Bảo hiểm xã hội cơ sở là đầu mối trực tiếp triển khai chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp tại địa phương. Với vị trí gần người dân và doanh nghiệp, cơ quan này thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết hoặc chuyển xử lý thủ tục theo phân cấp, đồng thời tư vấn và bảo vệ quyền lợi của người tham gia. Vậy bảo hiểm xã hội cơ sở là cơ quan nào, có phải BHXH tại xã, phường không và người dân có thể thực hiện những thủ tục gì tại đây? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết. 

1. Bảo hiểm xã hội cơ sở là gì?

Căn cứ thành lập Bảo hiểm xã hội cơ sở lần đầu được quy định tại Nghị định 29/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 166/2025/NĐ-CP và các Quyết định 2956/QĐ-BHXH ngày 19/9/2025; Quyết định 3179/QĐ-BTC ngày 12/9/2025 của BHXH Việt Nam thuộc Bộ Tài chính.

Và quy định mới đây nhất tại khoản 1 Điều 1 Quyết định 2989/QĐ-BHXH ngày 30/9/2025 quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của BHXH cơ sở theo đó:

Bảo hiểm xã hội cơ sở là cơ quan nhà nước trực thuộc BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, có trụ sở làm việc đặt tại địa bàn cấp xã, gồm xã, phường hoặc đặc khu.

BHXH cơ sở giúp Giám đốc BHXH cấp tỉnh tổ chức thực hiện chính sách BHXH, BHYT và tổ chức thu, chi chế độ BHTN trên địa bàn. Đơn vị có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở riêng nhưng không tổ chức bộ máy bên trong.

BHXH cơ sở chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc BHXH cấp tỉnh và sự quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn của UBND cấp xã.

Lưu ý: Không phải xã, phường nào cũng có một cơ quan BHXH cơ sở riêng. Một BHXH cơ sở có thể quản lý nhiều đơn vị hành chính cấp xã. Địa bàn nơi đặt trụ sở BHXH cấp tỉnh và một số xã/phường giáp ranh có thể do BHXH cấp tỉnh trực tiếp quản lý.

1.1 Vị trí BHXH Cơ sở trong hệ thống BHXH Việt Nam

BHXH cơ sở là cấp thứ 3 trong hệ thống 3 cấp quản lý của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

BHXH Việt Nam → BHXH tỉnh/thành phố → BHXH cơ sở

BHXH cơ sở giữ các vai trò thực thi là chủ yếu bao gồm:

1. Đưa chính sách BHXH, BHYT và BHTN đến gần người dân.

2. Tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục theo cơ chế một cửa.

3. Quản lý người tham gia, người hưởng và quá trình đóng trên địa bàn.

4. Hỗ trợ, tư vấn và giải đáp vướng mắc cho cá nhân, tổ chức.

5. Phối hợp với chính quyền cấp xã phát triển người tham gia và bảo vệ quyền lợi an sinh.

2. Chức năng, nhiệm vụ của Bảo hiểm xã hội cơ sở

Căn cứ pháp lý về chức năng, nhiệm vụ của BHXH Cơ sở được quy định tại Điều 2 Quyết định 2989/QĐ-BHXH. Theo đó, BHXH cơ sở được giao 18 nhóm nhiệm vụ, quyền hạn có hiệu lực thi hành kể từ ngày 30/9/2025.

2.1 Các chức năng, nhiệm vụ chính

1/ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch

BHXH cơ sở thực hiện xây dựng kế hoạch phát triển BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn. Và, trình Giám đốc BHXH cấp tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện.

2/ Tuyên truyền và phát triển người tham gia

BHXH Cơ sở phối hợp với UBND cấp xã phổ biến chính sách; khai thác, phát triển và quản lý người tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

3/ Quản lý thu và quá trình tham gia

BHXH cơ sở thực hiên tổ chức thu các khoản đóng theo phân cấp; Kiểm tra, đôn đốc đơn vị chậm đóng hoặc có dấu hiệu trốn đóng; Cập nhật tăng, giảm và điều chỉnh thông tin người tham gia.

4/ Cấp và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT

BHXH cơ sở là nơi thực hiện việc cấp, cấp lại và điều chỉnh sổ BHXH, thẻ BHYT; Cấp và quản lý mã số BHXH; Quản lý dữ liệu và phôi sổ, thẻ theo quy định.

