Khi một doanh nghiệp mới thành lập và bắt đầu ký kết hợp đồng lao động, một trong những nghĩa vụ pháp lý bắt buộc và quan trọng nhất là đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Trong thời đại số hóa, người làm hành chính - nhân sự không nhất thiết phải trực tiếp đến cơ quan bảo hiểm như trước. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục khai báo lao động lần đầu qua Cổng Dịch vụ công BHXH điện tử, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật.

1. Khai báo lao động lần đầu cho doanh nghiệp là gì?

Nhiều kế toán mới vào nghề thường nhầm lẫn giữa "Khai báo lao động lần đầu" và "Báo tăng lao động thông thường".

Về bản chất, khai báo lao động lần đầu là thủ tục tích hợp dành riêng cho đơn vị mới thành lập (chưa từng tham gia đóng bảo hiểm). Thủ tục này bao gồm hai mục đích cốt lõi diễn ra đồng thời trên hệ thống:

• Xin cấp Mã đơn vị quản lý cho doanh nghiệp (Cơ quan BHXH dựa vào thông tin đăng ký để cấp một mã số quản lý riêng biệt).

• Khai báo tăng mới và đóng BHXH cho nhóm nhân sự (người lao động) đầu tiên của đơn vị.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 28, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động chính thức hoặc hợp đồng làm việc, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục đăng ký này để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính do chậm đóng BHXH.

Khi doanh nghiệp khai báo lần đầu, hệ thống sẽ tự động đồng bộ việc đăng ký sử dụng lao động với Sở/Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội địa phương qua mẫu D02-LT. Doanh nghiệp không cần phải làm một thủ tục riêng biệt bằng giấy bên ngoài nữa.

2. Điều kiện cần chuẩn bị trước khi kê khai trực tuyến

Để có thể nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công hoặc các phần mềm giao dịch điện tử (I-VAN) thành công, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện kỹ thuật sau:

1. Chữ ký số công cộng (USB Token): Đơn vị phải sở hữu chứng thư số hợp pháp, còn hiệu lực và đã cài đặt công cụ ký số tương thích trên máy tính (như phần mềm nền tảng ký số của BHXH Việt Nam).

2. Thiết bị và mạng: Máy tính sử dụng hệ điều hành ổn định, có kết nối Internet và trình duyệt web cập nhật.

3. Hồ sơ pháp lý: Bản scan hoặc thông tin chính xác trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trụ sở...).

4. Thành phần hồ sơ khai báo lao động lần đầu: Căn cứ theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 mới nhất của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN... và các văn bản hướng dẫn mới nhất của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, bộ hồ sơ chuẩn bao gồm:

Đối với đơn vị sử dụng lao động (Doanh nghiệp)

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Đây là mẫu tờ khai cốt lõi để cơ quan BHXH khởi tạo thông tin quản lý cho công ty.

• Mẫu D02-LT: Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Đây là bảng tổng hợp thông tin, mức lương và phương án đóng của những nhân sự đầu tiên.

Đối với người lao động

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Biểu mẫu này áp dụng cho những nhân sự chưa từng có mã số BHXH hoặc có mã số nhưng thiếu thông tin định danh gốc (như số Căn cước công dân).

• Giấy tờ chứng minh hưởng quyền lợi cao hơn (nếu có): Bản sao chứng thực các loại giấy tờ ưu tiên để được áp dụng mức hưởng BHYT cao hơn quy định thông thường.

Quy trình khai báo lao động lần đầu có thể cần thêm Chữ ký số nếu người khai chọn thuộc tính Doanh nghiệp

3. Quy trình thủ tục khai báo lao động lần đầu qua Cổng điện tử

Để thực hiện, doanh nghiệp tiến hành tuần tự theo các bước chuẩn hóa sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử cho đơn vị

• Truy cập vào Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn

• Chọn mục "Đăng ký" tại góc trên bên phải màn hình, sau đó chọn đối tượng là "Cơ quan/Tổ chức".

• Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc (được đánh dấu sao đỏ *): Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Email nhận thông báo, Số điện thoại người liên hệ...

• Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính, thực hiện "Ký số" xác nhận thông tin đăng ký để gửi lên hệ thống. Sau khi hồ sơ đăng ký tài khoản được phê duyệt, hệ thống sẽ gửi mật khẩu đăng nhập vào email của doanh nghiệp.

Bước 2: Kê khai thông tin tổ chức và nhân sự

Sau khi đăng nhập thành công bằng Mã số thuế và mật khẩu được cấp, người thực hiện tiến hành làm hồ sơ:

• Kê khai Mẫu TK3-TS: Nhập chi tiết thông tin của doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng của đơn vị, và lựa chọn cơ quan BHXH cấp quận/huyện quản lý trực tiếp theo địa giới hành chính ghi trên giấy phép kinh doanh.

