Trong quá trình làm việc, vì nhiều lý do cá nhân như chăm sóc gia đình, học tập, điều trị bệnh hoặc giải quyết công việc riêng, người lao động có thể phát sinh nhu cầu nghỉ không hưởng lương trong thời gian dài. Mặc dù đây là quyền được pháp luật lao động ghi nhận trên cơ sở thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, nhưng việc nghỉ không lương kéo dài có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi về tiền lương, các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và các chế độ khác. Vậy, khi nghỉ không lương dài ngày, người lao động cần lưu ý những vấn đề gì để bảo đảm quyền lợi của mình?

1. Nghỉ không lương dài ngày là bao nhiêu ngày?

Nghỉ không lương hay nghỉ làm không hưởng lương là khoảng thời gian người lao động (NLĐ) tạm thời không làm việc và không nhận tiền lương từ người sử dụng lao động (NSDLĐ) theo thỏa thuận giữa hai bên.

Người lao động và người sử dụng lao động được tự thỏa thuận thời gian nghỉ việc không lương. Trong nhiều trường hợp NLĐ chỉ xin nghỉ không lương vài ngày nhưng nhiều trường hợp lại nghỉ lên đến nửa tháng, một tháng thậm chí là vài tháng.

Trên thực tế, không có quy định cụ thể nghỉ không lương dài ngày cụ thể là bao nhiêu ngày. Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 5, Điều 33, Luật BHXH 2024, quy định NLĐ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng sẽ không phải đóng BHXH trong tháng đó, NSDLĐ cũng không phải đóng BHXH cho người lao động trong khoảng thời gian này. Do đó, nhiều doanh nghiệp, đơn vị và NLĐ sẽ lấy mức nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên làm mốc xác định việc nghỉ không lương dài ngày. 

2. Những thiệt thòi khi nghỉ không lương dài ngày của người lao động

Đối với trường hợp NLĐ nghỉ không lương kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tháng, cần xem xét kỹ các tác động đến quyền lợi lao động và bảo hiểm.

Có rất nhiều những thiệt thòi khi nghỉ không lương dài ngày đối với người lao động. Tuy nhiên, 4 thiệt thòi liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN có thể thấy ngay được.

2.1. Ảnh hưởng đến việc tham gia BHXH, BHYT bắt buộc

Theo quy định hiện hành (tại Khoản 5, Điều 33, Luật BHXH 2024), nếu NLĐ không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì cả NLĐ và NSDLĐ đều không phải đóng BHXH tháng đó.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi BHXH, BHYT và làm gián đoạn thời gian đóng, cụ thể:

• Về BHXH (hưu trí, tử tuất): Tháng đó sẽ không được tính vào tổng thời gian đóng BHXH để làm căn cứ tính lương hưu hoặc rút BHXH một lần sau này.

• Về chế độ ốm đau, thai sản: Việc giảm đóng BHXH đột ngột có thể khiến NLĐ không đủ điều kiện "đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi sinh con", dẫn đến mất hoàn toàn tiền thai sản.

• Về BHYT: Khi doanh nghiệp báo giảm lao động nghỉ không lương, thẻ BHYT của NLĐ trong thời gian nghỉ sẽ bị khóa và không còn giá trị sử dụng. 

Do đó, trước khi xin nghỉ không lương dài ngày, người lao động nên cân nhắc tác động đối với quá trình tham gia BHXH của mình.

NLĐ xin nghỉ dài ngày (từ 14 ngày trở lên trong tháng), NSDLĐ báo giảm lao động sẽ đồng thời ngừng đóng BHXH và BHTN đối với NLĐ xin nghỉ. Theo đó, thời gian nghỉ này không được tính là thời gian đóng BHTN để hưởng chế độ trợ cấp BHTN. 

Trường hợp, tổng thời gian gián đoạn đóng BHTN quá lâu trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, NLĐ có thể gặp khó khăn trong việc cộng dồn thời gian đóng để đạt điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp (yêu cầu đóng đủ 12 tháng trong vòng 24 tháng trước khi chấm dứt hợp đồng lao động để được nhận trợ cấp thất nghiệp).

2.3. Tác động đến tiền thưởng và các quyền lợi nội bộ

Tùy thuộc vào thời gian nghỉ và quy chế của doanh nghiệp, việc nghỉ không lương kéo dài có thể ảnh hưởng đến:

• Tiền thưởng cuối năm;

• Thưởng hiệu quả công việc, thưởng chuyên cần;

• Các khoản phúc lợi nội bộ;

• Xét nâng lương hoặc đánh giá hiệu suất lao động.

Người lao động nên tìm hiểu rõ quy định của doanh nghiệp để tránh phát sinh tranh chấp hoặc hiểu nhầm về quyền lợi sau khi quay trở lại làm việc.

2.4 Không được tính thời gian nghỉ phép hằng năm

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 113, Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng được tính nghỉ phép năm từ 12 đến 16 ngày. Tuy nhiên, NLĐ nghỉ không lương dài ngày (tổng trên 1 tháng) sẽ không được tính vào thời gian để tính nghỉ phép hằng năm.

Trường hợp thời gian nghỉ việc không hưởng lương nếu được người sử dụng đồng ý nhưng cộng dồn không quá 01 tháng/năm vẫn được tính vào thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ hằng năm (theo quy định Điều 65, Nghị định 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020).

Ví dụ: Nếu bạn làm việc đủ 1 năm sẽ được tính phép năm là 12 ngày. Nếu làm việc đủ 5 năm thì người lao động được nghỉ 13 ngày (tính 01 ngày nghỉ theo thâm niên). Nếu NLĐ làm việc tại công ty được 1 năm nhưng số ngày nghỉ phép không lương là 3 tháng thì chỉ được tính phép năm là 10 ngày (do trừ đi 2 ngày tương ứng với 2 tháng nghỉ phép không lương).

