Mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 là biểu mẫu quan trọng để đơn vị đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT. Từ ngày 01/5/2026, đơn vị cần sử dụng mẫu mới, điền đúng thông tin pháp lý, người đại diện, loại hình, ngành kinh tế, đối tượng tham gia, phương thức đóng và cơ quan BHXH đăng ký.

1. Mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026

Mẫu TK3-TS là Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Đây là biểu mẫu dùng cho đơn vị khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu, khi di chuyển địa bàn quản lý hoặc khi có thay đổi thông tin của đơn vị cần cập nhật với cơ quan BHXH.

Ngày 29/4/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quyết định 366/QĐ-BHXH về Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01/5/2026 và thay thế Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 cùng một số quyết định, văn bản trước đó trái với nội dung mới. Vì vậy, cũng từ thời điểm này, khi thực hiện hồ sơ liên quan đến đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đơn vị, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH thay cho mẫu TK3-TS theo quyết đinh 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 (đã hết hiệu lực).

Đối với đơn vị sử dụng lao động, mẫu TK3-TS thường đi kèm với Mẫu D02-LT - Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN và các hồ sơ chứng minh phát sinh nếu có. Với cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT hoặc tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, mẫu này cũng được dùng để xác lập thông tin đơn vị, tổ chức làm đầu mối giao dịch với cơ quan BHXH.

2. Hướng dẫn điền mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH

Trách nhiệm lập TK3-TS do Đơn vị/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/ Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng.

Phần mã định danh đơn vị

Ở phần Mã định danh đơn vị, đơn vị ghi mã do cơ quan BHXH cấp. Với đơn vị đăng ký tham gia lần đầu chưa có mã, có thể để trống theo hướng dẫn của phần mềm giao dịch điện tử hoặc cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Cần phân biệt mã định danh đơn vị với mã số thuế. Mã số thuế do cơ quan thuế cấp, còn mã đơn vị là mã phục vụ quản lý thu, cấp sổ, thẻ và giao dịch với cơ quan BHXH.

Mục [01] đến [06]: Thông tin nhận diện và liên hệ

[01] Tên đơn vị: ghi đầy đủ tên theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, quyết định thành lập hoặc giấy tờ pháp lý tương đương. Không nên viết tắt tùy tiện, trừ phần viết tắt đã thể hiện trong hồ sơ pháp lý.

[02] Mã số thuế: ghi mã số thuế của đơn vị do cơ quan thuế cấp. Trường hợp đơn vị thuộc khu vực ngân sách, ghi mã quan hệ ngân sách do cơ quan tài chính cấp nếu áp dụng.

[03] Địa chỉ trụ sở chính: ghi theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc hồ sơ pháp lý của đơn vị. Đây là thông tin quan trọng để xác định cơ quan BHXH quản lý.

[04] Địa chỉ liên hệ: ghi địa chỉ thực tế để cơ quan BHXH liên hệ, bao gồm số nhà, đường phố, thôn/xóm, xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố. Nếu địa chỉ liên hệ khác địa chỉ trụ sở chính, cần ghi rõ để tránh thất lạc thông báo.

[05] Địa chỉ thư điện tử và mục [06] Số điện thoại liên hệ: nên điền email, số điện thoại đang sử dụng thường xuyên của bộ phận phụ trách bảo hiểm. Đây là kênh quan trọng để nhận thông báo bổ sung hồ sơ, kết quả xử lý hoặc yêu cầu đối chiếu dữ liệu.

Mục [07] và [08]: Người đại diện

[07] Người đại diện: ghi họ tên người đại diện theo hồ sơ pháp lý của đơn vị. 

[08] Số định danh cá nhân: ghi số định danh cá nhân của người đại diện. Đơn vị cần đối chiếu thông tin này với đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, nhất là khi đã thay đổi người đại diện nhưng chưa cập nhật đầy đủ hồ sơ nội bộ.

