BHXH Việt Nam đã ban hành Công văn số 1804/BHXH-QLT hướng dẫn việc sử dụng số định danh cá nhân (ĐDCN)/căn cước công dân (CCCD) thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý. Trong bài viết này, eBH sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức áp dụng số CCCD thay cho mã số BHXH, đồng thời giải đáp những vướng mắc thường gặp trong quá trình thực hiện.

Công văn 1804/BHXH-QLT hướng dẫn sử dụng số CCCD thay mã số BHXH

1. Hướng dẫn sử dụng số CCCD thay thế mã số BHXH

Nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số quốc gia và đơn giản hóa thủ tục hành chính, BHXH Việt Nam đã ban hành Công văn 1804/BHXH-QLT. Đây là bước tiến quan trọng trong việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu giữa các cơ quan, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, mang đến nhiều thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp. Cụ thể, các nội dung được hướng dẫn như sau:

1.1. Thay thế mã số BHXH bằng số CCCD/ĐDCN

Từ ngày 1/8/2025, chính thức sử dụng số CCCD hoặc ĐDCN thay thế mã số BHXH của người tham gia BHXH, BHYT. Sự thay đổi này sẽ giúp người dân không còn phải ghi nhớ mã số BHXH mà chỉ cần sử dụng một dãy số duy nhất cho mọi giao dịch liên quan đến BHXH.

1.2. Quy định về bộ mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN

Việc định danh mã đơn vị áp dụng cho các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động, cơ sở từ thiện, tôn giáo, cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh. Các mã này được xây dựng khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu, thống nhất dữ liệu trên toàn quốc. 

1.2.1. Đối với đơn vị cùng tham gia BHXH, BHYT

Cấu trúc mã đơn vị: ĐDĐT LH

Trong đó:

ĐD: Mã định danh đơn vị được ghi trên các mẫu biểu giao dịch thủ tục hành chính giữa đơn vị và cơ quan BHXH.

- Đối với doanh nghiệp: Sử dụng mã số doanh nghiệp (10 ký tự) được cấp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.

- Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc có quan hệ với ngân sách Nhà nước: Sử dụng Mã quan hệ ngân sách (7 ký tự) do Cơ quan tài chính cấp (Theo Thông tư 185/2015/TT-BTC).

ĐT: Mã đối tượng bao gồm 2 ký tự chữ, thể hiện loại đối tượng tham gia BHYT.

LH: Mã loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm 3 ký tự, quy định cụ thể tại Quyết định 27/2018QĐ-TTg.

Các ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Đơn vị trong doanh nghiệp Nhà nước có mã định danh là 0123456789, mã đối tượng là DN, mã loại hình là A03 (khai thác, nuôi trồng thủy sản) => Mã đơn vị là: 0123456789DNA03.

Ví dụ 2: Đơn vị thuộc khối hành chính sự nghiệp, có mã quan hệ ngân sách là 1234567, mã đối tượng tham gia BHYT là HC => Mã đơn vị là: 1234567HC

Ví dụ 3: UBND xã có mã quan hệ ngân sách là: 2345678. UBND xã sẽ được cấp các mã đơn vị quản lý như sau:

• Mã tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cán bộ, công chức: 2345678HC.

• Mã lập danh sách cấp thẻ BHYT với người hộ gia đình cận nghèo: 2345678CN.

• Mã lập danh sách cấp thẻ BHYT cho trẻ em: 2345678TE.

• Mã cấp thẻ BHYT cho người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố: 2345678KT.

1.2.2. Đối với đơn vị thu hộ

Cấu trúc mã đơn vị: ĐD TH HC ĐT

Trong đó: 

ĐD: Mã định danh đơn vị (như hướng dẫn trên).

TH: Tên viết tắt của tổ chức thu hộ, được quản lý trong CSDL BHXH.

HC: Mã đơn vị hành chính (7 ký tự):

• 2 ký tự đầu: Mã đơn vị hành chính cấp tỉnh. 

