Từ ngày 01/1/2026, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử sẽ chính thức thay thế sổ giấy trong toàn hệ thống, theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và Nghị định số 164/2025/NĐ-CP. Việc chuyển đổi này không chỉ giúp hiện đại hóa hệ thống quản lý BHXH, mà còn giúp người lao động dễ dàng tra cứu, quản lý thông tin. Vậy sổ BHXH điện tử là gì? Người lao động cần lưu ý gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử chính thức được sử dụng từ ngày 01/1/2026

1. Tìm hiểu chung về sổ bảo hiểm xã hội điện tử

1.1 Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là phiên bản số hóa của sổ bảo hiểm xã hội giấy, do cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện việc phát hành và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu dùng chung với các cơ quan Nhà nước có chức năng liên quan khác.

Sổ BHXH điện tử là hình thức thay thế cho sổ BHXH giấy truyền thống. Theo Luật BHXH 2024, đây là tập hợp dữ liệu điện tử ghi nhận quá trình tham gia và hưởng các chế độ BHXH của người lao động, được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về BHXH.

Việc số hóa sổ BHXH giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng tính bảo mật và thuận tiện cho người lao động trong việc tra cứu, sử dụng.

1.2 Nội dung chính của sổ BHXH điện tử

Sổ BHXH điện tử lưu trữ và ghi nhận đầy đủ thông tin về người tham gia BHXH và quá trình tham gia, đóng, cũng như hưởng các chế độ BHXH như:

• Thông tin cá nhân người lao động: họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch.

• Số CCCD/Định danh cá nhân (thay thế mã số BHXH từ 01/8/2025)

• Toàn bộ quá trình đóng BHXH (bắt buộc, tự nguyện, BHTN, BHYT) theo từng giai đoạn và mức lương đóng.

• Mức lương, thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm.

• Cơ quan, đơn vị sử dụng lao động.

• Thời gian tham gia, thời điểm nghỉ, chuyển nơi làm việc.

• Quá trình giải quyết hưởng các chế độ: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động…

• Các thông báo, điều chỉnh (nếu có) liên quan đến quyền lợi BHXH.

Theo Quyết định 1188/QĐ-BHXH năm 2022, người lao động không cần đăng ký thông tin riêng lẻ mà sẽ được cập nhật tự động và định kỳ trên hệ thống của BHXH Việt Nam và VssID. Cơ quan BHXH sẽ ký số và lưu trữ sổ điện tử trên hệ thống. Người dùng có thể tra cứu thông tin qua ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam.

Sổ BHXH điện tử lưu trữ đầy đủ và có hệ thống thông tin về BHXH của người tham gia

1.3 Lợi ích của sổ BHXH điện tử

Việc số hóa sổ BHXH sang dạng điện tử sẽ mang lại nhiều thuận lợi cho người tham gia BHXH, dưới đây là những lợi ích nổi bật nhất mà người lao động có thể được nhận khi chuyển sang sổ BHXH điện tử:

1. Dễ dàng tra cứu thông tin bảo hiểm qua mạng.

2. Tiện lợi khi làm thủ tục hưởng các chế độ bảo hiểm online.

3. Giảm thủ tục hành chính, không cần giữ bản giấy.

4. Được cập nhật tự động trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

1.4 Tính pháp lý của sổ BHXH điện tử

Theo Điều 27 Luật BHXH 2024 và Điều 5, Nghị định 164/2025/NĐ-CP, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy, được sử dụng trong các giao dịch hành chính, khi giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN và khi chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị.

Cơ quan, tổ chức và người sử dụng lao động phải chấp nhận giá trị pháp lý của sổ BHXH điện tử nếu người lao động cung cấp đầy đủ, hợp lệ.

1.5 Thẩm quyền quản lý sổ BHXH điện tử

Theo Khoản 4, Điều 8, Nghị định số 164/2025/NĐ-CP, sổ bảo hiểm xã hội điện tử của người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, nội dung thông tin được thể hiện đầy đủ như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy. Việc tạo lập, tích hợp và quản lý sổ điện tử này được thực hiện bởi Bộ Quốc phòng, Bộ Công an và được gắn với Tài khoản định danh điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an.

Việc quản lý, sử dụng sổ bảo hiểm xã hội điện tử trong các trường hợp này phải bảo đảm tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.

2. Người tham gia cần làm gì khi sổ bảo hiểm xã hội điện tử được áp dụng

Việc chuyển đổi sang sổ BHXH điện tử sẽ được thực hiện tự động, nhưng người lao động vẫn cần chủ động thực hiện một số bước sau để bảo vệ quyền lợi:

• Tạo tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH: đăng ký trên cổng Dịch vụ công BHXH hoặc qua ứng dụng VssID.

• Kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD, quá trình đóng BHXH… Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu điều chỉnh kịp thời.

• Thường xuyên tra cứu quá trình tham gia BHXH: Giúp kiểm soát quyền lợi và phát hiện bất thường (như doanh nghiệp nợ đóng BHXH).

• Sử dụng sổ BHXH điện tử thay cho sổ giấy: Trong các thủ tục hành chính như nghỉ hưu, nghỉ thai sản, thôi việc…

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội điện tử đã đi vào hoạt động từ 1/7/2025 trên ứng dụng VNeID, và chính thức hoàn thiện dữ liệu từ 1/1/2026. Việc nắm rõ thông tin, tính pháp lý và cách sử dụng sổ BHXH điện tử không chỉ giúp người lao động đảm bảo quyền lợi mà còn góp phần cải cách thủ tục hành chính, minh bạch hóa hệ thống bảo hiểm.

Dương Nguyễn