Mẫu TK3-TS là biểu mẫu quan trọng dùng để kê khai thông tin của đơn vị khi đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT với cơ quan bảo hiểm xã hội. Qua từng giai đoạn, mẫu TK3-TS đã được sửa đổi, bổ sung theo các quyết định của BHXH Việt Nam nhằm phù hợp với quy trình quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và giao dịch điện tử. Việc nắm rõ phiên bản mẫu TK3-TS đang có hiệu lực giúp đơn vị lập hồ sơ đúng quy định, hạn chế sai sót và tránh bị trả hồ sơ.

1. Mẫu TK3-TS là gì?

Mẫu TK3-TS là tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), dành cho đơn vị khi đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Biểu mẫu này thường được sử dụng khi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hộ kinh doanh có sử dụng lao động đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu; chuyển địa bàn tham gia; hoặc thay đổi thông tin như tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, phương thức đóng, cơ quan BHXH quản lý.

Hiểu đơn giản, TK3-TS là “hồ sơ nhận diện” của đơn vị trong hệ thống quản lý thu BHXH, BHYT. Nếu TK1-TS dùng cho người tham gia thì TK3-TS dùng cho đơn vị tham gia. Việc kê khai đúng mẫu, đúng phiên bản đang có hiệu lực giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi, hạn chế tình trạng bị trả hồ sơ do dùng mẫu cũ hoặc thông tin không khớp dữ liệu quản lý.

Từ ngày 01/5/2026, mẫu TK3-TS mới nhất được áp dụng theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Khi nào đơn vị cần lập mẫu TK3-TS?

Theo hướng dẫn lập mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 nhằm mục đích kê khai các thông tin của đơn vị khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN hoặc điều chỉnh thông tin của đơn vị. Cụ thể:

2.1 Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

Khi doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, cơ quan, tổ chức bắt đầu tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động, mẫu TK3-TS là tờ khai nền tảng để cơ quan BHXH ghi nhận thông tin đơn vị. Các thông tin này gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, loại hình đơn vị, ngành kinh tế, đối tượng tham gia và phương thức đóng.

Việc kê khai đúng ngay từ đầu giúp đơn vị hạn chế lỗi khi báo tăng lao động, cấp mã đơn vị, đối chiếu dữ liệu đóng và nhận thông báo từ cơ quan BHXH.

2.2 Điều chỉnh thông tin đơn vị

Đơn vị cần lập mẫu TK3-TS khi có thay đổi về tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ liên hệ, người đại diện, loại hình đơn vị, thông tin liên hệ hoặc nội dung khác đã đăng ký với cơ quan BHXH. Trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn đến chuyển cơ quan BHXH quản lý, mẫu TK3-TS là một trong những biểu mẫu quan trọng để cập nhật và tiếp tục giao dịch.

2.3 Di chuyển địa bàn tham gia BHXH

Khi đơn vị chuyển trụ sở sang địa bàn khác hoặc chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, mẫu TK3-TS được dùng để khai báo lại thông tin với cơ quan BHXH nơi tiếp nhận. Đơn vị nên đối chiếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc hồ sơ pháp lý tương ứng trước khi điền để tránh sai khác dữ liệu.

3. Ai có trách nhiệm lập mẫu TK3-TS?

Theo hướng dẫn mẫu, trách nhiệm lập mẫu TK3-TS thuộc về đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT hoặc tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng. Với doanh nghiệp, bộ phận nhân sự, kế toán tiền lương hoặc người phụ trách bảo hiểm thường là người chuẩn bị hồ sơ, nhưng người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định nội bộ của đơn vị.

Về thời điểm lập, mẫu TK3-TS được thực hiện khi có phát sinh: đăng ký lần đầu, thay đổi thông tin hoặc di chuyển địa bàn.

4. Các phiên bản của mẫu TK3-TS theo từng giai đoạn

4.1 Giai đoạn trước ngày 01/12/2015

Việc đăng ký tham gia BHXH, BHYT của đơn vị được thực hiện theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011. Đây là giai đoạn tiền nhiệm trước khi mẫu TK3-TS được sử dụng rõ ràng như một tờ khai riêng dành cho đơn vị. Hồ sơ khi đó chủ yếu gồm giấy tờ pháp lý của đơn vị, danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS và các biểu mẫu liên quan khác.

4.2 Từ ngày 01/12/2015 đến 30/06/2017

Mẫu TK3-TS được áp dụng theo Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015. Ở phiên bản này, TK3-TS có tên là Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT. Mẫu được dùng khi đơn vị tham gia lần đầu, di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến hoặc có thay đổi thông tin đăng ký với cơ quan BHXH.

4.3 Từ ngày 01/7/2017 đến 30/04/2020

Mẫu TK3-TS được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017. Đây là giai đoạn mẫu được sử dụng phổ biến với tên gọi Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT. Quyết định 595 thay thế Quyết định 959 và thiết lập hệ thống biểu mẫu quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN, trong đó TK3-TS là biểu mẫu quan trọng đối với đơn vị sử dụng lao động.

4.4 Từ ngày 01/5/2020 đến 31/3/2023

Mẫu TK3-TS tiếp tục được sửa đổi, bổ sung theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020. Phiên bản này kế thừa mẫu theo Quyết định 595 nhưng được điều chỉnh để phù hợp hơn với quy trình thu, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT và yêu cầu cải cách thủ tục hành chính.

4.5 Từ ngày 01/4/2023 đến 30/4/2026

Đơn vị sử dụng mẫu TK3-TS theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023. Quyết định này sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Quyết định 595 và Quyết định 505, đồng thời cập nhật mẫu biểu theo hướng phục vụ tốt hơn cho giao dịch điện tử, quản lý dữ liệu và đồng bộ thông tin đơn vị trong hệ thống BHXH.

4.6 Từ ngày 01/5/2026 đến nay

Mẫu TK3-TS mới nhất được áp dụng theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026. Mẫu hiện hành có tên là Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT. Đây là phiên bản mới nhất, thay thế các mẫu cũ trước đó nếu trái với quy định tại Quyết định 366/QĐ-BHXH.

Vì vậy, khi lập hồ sơ từ ngày 01/5/2026, đơn vị cần sử dụng đúng mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, không dùng lại các mẫu theo Quyết định 490, 505, 595 hoặc 959, trừ trường hợp tra cứu hồ sơ cũ để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ.

Trên đây là những chia sẻ về mẫu tờ khai TK3-TS của BHXH Việt Nam từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH - giải pháp phần mềm kê khai BHXH của Công ty Thái Sơn.

Đối với đơn vị đang sử dụng phần mềm eBH, việc lập mẫu TK3-TS sẽ thuận tiện hơn so với kê khai thủ công vì thông tin đơn vị, mã số thuế, mã đơn vị, địa chỉ, người đại diện và dữ liệu hồ sơ đã lưu có thể được kế thừa trên hệ thống. Người phụ trách bảo hiểm chỉ cần kiểm tra, bổ sung nội dung phát sinh, ký số và nộp hồ sơ điện tử đến cơ quan BHXH.

Phần mềm eBH cũng hỗ trợ lập bộ hồ sơ đồng bộ với các biểu mẫu liên quan như D02-LT, hạn chế nhập liệu lặp lại, giảm nguy cơ dùng sai phiên bản mẫu, theo dõi trạng thái hồ sơ và lưu trữ lịch sử giao dịch để tra cứu khi cần. Đây là lợi thế lớn cho doanh nghiệp có nhiều lao động, thường xuyên phát sinh báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT.

Tài Phạm