• 5 ký tự tiếp theo: Mã đơn vị hành chính cấp xã. 

ĐT: Mã điểm thu (03 ký tự): từ 001 đến 999.

Ví dụ:  Điểm thu số 3 (mã 003) tại phường Hoàn Kiếm (mã 00070) – Hà Nội (mã tỉnh 01) do Bưu điện (mã 3456789000) phụ trách sẽ có mã quản lý đơn vị là: 3456789000TH0100070003.

Mã số BHXH được thay thế bằng số CCCD/ĐDCN từ 15/8/2025

Tóm lại: Từ ngày 01/8/2025, mã số BHXH của người tham gia sẽ được thay thế hoàn toàn bằng số CCCD/ĐDCN. Đây là một bước cải cách quan trọng, giúp đồng bộ cơ sở dữ liệu quốc gia, giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính và tăng tính tiện lợi cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH.

2. Lợi ích của việc thay thế mã số BHXH bằng số CCCD

Việc sử dụng số CCCD hoặc số ĐDCN thay cho mã số BHXH mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân, doanh nghiệp và các cơ quản quản lý. Cụ thể: 

2.1. Đối với người tham gia BHXH

Thuận tiện hơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN. Thay vì phải ghi nhớ mã số BHXH riêng thì chỉ cần sử dụng số CCCD cho mọi giao dịch. Điều này giúp đơn giản hóa thao tác tra cứu, kê khai và nộp hồ sơ. 

Hạn chế sai sót do khai báo sai thông tin, đảm bảo quyền lợi của người tham gia BHXH. 

2.2. Đối với doanh nghiệp

Đơn giản hóa thủ tục hành chính khi kê khai và quản lý người lao động. Việc đồng bộ mã định danh giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình khai báo và quản lý hồ sơ, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành.

Dễ dàng kiểm tra, rà soát dữ liệu của người lao động khi cần thiết.

2.3. Đối với cơ quan quản lý BHXH

Dễ dàng quản lý, đối chiếu và kiểm tra, chia sẻ dữ liệu giữa cơ quan BHXH và các cơ quan khác. 

Hạn chế tình trạng sai lệch thông tin, từ đó, nâng cao hiệu quả quản lý, phòng ngừa gian lận trong việc thực hiện các chính sách BHXH. 

Đây là bước tiến quan trọng trong tiến trình xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.

Một số thắc mắc thường gặp trong quá trình chuyển đổi

3. Những vướng mắc thường gặp và cách xử lý khi chuyển đổi mã số BHXH

Trong quá trình chuyển đổi, người dân và đơn vị sử dụng lao động có thể gặp một số vấn đề phổ biến:

Câu hỏi 1: Nếu chưa có CCCD thì có tiếp tục sử dụng mã BHXH cũ không?

Trả lời: Có. Người chưa có CCCD vẫn được sử dụng mã số BHXH cũ cho đến khi được cấp CCCD và cập nhật thông tin.

Câu hỏi 2: Sự thay đổi này có ảnh hưởng đến chế độ BHXH, BHYT đang hưởng không?

Trả lời: Không. Việc thay đổi mã số không làm thay đổi quyền lợi hay chế độ hiện hành.

Câu hỏi 3: Nếu số CCCD bị sai hoặc chưa đồng bộ với cơ quan BHXH thì phải làm sao?

Người lao động cần đối chiếu thông tin tại đơn vị sử dụng lao động hoặc trực tiếp liên hệ cơ quan BHXH để được hỗ trợ cập nhật.

Câu hỏi 4: Doanh nghiệp có cần cập nhật số CCCD mới cho toàn bộ nhân viên không?

Có. Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm rà soát và cập nhật số CCCD mới cho người lao động, đặc biệt trong hồ sơ tham gia và quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN.

Việc sử dụng số Căn cước công dân thay thế mã số Bảo hiểm xã hội không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn tạo thuận tiện trong quá trình quản lý, tra cứu thông tin. Bảo hiểm xã hội điện tử eBH hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng và chính xác.

Nguyệt Nga