Những vấn đề liên quan tới chữ ký số, cài đặt và sử dụng phần mềm hay tìm kiếm sự hỗ trợ, giải quyết các thắc mắc trong quá trình giao dịch là những khó khăn thường thấy khi doanh nghiệp thực hiện khai nộp bảo hiểm xã hội điện tử. Vậy làm thế nào để tháo gỡ những khó khăn này? Hãy cùng EBH tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp khi khai BHXH điện tử

1. Những khó khăn khi khai BHXH điện tử và cách tháo gỡ

Việc tháo gỡ những khó khăn cho doanh nghiệp khi khai bảo hiểm xã hội điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Tiết kiệm chi phí đi lại, in ấn, lưu trữ hồ sơ, nhân sự và thời gian khi giao dịch với cơ quan BHXH.

- Giảm thiểu sai sót, rủi ro và tranh chấp khi khai báo và nộp hồ sơ BHXH.

- Được hỗ trợ và cập nhật kịp thời các thông tin, văn bản, chính sách mới của cơ quan BHXH.

- Nâng cao uy tín, minh bạch và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động tra cứu và thực hiện các quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN.

Dưới đây là những khó khăn thường gặp đối với doanh nghiệp hiện nay và cách để tháo gỡ những khó khăn này.

1.1 Khó khăn liên quan đến việc sử dụng chữ ký số để ký nộp BHXH điện tử

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký nộp bảo hiểm xã hội và giải quyết các trường hợp không có chữ ký số hoặc cần dùng chữ ký số cho nhiều giao dịch cùng lúc có thể gặp một số khó khăn sau đây:

1) Bạn không biết cách cài đặt và sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội của nhà cung cấp IVAN để ký số. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết tại đây

2) Bạn không biết cách đăng ký thông tin chữ ký số với cơ quan BHXH trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để lập, nộp tờ khai bảo hiểm xã hội bằng chữ ký số. 

3) Bạn không có chữ ký số hoặc chữ ký số bị hỏng, mất hoặc hết hạn. Bạn cần phải mua chữ ký số mới từ nhà cung cấp chữ ký số uy tín và được cơ quan BHXH công nhận. Sau đó bạn cần phải cập nhật lại thông tin chữ ký số mới trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

5) Bạn cần dùng chữ ký số cho nhiều giao dịch cùng lúc. Bạn có thể sử dụng tính năng đăng nhập nhiều tài khoản trên phần mềm bảo hiểm xã hội để thực hiện các giao dịch khác nhau với các chữ ký số khác nhau.

1.2 Khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm khai BHXH phù hợp

Lựa chọn phần mềm bảo hiểm xã hội của nhà cung cấp IVAN nào phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp là vấn đề của không ít doanh nghiệp hiện nay khi thị trường có nhiều đơn vị cùng cung cấp một dịch vụ. Bạn có thể tham khảo những tiêu chí lựa chọn phần mềm sau đây:

1) Tính năng và chức năng của phần mềm.

Doanh nghiệp nên chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng và chức năng cần thiết để khai báo, quản lý và theo dõi các thông tin liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra xem phần mềm có tương thích với các hệ điều hành, phần mềm văn phòng và chữ ký số hay không.

2) Độ an toàn và bảo mật của phần mềm

Doanh nghiệp nên chọn phần mềm có độ an toàn và bảo mật cao, đảm bảo không bị rò rỉ, mất mát hay sai sót dữ liệu khi truyền, lưu trữ hay phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử.

Bạn cũng nên kiểm tra xem nhà cung cấp IVAN có được BHXH Việt Nam chính thức ký hợp đồng triển khai hay không.

3) Chi phí và hỗ trợ của phần mềm:

Doanh nghiệp nên chọn phần mềm có chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Bạn cũng nên kiểm tra xem nhà cung cấp IVAN có cung cấp các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn và đào tạo cho người sử dụng hay không.

Dựa trên những tiêu chí trên, Doanh nghiệp có thể tham khảo những phần mềm bảo hiểm xã hội của nhà cung cấp IVAN đã được BHXH Việt Nam ký hợp đồng và được đánh giá cao hiện nay Tại đây.

Tháo gỡ khó khăn khi cài đặt và sử dụng phần mềm

1.3 Sử dụng phần mềm BHXH có phức tạp không và gặp ai để hỗ trợ nếu có vấn đề phát sinh?

Sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội không phải là phức tạp nếu doanh nghiệp của bạn có đầy đủ các điều kiện sau:

1) Bạn đã đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH và có chữ ký số.

2) Bạn đã cài đặt và đăng nhập thành công phần mềm bảo hiểm xã hội của một nhà cung cấp IVAN BHXH.

3) Bạn đã nhập đúng các thông tin cần thiết để lập và nộp tờ khai bảo hiểm xã hội.

4) Nếu bạn gặp vấn đề phát sinh khi sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội, bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp IVAN để được hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn hoặc đào tạo.

Mỗi nhà cung cấp IVAN sẽ có các kênh liên lạc khác nhau, bạn có thể tìm kiếm thông tin trên website chính thức của các nhà cung cấp đó.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng phần mềm eBH của ThaisonSoft, bạn có thể liên hệ qua số điện thoại hotline 1900 558873 (miền Bắc) hoặc 1900 558872 (miền trung và miền Nam).

1.4 Những khó khăn khi đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH?

Doanh nghiệp gặp khó khăn khi đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH và thực hiện các thủ tục nghiệp vụ có thể là:

1) Doanh nghiệp chưa có chữ ký số để đăng ký giao dịch điện tử. Bạn cần phải mua chữ ký số từ nhà cung cấp chữ ký số uy tín và được cơ quan BHXH công nhận.

2) Người sử dụng phần mềm khai BHXH chưa biết cách đăng ký giao dịch BHXH điện tử trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam.

3) Doanh nghiệp gặp sự cố kỹ thuật khi đăng ký hoặc sử dụng giao dịch điện tử. Bạn có thể liên hệ với cơ quan BHXH hoặc nhà cung cấp IVAN để được hỗ trợ.

Trên đây là 4 khó khăn thường gặp nhất đối với doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm khai BHXH được cung cấp bởi tổ chức IVAN. Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng những câu trả lời có thể giúp ích cho bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, bạn có thể hỏi bất cứ lúc nào. EBH luôn sẵn sàng phục vụ bạn.