• Kê khai thông tin Người lao động (Mẫu D02-LT & TK1-TS): Tại giao diện kê khai, kế toán tiến hành nhập liệu thông tin cá nhân của từng nhân viên bao gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CCCD, mã số BHXH (nếu đã có), chức vụ, mức tiền lương đóng bảo hiểm, thời điểm bắt đầu tính đóng... * Mẹo nhỏ: Doanh nghiệp có thể tải file mẫu (template) bằng Excel từ hệ thống về, điền thông tin của toàn bộ nhân viên rồi tải ngược (Import) lên hệ thống để tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công từng người.

Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ trực tuyến

• Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin đã nhập dữ liệu, nhấn nút "Kê khai" hoặc "Ghi nhận" để hệ thống tổng hợp thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

• Chọn chức năng "Ký và nộp hồ sơ". Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã PIN của chữ ký số. Người kê khai nhập mã PIN và bấm xác nhận để hoàn tất việc gửi hồ sơ điện tử tới cơ quan BHXH tiếp nhận.

• Điểm mới theo Quyết định 366/QĐ-BHXH: Ngay sau khi bấm nộp, hệ thống của Cổng dịch vụ công hoặc phần mềm I-VAN sẽ kích hoạt cơ chế tự động kiểm tra tính hợp lệ của cấu trúc dữ liệu. Nếu hồ sơ bị thiếu thông tin bắt buộc, sai định dạng file hoặc sai mã số BHXH của người lao động, hệ thống sẽ trả về cảnh báo lỗi ngay lập tức để doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời, thay vì phải chờ đợi cán bộ thu duyệt như trước đây. Nếu cấu trúc dữ liệu hợp lệ, hồ sơ sẽ tự động chuyển thẳng sang phân hệ xử lý của cán bộ chuyên trách. 

Bước 4: Theo dõi kết quả giải quyết hồ sơ

• Sau khi hồ sơ vượt qua bước kiểm tra cấu trúc tự động, hệ thống sẽ gửi Thông báo xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ điện tử về email đã đăng ký của doanh nghiệp.

• Hồ sơ được chuyển đến cơ quan BHXH cấp quận/huyện mà doanh nghiệp đã lựa chọn. Tại đây, cán bộ thu sẽ thực hiện đối chiếu thông tin pháp lý của doanh nghiệp (Mẫu TK3-TS) và danh sách lao động (Mẫu D02-LT).

• Thời gian giải quyết: Căn cứ theo quy trình thu mới, trong vòng không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ điện tử hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ hoàn thành việc:

• Cấp Mã đơn vị quản lý chính thức cho doanh nghiệp.

• Ghi nhận quá trình tham gia và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử cho người lao động.

• Kế toán chỉ cần truy cập vào mục "Tra cứu hồ sơ" trên Cổng dịch vụ công để nhận kết quả thông báo mẫu 02/TB-GDĐT (Thông báo kết quả giải quyết hồ sơ) mà không cần phải đến trực tiếp cơ quan BHXH.

4. Những lưu ý quan trọng để hồ sơ không bị từ chối

Để quá trình khai báo lao động lần đầu diễn ra mượt mà, tránh bị cơ quan bảo hiểm trả lại hồ sơ yêu cầu sửa đổi, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Tra cứu mã số BHXH trước khi khai báo: Đối với những lao động thông báo đã từng đóng bảo hiểm, kế toán cần tra cứu chính xác mã số BHXH của họ qua số CCCD trên cổng tra cứu của BHXH Việt Nam. Việc nhập sai mã số sẽ khiến hệ thống báo lỗi trùng lặp dữ liệu.

• Định dạng ngày tháng năm sinh: Cần căn cứ chính xác vào hồ sơ gốc (CCCD/Giấy khai sinh) của người lao động. Nếu hồ sơ chỉ có năm sinh, hãy chọn đúng định dạng "Chỉ có năm sinh" trên phần mềm kê khai.

• Mức lương đóng BHXH: Mức lương làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng và phải phù hợp với các khoản phụ cấp lương theo quy định của Luật Lao động.

Thực hiện thủ tục khai báo lao động lần đầu qua Cổng BHXH điện tử là một bước tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành nhân sự và đảm bảo tối đa quyền lợi cho người lao động ngay từ những ngày đầu làm việc. Chỉ cần chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin, làm theo đúng các bước hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Dương Nguyễn