5/ Tiếp nhận, giải quyết chế độ

Đơn vị là nơi tiếp nhận hồ sơ hưởng BHXH, BHTN, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp và BHYT. Giải quyết hoặc chuyển Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh xử lý theo thẩm quyền. Quản lý người hưởng và mức hưởng theo quy định.

6/ Tổ chức chi trả

Đơn vị là nơi thực hiện việc chi trả chế độ BHXH, BHTN và BHYT; Xác minh thông tin người hưởng qua tài khoản ngân hàng và thu hồi khoản hưởng không đúng quy định.

7/ Thực hiện công tác BHYT

BHXH cơ sở là nơi ký và thực hiện hợp đồng khám chữa bệnh BHYT theo phân cấp. Giám định, kiểm soát và thanh quyết toán chi phí khám chữa bệnh. Thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT trong trường hợp đủ điều kiện.

8/ Tiếp công dân và hỗ trợ người tham gia

Đơn vị là nơi tư vấn, đối thoại và giải đáp chính sách cho người tham gia. Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị và một số khiếu nại thuộc thẩm quyền. Cung cấp thông tin về quá trình đóng và quyền lợi của người tham gia.

9/ Cải cách hành chính và chuyển đổi số

Tại hầu hết cơ quan BHXH cơ sở hiện nay đã và đang thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Tổ chức giao dịch điện tử, số hóa hồ sơ và lưu trữ dữ liệu. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết thủ tục.

2.2 Người dân có thể thực hiện những thủ tục gì tại BHXH cơ sở?

Dưới đây là bảng tổng hợp một số thủ tục giải quyết hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN người dân có thể thực hiện ngay tại BHXH cơ sở.

Lưu ý: Phạm vi giải quyết cụ thể phụ thuộc phân cấp và từng thủ tục. Nhiều thủ tục đã được tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính, nhưng người dân vẫn nên tra cứu cơ quan tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ.

2.3 Hướng dẫn người dân quy trình thực hiện thủ tục tại BHXH cơ sở

Bước 1: Xác định đúng thủ tục

Người dân nên tra cứu thủ tục cần giải quyết trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia. Xác định xem mình có thể trực tiếp nộp tại BHXH cơ sở hay phải nộp qua đơn vị sử dụng lao động. Sau đó, kiểm tra cơ quan BHXH tiếp nhận theo từng thủ tục.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Về sơ bản, hồ sơ làm thủ tục tại BHXH cơ sở sẽ gồm những giấy tờ sau:

1. Căn cước hoặc mã định danh cá nhân.

2. Mẫu tờ khai tương ứng với thủ tục cần giải quyết.

3. Tài liệu liên quan theo thủ tục như Sổ BHXH, giấy tờ y tế, giấy khai sinh hoặc giấy chứng tử...

4. Thông tin về tài khoản ngân hàng nếu đăng ký nhận chế độ không dùng tiền mặt.

Bước 3: Chọn hình thức nộp

• Người dân có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cơ sở hoặc nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (nếu địa phương có tiếp nhận);

• Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích;

• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc nền tảng được hỗ trợ.

Các hình thức trực tiếp, trực tuyến và qua bưu chính đang được áp dụng tùy thủ tục; chẳng hạn, thủ tục tham gia BHXH tự nguyện cho phép lựa chọn cả ba hình thức này.

Bước 4: Nhận giấy hẹn và theo dõi hồ sơ

Người dân cần giữ mã hồ sơ hoặc giấy tiếp nhận → Theo dõi trạng thái xử lý trực tuyến → Bổ sung hồ sơ theo yêu cầu nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

Bước 5: Nhận kết quả

1. Nhận trực tiếp.

2. Nhận qua bưu chính.

3. Nhận kết quả điện tử hoặc tiền chế độ qua tài khoản cá nhân, tùy thủ tục đã đăng ký.

3. Một số lưu ý khi làm việc với cơ quan BHXH cơ sở

Để việc giải quyết thủ tục hành chính tại BHXH cơ sở được nhanh gọn và không bị gián đoạn người dân cần lưu ý một số điều sau:

1. Kiểm tra đúng tên, địa chỉ và địa bàn quản lý của BHXH cơ sở sau khi sắp xếp bộ máy.

2. Không mặc định mỗi xã/phường đều có một trụ sở BHXH riêng.

3. Tra cứu thành phần hồ sơ mới nhất thay vì sử dụng biểu mẫu cũ.

4. Thống nhất thông tin họ tên, ngày sinh và số định danh trên các giấy tờ.

5. Mang theo bản chính để đối chiếu nếu hồ sơ có bản sao.

6. Giữ giấy tiếp nhận, mã hồ sơ và biên nhận bưu chính.

7. Ưu tiên nhận chế độ qua tài khoản ngân hàng để thuận tiện theo dõi.

