Từ ngày 01/7/2026, thủ tục đăng ký lao động chính thức được triển khai đối với người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc theo quy định mới của pháp luật. Thay vì thực hiện các thủ tục riêng lẻ, doanh nghiệp sẽ thực hiện đăng ký lao động đồng thời với thủ tục đăng ký tham gia BHXH, góp phần đơn giản hóa quy trình hành chính và đồng bộ dữ liệu lao động trên phạm vi toàn quốc. Vậy, thủ tục đăng ký lao động ban đầu được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để đảm bảo tuân thủ đúng quy định?

1. Căn cứ pháp lý về thủ tục đăng ký lao động từ ngày 01/7/2026

Căn cứ theo Quyết định số 645/QĐ-BNV ngày 09/6/2026 của Bộ Nội vụ công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký lao động quy định từ ngày 01/7/2026, thủ tục đăng ký lao động được áp dụng đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

• Điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đăng ký tham gia BHXH thì thực hiện đăng ký lao đồng thời với việc đăng ký tham gia BHXH.

• Trách nhiệm cung cấp thông tin: Theo Khoản 1, Điều 5, Nghị định 318/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật việc làm về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động, người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin phục vụ đăng ký lao động thông qua Tờ khai đăng ký tham gia BHXH.

Đối với các nhóm người lao động không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hoặc người thất nghiệp, việc thực hiện đăng ký lao động sẽ áp dụng theo lộ trình từ 01/01/2027.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin gì trước khi đăng ký?

Theo Điều 4, Nghị định 318/2025/NĐ-CP, thông tin đăng ký lao động bao gồm 05 nhóm thông tin chính:

• Thông tin nhân thân của người lao động (họ tên, số định danh cá nhân, ngày sinh, giới tính, địa chỉ...);

• Trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng nghề;

• Thông tin việc làm và hợp đồng lao động;

• Thông tin tham gia BHXH và các chế độ liên quan;

• Các thông tin khác phục vụ quản lý thị trường lao động theo quy định.

3. Thủ tục đăng ký lao động ban đầu thực hiện như thế nào?

Theo hướng dẫn tại Quyết định 645/QĐ-BNV trình tự thực hiện đăng ký lao động gồm các bước sau:

Bước 1: Người lao động cung cấp thông tin

Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký lao động

Người sử dụng lao động đăng ký thông tin cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký lao động, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.

Bước 3. Cơ quan BHXH tiếp nhận và đồng bộ dữ liệu

Thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động. 

Lưu ý: Thủ tục đăng ký lao động ban đầu không thu phí. Thời gian giải quyết hồ sơ là 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

4. Hồ sơ đăng ký lao động

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký lao động bao gồm các giấy tờ như sau:

Tờ khai đăng ký tham gia BHXH theo quy định tại Khoản 1, Điều 27, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, trong đó bổ sung các thông tin quy định tại Điểm a, b Khoản 3, Điều 4, Nghị định số 318/2025/NĐ-CP.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15). 

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp

Khi thực hiện thủ tục đăng ký lao động từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thực hiện đăng ký lao động đồng thời với hồ sơ báo tăng hoặc điều chỉnh tham gia BHXH cho người lao động.

• Kiểm tra đầy đủ, chính xác thông tin do người lao động cung cấp trước khi gửi cơ quan BHXH.

• Lưu trữ hồ sơ điện tử và các chứng từ liên quan theo quy định.

• Kịp thời thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi có thay đổi về nhân sự hoặc thông tin của người lao động.

• Chủ động cập nhật các hướng dẫn của Bộ Nội vụ và cơ quan BHXH để bảo đảm thực hiện đúng quy trình.

Việc triển khai thủ tục đăng ký lao động từ ngày 01/7/2026 đánh dấu bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa công tác quản lý lao động, đồng thời giúp giảm bớt thủ tục hành chính cho doanh nghiệp thông qua cơ chế liên thông với thủ tục tham gia BHXH. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ thông tin và thực hiện đúng quy định tại Nghị định 318/2025/NĐ-CP và Quyết định 645/QĐ-BNV để bảo đảm tuân thủ pháp luật, đồng thời góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu lao động thống nhất, minh bạch và hiệu quả.

Thu Hương