Ngày 21/10/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 3040/QĐ-BTC phê duyệt phương án tái cấu trúc 8 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH) nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục hành chính. Theo đó, người lao động và doanh nghiệp cần nắm rõ những thủ tục thuộc diện điều chỉnh cũng như các thay đổi trong quy trình thực hiện để chủ động chuẩn bị hồ sơ, giải quyết thuận lợi các chế độ chính sách liên quan.

8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc theo Quyết định 3040/QĐ-BTC.

1. Danh sách 8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc theo Quyết định 3040/QĐ-BTC

1.1 Mục tiêu tái cấu trúc

Mục tiêu của việc tái cấu trúc 8 thủ tục BHXH không chỉ nhằm cắt giảm thành phần hồ sơ giấy, thay thế bằng dữ liệu liên thông đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống dữ liệu quốc gia mà còn nhằm tối ưu thời gian nộp và tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, mục tiêu nâng cao trải nghiệm người dùng cũng được từng bước thực hiện, hướng tới việc số hóa thủ tục BHXH một cách toàn diện.

1.2 Danh sách 8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc

Danh sách 8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc theo Quyết định 3040/QĐ-BTC.

Theo Phụ lục I ban hành kèm Quyết định 3040/QĐ-BTC, Bộ Tài chính phê duyệt phương án tái cấu trúc quy trình đối với 8 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực BHXH, bao gồm:

1. Giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản và trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe: Áp dụng đối với hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản và trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (TNLĐ), bệnh nghề nghiệp (BNN).

2. Thay đổi hình thức nhận, nơi nhận lương hưu và trợ cấp BHXH hằng tháng: Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng có thể thực hiện thủ tục thay đổi hình thức nhận tiền hoặc địa điểm nhận trợ cấp theo nhu cầu.

3. Giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp hằng tháng đối với cán bộ xã: Tái cấu trúc quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp hằng tháng đối với đối tượng cán bộ xã thuộc diện áp dụng.

4. Giải quyết hưởng BHXH một lần: Đơn giản hóa quy trình giải quyết hồ sơ đề nghị hưởng BHXH một lần, tăng cường khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu để hạn chế việc kê khai, cung cấp lại giấy tờ đã có.

5. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT: Thủ tục này liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp và người lao động trong quá trình đăng ký tham gia, điều chỉnh thông tin đóng các loại bảo hiểm và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

6. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện và bảo hiểm TNLĐ theo hình thức tự nguyện; cấp sổ BHXH: Tái cấu trúc quy trình thực hiện các thủ tục đăng ký tham gia, đăng ký lại, điều chỉnh mức đóng và cấp sổ BHXH cho người tham gia theo quy định.

7. Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT: Áp dụng đối với cá nhân có nhu cầu tham gia BHYT nhưng không thuộc diện tham gia đồng thời các loại bảo hiểm khác trong thủ tục này.

8. Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT: Tái cấu trúc quy trình xử lý các trường hợp cần cấp lại, đổi hoặc điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH và thẻ BHYT. 

Lưu ý: 

Đối với các thủ tục tái cấu trúc hướng tới việc người làm thủ tục điền tờ khai dưới dạng E-Form điện tử điền sẵn thông tin của cá nhân khi đăng nhập thành công; chỉ cần điền thông tin yêu cầu hoặc thông tin không có trong cơ sở dữ liệu. Đặc biệt, không phải cung cấp bản scan khi cơ quan BHXH khai thác được từ các cơ sở dữ liệu chia sẻ.

2. Những điểm đáng chú ý trong phương án tái cấu trúc 8 thủ tục BHXH

Những cần nắm được trong phương án tái cấu trúc thủ tục BHXH.