8. Không cung cấp mật khẩu, mã OTP hoặc chuyển tiền cho người tự xưng là cán bộ BHXH.

9. Kiểm tra giờ làm việc trên website hoặc thông báo của BHXH địa phương trước khi đến.

4. Những câu hỏi thường gặp về bảo hiểm xã hội cơ sở

1/ Bảo hiểm xã hội cơ sở có phải là BHXH tại xã/phường không?

→ BHXH cơ sở được đặt tại địa bàn cấp xã nhưng không phải cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã/phường. Đây là cơ quan trực thuộc BHXH cấp tỉnh. Một BHXH cơ sở có thể phụ trách nhiều xã, phường hoặc đặc khu, không nhất thiết mỗi đơn vị cấp xã đều có một cơ quan riêng.

2/ BHXH cơ sở là BHXH khu vực trước đây phải không?

→ Không đúng. BHXH khu vực trước đây được tổ chức lại thành BHXH tỉnh, thành phố. Trong khi đó, BHXH cấp huyện và BHXH liên huyện trước đây được chuyển đổi, sắp xếp thành BHXH cơ sở trực thuộc BHXH cấp tỉnh. Vì vậy, BHXH cơ sở gần với cấp BHXH huyện trước đây hơn, nhưng tên gọi, trụ sở và phạm vi quản lý có thể đã được sắp xếp lại.

3/ Có thể nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH tỉnh quản lý BHXH cơ sở được không?

→ Có thể, nếu thủ tục thuộc thẩm quyền tiếp nhận trực tiếp của BHXH cấp tỉnh hoặc địa bàn đang do BHXH cấp tỉnh quản lý. Nhiều thủ tục hiện được tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính, nhưng không nên khẳng định áp dụng cho mọi hồ sơ. Người dân cần kiểm tra hướng dẫn của từng thủ tục trước khi nộp.

4/ BHXH cơ sở có làm việc thứ Bảy không?

→ Thông thường, cơ quan BHXH làm việc trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu. Một số địa phương có thể bố trí tiếp nhận hồ sơ vào sáng thứ Bảy hoặc trong các đợt cao điểm. Người dân nên kiểm tra thông báo của BHXH địa phương hoặc liên hệ trước khi đến.

5/ Làm mất sổ BHXH có được cấp lại tại BHXH cơ sở không?

→ Có. BHXH cơ sở có nhiệm vụ cấp sổ BHXH theo phân cấp và có thể tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại sổ do mất hoặc hỏng. Người tham gia thường cần lập Tờ khai TK1-TS và nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến nếu thủ tục được hỗ trợ.

6/ Có thể làm thủ tục BHXH trực tuyến thay vì đến BHXH cơ sở không?

→ Có. Người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều thủ tục qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, VssID, VNeID hoặc phần mềm giao dịch BHXH điện tử. Tuy nhiên, một số hồ sơ vẫn có thể yêu cầu giấy tờ gốc, đối chiếu trực tiếp hoặc nộp qua đơn vị sử dụng lao động.

Tổng kết lại, Bảo hiểm xã hội cơ sở là đầu mối gần dân, trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, giải quyết chế độ và hỗ trợ người dân, người lao động, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục về BHXH, BHYT, BHTN theo phân cấp. Trước khi giao dịch, người dân nên kiểm tra địa chỉ, phạm vi quản lý, giờ làm việc và thành phần hồ sơ để quá trình xử lý diễn ra thuận lợi.

Đối với doanh nghiệp, phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử eBH của Công ty Thái Sơn là giải pháp hỗ trợ lập, ký và gửi hồ sơ BHXH trực tuyến; quản lý quá trình tham gia của người lao động và theo dõi kết quả xử lý ngay trên phần mềm. Qua đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý nghiệp vụ BHXH.

Tài Phạm