3. Người lao động cần làm gì để đảm bảo quyền lợi?

Nhằm bảo đảm quyền lợi cho người lao động, quy định mới của Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) đã mở ra một cơ chế linh hoạt hơn để người lao động không bị gián đoạn quá trình tham gia và yên tâm trong khám chữa bệnh khi thời gian nghỉ kéo dài.

Người lao động có thể áp dụng các cách sau:

Cách 1: Thỏa thuận với người sử dụng lao động đóng BHXH bắt buộc.

• Thỏa thuận với người sử dụng lao động tiếp tục đóng BHXH bắt buộc trong thời gian nghỉ không hưởng lương. 

• Mức đóng được xác định trên cơ sở mức đóng của tháng gần nhất trước thời điểm nghỉ việc không hưởng lương.

Cách 2: NLĐ đăng ký tham gia BHXH tự nguyện

• Người lao động đăng ký tham gia BHXH tự nguyện (áp dụng khi người sử dụng lao động không thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH). 

• Người lao động tự đóng BHYT.

Việc thỏa thuận với người sử dụng lao động đóng BHXH bắt buộc được ưu tiên hơn so với việc NLĐ tự đóng BHXH tự nguyện và tự đóng BHYT do, NLĐ sẽ được người sử dụng lao động hỗ trợ đóng một phần chi phí, điều này cũng là một trong những yếu tố giữ chân người lao động của doanh nghiệp.

4. Quy trình xử lý thủ tục nghỉ không lương dài ngày

Trên thực tế, khi NLĐ nghỉ dài ngày không hưởng lương thì khả năng quay trở lại làm việc không cao. Để bảo vệ quyền lợi tối đa của NSDLĐ, đồng thời NLĐ được hưởng những ưu đãi về thỏa thuận đóng BHXH trong thời gian nghỉ việc NLĐ nên thực hiện việc xin nghỉ dài ngày theo quy trình chuẩn hóa sau:

Bước 1: Làm đơn xin nghỉ việc không hưởng lương

NLĐ nên thực hiện trước thời gian nghỉ việc 30 ngày. Văn bản cần ghi rõ lý do chính đáng, thời gian bắt đầu nghỉ, và thời gian dự kiến quay trở lại làm việc và cam kết bàn giao công việc cụ thể.

Đơn xin nghỉ việc là căn cứ quan trọng để NSDLĐ xem xét việc thỏa thuận đóng BHXH cho NLĐ trong thời gian nghỉ. 

Bước 2: Đối thoại và ký biên bản thỏa thuận

NLĐ cần làm việc với phòng Nhân sự (HR) để làm rõ trạng thái đóng BHXH.

• Trường hợp thỏa thuận thành công: NLĐ hãy làm văn bản thỏa thuận xác nhận rõ ràng việc đóng BHXH bắt buộc.

• Trường hợp không thỏa thuận được NLĐ cần xác định rõ ngày doanh nghiệp sẽ thực hiện "Báo giảm lao động" trên hệ thống BHXH cơ sở để bạn chủ động mua BHYT ngoài hoặc.

Bước 3: Bàn giao công việc và tài sản

Trước ngày nghỉ chính thức, NLĐ hoàn thành biên bản bàn giao công việc cho nhân sự thay thế, hoàn trả các công cụ dụng cụ (máy tính, thẻ xe, tài khoản hệ thống) nếu có yêu cầu để tránh các tranh chấp tài sản trong thời gian vắng mặt.

Bước 4: Xác nhận quay lại làm việc

Thông báo bằng văn bản hoặc email cho quản lý trực tiếp và bộ phận HR về việc sẵn sàng trở lại làm việc để doanh nghiệp sắp xếp vị trí và làm thủ tục "Báo tăng lao động", nối lại tiến trình đóng BHXH kịp thời.

5. Một số lưu ý đối với NLĐ trước khi nghỉ không lương dài ngày

NLĐ nghỉ dài ngày với các lý do đi du lịch hoặc sắp xếp công việc gia đình mà có thể chọn được thời gian nghỉ thì cần xem xét ảnh hưởng đến chế độ thai sản, hưu trí và các quyền lợi bảo hiểm khác của mình. 

Trường hợp NLĐ nghỉ không quá dài thì nên lựa chọn nghỉ đồng thời 2 tháng liên tiếp đảm bảo thời gian nghỉ mỗi tháng không quá 14 ngày để NSDLĐ đóng BHXH mà không cần đến thỏa thuận. 

Ngoài ra, để bảo đảm quyền lợi của mình NLĐ nên:

• Thỏa thuận rõ thời gian nghỉ với doanh nghiệp;

• Yêu cầu xác nhận bằng văn bản hoặc email;

• Kiểm tra tình trạng tham gia BHXH, BHYT;

• Tìm hiểu quy định nội bộ về tiền thưởng và phúc lợi;

• Lưu giữ các tài liệu liên quan đến việc xin nghỉ và chấp thuận nghỉ việc.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp người lao động hạn chế các rủi ro phát sinh trong thời gian nghỉ cũng như khi quay trở lại làm việc.

Việc nghỉ không lương dài ngày là giải pháp giúp người lao động giải quyết những nhu cầu cá nhân trong một số giai đoạn nhất định. Tuy nhiên, quyết định này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi về BHXH, BHYT hay BHTN và nhiều quyền lợi lao động khác. Vì vậy, trước khi xin nghỉ người lao động cần tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật, trao đổi rõ ràng với người sử dụng lao động và đánh giá đầy đủ những tác động có thể phát sinh để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Thu Hương