Sai thông tin người đại diện có thể khiến hồ sơ điện tử không khớp dữ liệu, đặc biệt trong bối cảnh Quyết định 366/QĐ-BHXH tăng cường xác thực thông tin qua cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và các cơ sở dữ liệu liên quan.

Mục [09] đến [11]: Loại hình, ngành kinh tế, đối tượng tham gia

[09] Loại hình đơn vị: ghi theo tính chất pháp lý của đơn vị, ví dụ doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, hợp tác xã, hộ kinh doanh, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị sự nghiệp ngoài công lập, cơ quan hành chính, văn phòng đại diện hoặc tổ chức quốc tế.

[10] Ngành kinh tế: ghi ngành nghề kinh doanh chính theo hệ thống ngành kinh tế cấp 3. Thực tế, nhiều đơn vị ghi ngành quá chung hoặc ghi theo mô tả nội bộ, dẫn đến khó đối chiếu. Nên căn cứ ngành nghề chính trên đăng ký doanh nghiệp và hệ thống ngành kinh tế hiện hành.

[11] Đối tượng tham gia: ghi nhóm đối tượng tham gia phù hợp, chẳng hạn cùng tham gia BHXH, BHYT, BHTN; người lao động nước ngoài; hoặc nhóm đối tượng khác theo thực tế quản lý.

Mục [12]: Phương thức đóng

Tại mục [12], đơn vị tích chọn phương thức đóng: hằng tháng, 03 tháng một lần hoặc 06 tháng một lần. Lưu ý, phương thức đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần chỉ áp dụng cho một số nhóm như doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp và trả lương theo sản phẩm hoặc theo khoán.

Đối với đa số doanh nghiệp thông thường, phương thức đóng hằng tháng vẫn là lựa chọn phổ biến và phù hợp. Nếu chọn sai phương thức đóng, hồ sơ có thể bị yêu cầu điều chỉnh.

Mục [13] và [14]: Cơ quan BHXH đăng ký và nội dung điều chỉnh

Mục [13] Đăng ký tham gia tại cơ quan BHXH: ghi tên cơ quan BHXH nơi đơn vị đăng ký tham gia theo trụ sở chính hoặc theo nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ quan nhà nước tùy từng trường hợp. Khi chuyển địa bàn, đơn vị cần kiểm tra chính xác cơ quan BHXH tiếp nhận để tránh nộp nhầm nơi.

Mục [14] Điều chỉnh thông tin: dùng khi điều chỉnh thông tin. Đơn vị ghi rõ nội dung cần thay đổi, ví dụ: điều chỉnh tên đơn vị, thay đổi địa chỉ trụ sở chính, cập nhật người đại diện, thay đổi loại hình đơn vị hoặc thay đổi thông tin liên hệ.

Trường hợp đơn vị đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định tại Luật Phục hồi, phá sản số 142/2025/QH15; ghi: “đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất từ tháng, năm đến tháng, năm” (tính từ ngày Tòa án thụ lý đơn và không quá 12 tháng) kèm theo văn bản của cơ quan Tòa án để làm căn cứ giải quyết tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất.

Lưu ý: Đơn vị cần tránh bỏ trống email, số điện thoại; chọn sai phương thức đóng; không ghi rõ nội dung điều chỉnh tại mục [14]; hoặc không đính kèm tài liệu chứng minh khi thay đổi thông tin quan trọng.

Cuối mẫu, đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Với hồ sơ điện tử, việc ký số thực hiện theo phần mềm giao dịch BHXH điện tử hoặc cổng dịch vụ công tương ứng.

Trên đây là cập nhật từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH về mẫu tờ khai TK3 -TS mới nhất áp dụng từ ngày 01/5 năm 2026 ban hành theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026. Việc kê khai chính xác ngay từ đầu giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi, hạn chế yêu cầu bổ sung và bảo đảm dữ liệu tham gia BHXH, BHYT của đơn vị được quản lý thống nhất.

Tài Phạm