm đình chỉ.

3. Quy trình xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp

Khi người lao động NLĐ vi phạm nội quy và bị xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động (NSDLĐ) cần thực hiện xử lý kỷ luật theo nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật quy định tại Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn khoản 6, Điều 122 của Bộ Luật lao động 2019 về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Lập biên bản tại chỗ và thu thập chứng cứ.

Ngay khi phát hiện quả tang →  NSDLĐ tiến hành lập biên bản vi phạm tại chỗ, thông báo cho Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) mà NLĐ là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi và yêu cầu người lao động viết bản tường trình.

Trường hợp người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2: Thông báo họp xử lý kỷ luật

NSDLĐ phải gửi thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp trước ít nhất 05 ngày làm việc tính đến ngày tiến hành họp.

Thông báo gửi tới các thành phần bắt buộc tham dự bao gồm: Người lao động bị xử lý; Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; Luật sư hoặc người bào chữa (nếu có); Người đại diện theo pháp luật (nếu người lao động dưới 15 tuổi).

Bước 3: Tiến hành cuộc họp & lập biên bản

Cuộc họp diễn ra khi có đầy đủ các thành phần tham dự. Trường hợp một trong các thành phần bắt buộc vắng mặt không có lý do chính đáng dù đã nhận thông báo hợp lệ thì người sử dụng lao động vẫn có quyền tiến hành cuộc họp.

Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản họp xử lý kỷ luật lao động, được thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của những người tham dự.

Như vậy, NSDLĐ phải bố trí người lập biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động diễn ra. Biên bản cuộc họp phải được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp. Trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Bước 4: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật

• Quyết định phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật (06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, hoặc 12 tháng đối với vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ/kinh doanh).

• Người ký quyết định phải là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

• Quyết định được gửi đến các thành phần tham dự cuộc họp.

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 123 của Bộ luật Lao động, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự.

3.1 Quy định về thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 123 của Bộ Luật lao động 2019, cụ thể:

1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.

2. Khi hết thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122 của Bộ luật này, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật trên NSDLĐ tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:

Trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động ít nhất 05 ngày làm việc, NSDLĐ phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp, bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp;

Các thành phần phải tham dự họp phải xác nhận tham dự cuộc họp với NSDLĐ khi nhận được thông báo. Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì NLĐ và NSDLĐ thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì NSDLĐ quyết định thời gian, địa điểm họp;

NSDLĐ tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

4. Mức phạt khi vi phạm quy định về kỷ luật lao động

Dùng phạt tiền hoặc cắt lương thay xử lý kỷ luật sẽ bị phạt từ 20-40 triệu đồng.

Theo Điều 25, Nghị định 283/2026/NĐ-CP, Từ ngày 10/9/2026 mức xử phạt đối với Doanh nghiệp/NSDLĐ khi vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất được quy định như sau:

Như vậy, quy trình xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc lập biên bản và ra quyết định kỷ luật. Doanh nghiệp phải bảo đảm đầy đủ căn cứ xử lý, chứng minh được lỗi, tuân thủ thời hiệu, tổ chức cuộc họp đúng trình tự và bảo đảm quyền của người lao động.

Đặc biệt, từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã quy định cụ thể các mức xử phạt đối với nhiều hành vi vi phạm về nội quy và xử lý kỷ luật lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát lại nội quy lao động, hồ sơ xử lý vi phạm và quy trình nhân sự nội bộ để bảo đảm phù hợp với quy định hiện hành.

Dương Nguyễn