Báo giảm lao động là thủ tục doanh nghiệp gửi hồ sơ điều chỉnh giảm người tham gia BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan BHXH khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng, nghỉ không lương dài ngày, nghỉ thai sản hoặc không còn thuộc diện đóng bảo hiểm tại đơn vị. Thực hiện đúng và kịp thời giúp doanh nghiệp tránh phát sinh tiền đóng, chậm đóng, truy giảm phức tạp và bảo đảm quyền lợi bảo hiểm cho người lao động.

1. Báo giảm lao động là gì?

Báo giảm lao động trong doanh nghiệp thường được hiểu là nghiệp vụ điều chỉnh giảm số lao động đang tham gia bảo hiểm tại đơn vị. Đây không chỉ là thao tác “xóa tên” người lao động khỏi danh sách đóng bảo hiểm, mà là thủ tục xác nhận thời điểm người lao động ngừng hoặc tạm ngừng phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN tại doanh nghiệp.

Về bản chất, báo giảm lao động gắn với dữ liệu quản lý thu của cơ quan BHXH. Khi doanh nghiệp báo giảm đúng tháng, đúng lý do, cơ quan BHXH có căn cứ dừng tính đóng cho người lao động từ thời điểm phù hợp, đồng thời cập nhật quá trình tham gia trên hệ thống. Ngược lại, nếu báo giảm chậm hoặc sai thời điểm, doanh nghiệp có thể bị tính tiếp tiền đóng, phải lập hồ sơ truy giảm, giải trình hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng chế độ của người lao động.

2. Quy định pháp luật liên quan đến báo giảm lao động

Từ ngày 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 là căn cứ quan trọng điều chỉnh việc tham gia BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký, đóng và điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm khi có thay đổi về người lao động, tiền lương, chức danh, trạng thái hợp đồng hoặc đối tượng tham gia.

Bên cạnh đó, quy trình nghiệp vụ thu BHXH, BHYT, BHTN hiện hành của BHXH Việt Nam được cập nhật theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026, có hiệu lực cùng ngày. Quy trình này nhấn mạnh việc giao dịch điện tử, xác thực dữ liệu và xử lý hồ sơ trên hệ thống phần mềm liên thông. Trường hợp hồ sơ, dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, cơ quan BHXH thực hiện hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ theo thời hạn quy trình.

Ngoài pháp luật về BHXH, doanh nghiệp còn cần đối chiếu Bộ luật Lao động và quy định về bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế để xác định đúng căn cứ giảm. Ví dụ: chấm dứt hợp đồng lao động, tạm hoãn hợp đồng, nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ hưởng chế độ thai sản đều có bản chất pháp lý khác nhau, nên lý do báo giảm trên hồ sơ cũng cần thể hiện đúng.

3. Các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải báo giảm lao động

Doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm khi người lao động không còn thuộc diện đóng bảo hiểm tại đơn vị hoặc tạm ngừng đóng theo quy định.

Có 06 trường hợp thường gặp gồm:

TH1: Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hết hạn hợp đồng, thôi việc, bị xử lý kỷ luật sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp pháp.

Đây là trường hợp phổ biến nhất, doanh nghiệp cần xác định rõ ngày cuối cùng làm việc và tháng giảm bảo hiểm.

TH2: Người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động hoặc nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

Trường hợp này cần có văn bản thỏa thuận tạm hoãn hoặc đơn xin nghỉ không lương được doanh nghiệp chấp thuận để làm căn cứ lưu hồ sơ.

TH3: Người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghiệp vụ giảm tương ứng để cơ quan BHXH quản lý thời gian hưởng chế độ và quyền lợi BHYT của người lao động.

TH4: Người lao động nghỉ ốm đau dài ngày hoặc nghỉ hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định.

Doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp nghỉ ốm ngắn ngày với nghỉ dài ngày để tránh báo giảm sai.

TH5: Người lao động chuyển sang đơn vị khác, chuyển công tác hoặc không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp.

Nếu người lao động vẫn làm việc nhưng thay đổi đơn vị đóng, thời điểm giảm tại đơn vị cũ cần khớp với thời điểm tăng tại đơn vị mới.

