Hiện nay mỗi đơn vị khi tham gia bảo hiểm xã hội đều được cấp một mã số để cơ quan BHXH thuận tiện hơn trong việc quản lý các đơn vị đăng ký tham gia. Vậy Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH cho các đơn vị tham gia BHXH lần đầu như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu.

Mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội là gì?

1. Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì?

Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là một dãy số duy nhất được cấp cho các đơn vị, tổ chức tham gia bảo hiểm xã hội để quản lý việc nộp và chi tiền đóng BHXH giữa đơn vị tham gia và cơ quan BHXH. Cụ thể

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định:

"1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp."

Như vậy, mã đơn vị bảo hiểm xã hội cũng là mã số thuế của doanh nghiệp đó. Mỗi đơn vị chỉ được cấp 1 mã số đơn vị duy nhất và sử dụng cho đến khi đơn vị đó dừng hoạt động.

Hiện nay mã đơn vị BHXH được tạo, gửi và nhận tự động bởi hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, hệ thống thông tin đăng ký thuế và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (quy định tại khoản 3, điều 8 nghị định này)

2. Thời gian nộp hồ sơ cấp mã đơn vị BHXH

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH hay thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Pháp luật. Căn cứ theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 99, Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định.

“1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội”.

Như vậy, trong thời hạn 30 ngày kể từ khi giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng các đơn vị phải nộp hồ sơ để được cấp mã đơn vị BHXH. Sau khi được cấp mã BHXH đơn vị mới có thể thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH.

Thủ tục cấp mã đơn vị tham gia BHXH theo quy định

3. Quy trình và thủ tục cấp mã đơn vị BHXH 

Sau khi đăng ký tham gia BHXH lần đầu và được cơ quan BHXH thông qua đơn vị sẽ được cấp mã đơn vị BHXH. Như vậy, thủ tục cấp mã đơn vị BHXH chính là thủ tục để đăng ký tham gia BHXH lần đầu của đơn vị đó.

Căn cứ vào Điều 97, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/ 4/2017 quy định về hồ sơ tham gia BHXH lần đầu của đơn vị gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS.

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS.

• Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.

Lưu ý: Ngoài các giấy tờ nêu trên đơn vị cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau để làm căn cứ điền thông tin:

• Hợp đồng lao động.

• Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, CMT của người lao động.

3.1 Thủ tục cấp mã đơn vị tham gia BHXH

Doanh nghiệp thực hiện xin cấp mã đơn vị BHXH đồng thời đăng ký tham gia BHXH cho các lao động. Thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH gồm các bước như sau:

Bước 1: Đơn vị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tham gia BHXH lần đầu theo quy định. 

Bước 2: Đơn vị nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. 

Bước 3: Nhận kết quả báo về qua địa chỉ email đăng ký về việc được cấp mã đơn vị BHXH. Trong khoảng thời gian từ 1-7 ngày làm việc Cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị. 

Sau khi đăng ký thành công mã đơn vị BHXH, đơn vị có thể thực hiện các nghiệp vụ báo tăng giảm lao động. Mã đơn vị này sẽ được sử dụng trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị khi làm việc với cơ quan BHXH.

4. Hướng dẫn 02 cách tra cứu mã đơn vị BHXH

Để tra cứu mã đơn vị bảo hiểm xã hội, hiện nay bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Truy cập trang web Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam - baohiemxahoi.gov.vn. Sau đó, bạn chọn chức năng “Tra cứu trực tuyến” và chọn mục "tra cứu đơn vị tham gia BHXH"

Các bước tra cứu mã đơn vị tham gia BHXH trên website BHXH Việt Nam

Bạn nhập các thông tin gồm Tỉnh thành, cơ quan BHXH và mã số thuế doanh nghiệp của đơn vị, tổ chức cần tra cứu. Bạn sẽ thấy được "mã đơn vị bảo hiểm xã hội" (4) của đối tượng tra cứu.

Cách 2: Bạn liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi đơn vị, tổ chức đăng ký tham gia BHXH để yêu cầu tra cứu mã đơn vị BHXH. Bạn cần mang theo giấy tờ chứng minh nhân thân hoặc giấy tờ ủy quyền của người có quyền hạn.

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ có ích cho bạn đọc. Nếu bạn cần biết thêm gì về mã đơn vị bảo hiểm xã hội hoặc các vấn đề liên quan, bạn có thể liên hệ với phần mềm BHXH điện tử eBH hotline 1900 558873 để được hỗ trợ tốt nhất.