Từ năm 2025, nhiều quy định mới đã được ban hành và chính thức có hiệu lực thi hành trong đó đó có Luật bảo hiểm xã hội năm 2024. Quy định mới nhằm đơn giản hóa thủ tục hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH), đặc biệt là trong việc giảm bớt các loại giấy tờ cần thiết. Dưới đây là một số điểm nổi bật về các giấy tờ sẽ được bãi bỏ hoặc thay thế theo quy định mới.

Một số loại giấy tờ trong BHXH, BHYT được bãi bỏ hoặc thay thế từ 2025

1. Giấy tờ hưởng BHXH, BHYT được bãi bỏ/thay thế từ 2025

Từ năm 2025, ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã có những bước tiến mạnh mẽ trong cải cách thủ tục hành chính, đặc biệt là việc bãi bỏ một số giấy tờ truyền thống nhằm hướng tới số hóa và thuận tiện hơn cho người dân. Dưới đây là các loại giấy tờ chính thức bị bãi bỏ hoặc thay thế căn cứ theo Thông tư số 25/2025/TT-BYT ngày 30/6/2025 của Bộ y tế và các văn bản liên quan.

Bên cạnh đó, từ 2025 trong thành phần hồ sơ hưởng chế độ ốm đau và thai sản BHXH bắt buộc cũng đã được điều chỉnh/thay đổi theo hướng tinh giản cụ thể.

1) Các mẫu giấy tờ được chuẩn hóa và tích hợp vào hệ thống điện tử, giảm yêu cầu nộp bản giấy.

2) Đối với trường hợp người lao động nghỉ việc ngay trong tháng đầu tiên, nếu nghỉ từ 14 ngày trở lên do ốm đau, vẫn phải đóng BHXH nhưng không cần bổ sung giấy xác nhận riêng.

Những thay đổi/điều chỉnh mới về giấy tờ thủ tục hưởng chế độ BHXH nhằm mục tiêu giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ, tăng tính linh hoạt trong xác minh thông tin, hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu giấy tờ, qua đó từng bước hướng tới chuyển đổi số toàn diện trong ngành BHXH.

Nếu bạn là người lao động và đang chuẩn bị hồ sơ hưởng BHXH trong thời gian tới, bạn có thể liên hệ bộ phận BHXH của công ty (thường là bộ phận HR) hoặc tổng đài CSKH của BHXH Việt Nam 1900 9068 (1000đ/phút) để biết cần nộp những giấy tờ gì theo quy định mới.

3 loại bản sao giấy tờ dùng thực hiện bảo hiểm xã hội

2. Bản sao các giấy tờ dùng thực hiện BHXH có giá trị sử dụng không?

Khi làm thủ tục hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), người tham gia cần chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ BHXH. Nhiều người lao động và doanh nghiệp thắc mắc: "Liệu có thể dùng bản sao giấy tờ thay cho bản gốc không?

Bản sao các giấy tờ thường được hiểu là bản sao được tạo ra bằng cách chụp, sao chép, photocopy từ bản gốc. Nếu chỉ đơn thuần thực hiện sao chép theo phương pháp đó, bản sao chỉ có giá trị tham khảo, lưu trữ hoặc đối chiếu đi kèm với bản gốc.

Căn cứ theo khoản 12 Điều 3 Luật BHXH 2024 và Điều 4 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, bản sao các giấy tờ thực hiện bảo hiểm xã hội được quy định là:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

• Bản sao được chứng thực từ bản chính bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

• Trường hợp còn lại là giấy tờ đã được cơ quan BHXH xác nhận, đảm bảo tính chính xác thông qua đối chiếu với bản chính khi nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH.

Như vậy, bản sao các giấy tờ thực hiện bảo hiểm xã hội chỉ được chấp nhận và có giá trị trong hồ sơ nếu được chứng thực bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc được xác nhận bởi cơ quan BHXH.

Một số thủ tục BHXH bắt buộc nộp giấy tờ bản gốc

2.1 Trường hợp nào được sử dụng bản sao các giấy tờ trong thủ tục bảo hiểm xã hội?

Sau khi đã phân biệt được các loại bản sao, câu hỏi quan trọng nhất là: "Khi nào thì được dùng bản sao y chứng thực và khi nào bắt buộc phải có bản gốc?".

Theo quy định tại Quyết định 166/QĐ-BHXH năm 2019 sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 686/QĐ-BHXH năm 2024 và các văn bản hướng dẫn liên quan, hồ sơ nộp cho cơ quan BHXH sử dụng bản sao giấy tờ được gồm các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Được phép nộp bản sao y chứng thực hợp lệ

Đây là những giấy tờ phổ biến mà bạn không cần nộp bản gốc, chỉ cần nộp bản sao đã được chứng thực tại UBND xã/phường hoặc Phòng công chứng. Điều này giúp bạn giữ lại được bản gốc cho các công việc khác.

Các giấy tờ thường gặp bao gồm:

• Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con (để hưởng chế độ thai sản, ốm đau khi con ốm).

• Giấy chứng nhận kết hôn (để hưởng chế độ thai sản, tử tuất).

• Giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (đối với chế độ ốm đau, thai sản).

• Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng Giám định Y khoa (để hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí trước tuổi).

• Giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử (để hưởng chế độ tử tuất).

Trường hợp 2: Bắt buộc phải nộp bản chính

Đây là những giấy tờ có tính chất xác nhận gốc, không thể thay thế bằng bất kỳ loại bản sao nào. Nếu bạn nộp bản sao của các giấy tờ này, hồ sơ chắc chắn sẽ bị trả lại.

Các giấy tờ bắt buộc phải là bản chính:

• Sổ BHXH: Áp dụng khi làm thủ tục chốt sổ, hưởng BHXH một lần, hưởng lương hưu. Đây là giấy tờ gốc ghi nhận toàn bộ quá trình đóng của bạn.

• Các loại đơn đề nghị theo mẫu của cơ quan BHXH: Ví dụ như Mẫu 14-HSB (Đơn đề nghị hưởng BHXH một lần), Mẫu 02-HSB (Đơn đề nghị hưởng chế độ thai sản).

• Giấy ủy quyền làm thủ tục (nếu bạn nhờ người khác làm thay). Giấy này phải là bản chính để đảm bảo tính pháp lý của việc ủy quyền.

Trường hợp 3: Nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu

Đây là một phương án linh hoạt được một số cơ quan BHXH áp dụng để tạo điều kiện cho người lao động.

Bạn nộp một bản photo (không cần chứng thực) của giấy tờ (ví dụ: giấy ra viện) và mang theo bản chính. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp đối chiếu thông tin giữa hai bản, sau đó sẽ ký xác nhận vào bản photo, giữ lại bản photo và trả bản chính cho bạn.

Lưu ý: Việc chấp nhận hình thức đối chiếu này không được áp dụng đồng bộ ở tất cả các cơ quan BHXH. Để chắc chắn, bạn nên gọi điện hoặc hỏi trực tiếp cán bộ tại nơi bạn dự định nộp hồ sơ để biết họ có chấp nhận phương thức này hay không trước khi chuẩn bị.

Như vậy, bản sao các giấy tờ dùng thực hiện bảo hiểm xã hội chỉ có giá trị khi được chứng thực bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc được công nhận bởi cơ quan BHXH. Việc sử dụng các loại bản sao này phụ thuộc vào yêu cầu của từng thủ tục thực hiện.

Hy vọng thông tin do bài viết từ BHXH điện tử eBH cung cấp đã giúp quý khách hiểu rõ quy định và cách sử dụng các loại bản sao giấy tờ khi thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội.

Mạnh Hùng