TH6: Doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản, thu hẹp sản xuất hoặc tổ chức lại lao động dẫn đến việc chấm dứt hoặc tạm ngừng quan hệ lao động với nhiều người lao động.

Với các trường hợp này, hồ sơ nội bộ cần được chuẩn bị kỹ để tránh vướng khi đối chiếu công nợ bảo hiểm.

4. Hồ sơ báo giảm lao động gồm những gì?

Hồ sơ báo giảm lao động hiện nay chủ yếu được thực hiện qua giao dịch điện tử. Về nghiệp vụ, doanh nghiệp thường cần lập danh sách lao động tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu điện tử hiện hành trên phần mềm giao dịch, phổ biến là mẫu D02-LT hoặc biểu mẫu tương ứng theo hệ thống của BHXH Việt Nam.

Tùy lý do giảm, doanh nghiệp nên lưu kèm quyết định nghỉ việc, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, quyết định tạm hoãn hợp đồng, đơn nghỉ không lương, giấy tờ hưởng chế độ thai sản, ốm đau hoặc tài liệu khác chứng minh thời điểm phát sinh. Các tài liệu này không phải lúc nào cũng phải tải lên ngay, nhưng rất cần thiết khi cơ quan BHXH yêu cầu giải trình hoặc khi doanh nghiệp báo giảm muộn.

5. Cách thực hiện báo giảm lao động qua giao dịch điện tử

Bước 1: Doanh nghiệp xác định chính xác tháng giảm, ngày giảm và lý do báo giảm lao động. 

Đây là phần quan trọng nhất vì sai tháng giảm có thể làm lệch tiền đóng, lệch quá trình tham gia hoặc ảnh hưởng đến giá trị sử dụng thẻ BHYT.

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện rà soát thông tin người lao động gồm: 

1. Mã số BHXH, 

2. Họ tên, 

3. Số định danh cá nhân/CCCD; 

4. Chức danh;

5. Mức lương đóng bảo hiểm;

6. Trạng thái hợp đồng;

Nếu dữ liệu định danh chưa khớp, nên xử lý trước hoặc đồng thời theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Bước 3: Doanh nghiệp đăng nhập phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử như eBH, chọn nghiệp vụ báo giảm/điều chỉnh lao động, lập danh sách giảm, nhập thời điểm và lý do giảm, ký số hồ sơ và gửi đến cơ quan BHXH quản lý. Sau khi nộp, cần theo dõi thông báo tiếp nhận, kết quả xử lý, yêu cầu bổ sung nếu có và đối chiếu lại thông báo kết quả đóng hằng tháng.

Đọc thêm: Hướng dẫn đơn vị nghiệp vụ báo giảm lao động trên phần mềm eBH

6. Lưu ý quan trọng khi báo giảm lao động

Doanh nghiệp nên báo giảm ngay khi phát sinh căn cứ giảm, không chờ dồn nhiều tháng. Báo giảm muộn thường làm phát sinh công nợ, phải truy giảm hoặc điều chỉnh lại dữ liệu đóng, gây mất thời gian cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Không nên nhầm giữa báo giảm lao động và báo giảm mức đóng. Báo giảm lao động là giảm người khỏi danh sách tham gia tại đơn vị; còn giảm mức đóng là điều chỉnh tiền lương làm căn cứ đóng khi người lao động vẫn tiếp tục làm việc.

Sau khi báo giảm, doanh nghiệp cần kiểm tra lại danh sách lao động đang tham gia, số tiền phải đóng trong tháng và giá trị sử dụng thẻ BHYT của người lao động. Đây là bước nhỏ nhưng giúp phát hiện sớm sai lệch trước khi phát sinh khiếu nại hoặc truy thu.

Để hạn chế sai sót khi lập hồ sơ báo tăng, báo giảm và điều chỉnh lao động, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ hỗ trợ phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử eBH. eBH hỗ trợ doanh nghiệp  kê khai hồ sơ, ký số, gửi giao dịch điện tử đến cơ quan BHXH và theo dõi kết quả xử lý ngay trên hệ thống.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ có thể liên hệ eBH để được tư vấn triển khai dich vụ phần mềm BHXH điện tử phù hợp với quy mô doanh nghiệp, giúp bộ phận nhân sự - kế toán quản lý hồ sơ bảo hiểm chính xác, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Tài Phạm