Theo phương án ban hành kèm Quyết định 3040/QĐ-BTC, việc tái cấu trúc tập trung vào các nội dung trọng tâm sau:

Cắt giảm thành phần hồ sơ giấy

Thay vì yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại những thông tin đã có trong hệ thống, cơ quan BHXH sẽ tăng cường khai thác dữ liệu được kết nối, chia sẻ từ các cơ sở dữ liệu liên quan để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Tăng cường khai thác và tái sử dụng dữ liệu liên thông

Việc khai thác dữ liệu được thực hiện theo nguyên tắc: Dữ liệu được chia sẻ đến đâu thì khai thác, sử dụng và tái sử dụng đến đó. 

Trục liên thông dữ liệu quốc gia gồm liên thông dữ liệu giữa Bộ Tài chính (BHXH) với cơ sở dữ liệu (CSDL) các bộ, ngành như: 

• CSDL quốc gia về dân cư, 

• CSDL cư trú (Bộ Công an), 

• CSDL khám bệnh, chữa bệnh (Bộ Y tế), 

• CSDL hộ tịch (Bộ Tư pháp), 

• CSDL hộ nghèo, cận nghèo (Bộ Nông nghiệp và môi trường), 

• CSDL người hưởng chính sách ưu đãi người có công (Bộ Nội vụ)....

Các thông tin được trích suất phù hợp với dữ liệu bảo đảm "đúng, đủ, sạch, sống". Các thông tin phù hợp được sử dụng để tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-Form), qua đó người thực hiện thủ tục giảm bớt việc kê khai thông tin đã có, hạn chế sai sót khi nhập liệu.

Tối ưu hóa quy trình nộp và tiếp nhận, giải quyết hồ sơ

Phương án tái cấu trúc hướng đến đơn giản hóa các bước thực hiện, tối ưu thời gian nộp hồ sơ, tiếp nhận và giải quyết thủ tục BHXH. Việc ứng dụng dữ liệu số nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các cơ quan có liên quan, quy trình nộp, tiếp nhận, giải quyết hồ sơ được rút ngắn đáng kể.

Tiếp tục tiếp nhận hồ sơ bổ sung khi dữ liệu chưa đầy đủ.

Đối với thông tin chưa được kết nối, chia sẻ hoặc chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu khai thác, người thực hiện vẫn cần đính kèm hồ sơ hợp lệ hoặc gửi hồ sơ trực tiếp đến cơ quan BHXH để bảo đảm việc giải quyết thủ tục.

Tiếp nhận hồ sơ giấy khi có sự cố

Trong trường hợp trục liên thông gặp sự cố hoặc nghẽn mạng, hệ thống tự động cho phép nộp bản sao điện tử đính kèm hoặc tiếp nhận qua hồ sơ giấy số hóa, bảo đảm không gián đoạn và tuân thủ đúng thời hạn giải quyết TTHC theo quy định. 

3. Hiệu lực thi hành Quyết định 3040/QĐ-BTC?

Hiệu lực thi hành tái cấu trúc 8 thủ tục BHXH.

Theo Điều 2, Quyết định số 3040/QĐ-BTC, văn bản có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Theo đó, 8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc do BHXH tỉnh và BHXH cơ sở thực hiện theo danh mục tại Phụ lục I có hiệu lực từ 21/10/2026.

Người lao động và doanh nghiệp cần chủ động theo dõi hướng dẫn triển khai của cơ quan BHXH để nắm rõ cách thức kê khai, thành phần hồ sơ và phương thức thực hiện đối với từng thủ tục cụ thể.

Như vậy, việc tái cấu trúc 8 thủ tục hành chính theo Quyết định 3040/QĐ-BTC là bước tiến rõ rệt trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực BHXH, hướng đến giảm giấy tờ, hạn chế kê khai trùng lặp và nâng cao hiệu quả giải quyết hồ sơ. Những thay đổi này được kỳ vọng giúp người dân, người lao động và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục BHXH. Người lao động và doanh nghiệp cần cập nhật các quy trình mới, đồng thời kiểm tra tính chính xác của thông tin cá nhân, thông tin tham gia bảo hiểm để quá trình thực hiện thủ tục được thuận lợi, hạn chế phát sinh sai sót.

Thu Hương