Sổ bảo hiểm xã hội là một trong những giấy tờ quan trọng đối với người tham gia bảo hiểm xã hội. Mỗi người tham gia chỉ được cấp 1 sổ duy nhất. Vậy sổ bảo hiểm xã hội là gì? Mục đích sử dụng và tầm quan trọng của nó đối với người tham gia bảo hiểm. Tất cả sẽ được EBH gửi đến bạn trong bài viết dưới đây.

Sổ BHXH là một giấy tờ quan trọng đối với người tham gia BHXH

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội là một loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người tham gia. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội.

Những thông tin trong sổ bao gồm thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng bảo hiểm xã hội. Mỗi người lao động chỉ được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội dùng để ghi chép quá trình tham gia BHXH và là căn cứ để giải quyết chế độ BHXH cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Mỗi sổ BHXH có một mã số riêng và duy nhất được cấp từ cơ quan bảo hiểm xã hội.

1.1 Sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Sổ bảo hiểm xã hội là một cuốn sổ giấy có nền màu xanh nhạt và trắng, gồm 4 trang bìa và các tờ rời.

- Trang thứ nhất có ghi quốc hiệu, tiêu ngữ của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, lô gô biểu tượng của Bảo hiểm xã hội màu xanh và ô màu trắng để ghi họ tên, số sổ, số lần cấp.

- Trang thứ hai có ghi số mã số định danh cá nhân, họ và tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số căn cước công dân của người tham gia.

- Trang thứ ba có ghi chế độ người tham gia đã hưởng như chế độ thai sản, tai nạn lao động, số Quyết định, ngày tháng năm hưởng bảo hiểm.

- Trang thứ tư có ghi những lưu ý khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội. Các tờ rời có ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người tham gia.

Mỗi trang trong sổ BHXH đều đóng góp một vai trò nhất định, việc sổ BHXH không toàn vẹn (do thiếu tờ) có thể ảnh hưởng đến quá trình xét hưởng các chế độ BHXH của người tham gia.

1.2 Sổ bảo hiểm xã hội lấy ở đâu?

Đối với mỗi người tham gia BHXH sẽ được cấp một cuốn sổ BHXH duy nhất theo quy định. Bạn có thể lấy sổ bảo hiểm xã hội sẽ tùy theo trường hợp tham gia BHXH của bạn như sau:

1) Nếu bạn là người lao động đang đi làm, bạn có thể nhận lại sổ BHXH tại công ty sau khi công ty đã hoàn tất thủ tục tham gia BHXH bắt buộc cho bạn hoặc bạn có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH nơi công ty bạn tham gia BHXH

2) Nếu bạn tham gia BHXH tự nguyện, bạn có thể đến tổ chức dịch vụ thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.

3) Nếu bạn là người lao động muốn lấy sổ BHXH khi đã nghỉ việc, bạn sẽ nhận lại sổ BHXH của mình tại công ty cũ (đang hoạt động) hoặc tại cơ quan BHXH nơi quản lý BHXH của công ty cũ (đã ngừng hoạt động).

4) Trong trường hợp bạn làm mất sổ BHXH và xin cấp sổ mới. Bạn cần chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH để xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Bạn cũng có thể tự xin cấp lại sổ (không thay đổi thông tin) bằng ứng dụng bảo hiểm xã hội số - VssID của BHXH Việt Nam.

Bạn có thể xem chi tiết cách xử lý khi làm mất sổ bảo hiểm xã hội theo hướng dẫn bên trên tại đây

Người lao động được quyền giữ sổ BHXH của mình

1.3 Ai giữ sổ bảo hiểm xã hội?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 18, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì người lao động sẽ tự quản lý sổ BHXH của mình. Người lao động tự quản lý sổ BHXH sẽ giúp họ dễ dàng theo dõi thông tin về quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Người lao động cũng có thể tự kiểm tra thông tin ghi trên sổ BHXH của mình. Trong trường hợp thông tin sai có thể thông báo lại với người sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH để kịp thời xử lý sớm tránh làm ảnh hưởng đến quyền lợi của NLĐ sau này.

Người lao động tự giữ sổ sẽ tự bảo quản sổ nguyên vẹn và sạch sẽ tránh làm ảnh hưởng đến thông tin ghi trong sổ. Trong trường hợp làm mất, bạn có thể liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm. 

Hiện nay, tại một số công ty người lao động có thể ủy quyền cho công ty giữ sổ BHXH để dễ dàng quản lý và thực hiện các thủ tục giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm cho người lao động.

1.4. Thông tin trên sổ BHXH giấy bị sai có sửa được không?

Nếu thông tin trong sổ bảo hiểm xã hội của bạn bị sai, bạn có thể làm thủ tục điều chỉnh thông tin bị sai trong sổ bảo hiểm xã hội để điều chỉnh lại thông tin cho đúng. Việc này sẽ giúp bạn tránh những rắc rối khi giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội.

1.4.1 Có thể tự sửa thông tin bị sai trên sổ BHXH của mình được không?

Đối với các nội dung ghi trên cuốn sổ bảo hiểm xã hội bằng giấy bị sai hoặc không, bạn cũng sẽ không được tự sửa lại hoặc thay đổi thông tin ghi trên sổ.

Cách xử lý đối với các trường hợp thông tin ghi trên sổ BHXH bị sai, nếu bạn là người lao động đang đi làm bạn có thể ủy quyền cho người sử dụng lao động làm thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH và thu hồi sổ BHXH theo quy định.

Ngoài ra, các trường hợp cá nhân cố tình sửa chữa làm sai lệch nội dung ghi trên sổ BHXH có thể bị xử lý phạt hành chính trong lĩnh vực BHXH từ 1 đến 2 triệu đồng (quy định tại Điều 39, Nghị định 28/2020/NĐ-CP)

2. Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là một loại sổ được cơ quan bảo hiểm xã hội số hóa từ sổ bảo hiểm xã hội bản giấy. Sổ bảo hiểm xã hội điện tử chứa đựng các thông tin liên quan đến người lao động cùng quá trình đóng và hưởng bảo hiểm xã hội của người lao động.

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu dùng chung của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để đáp ứng việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và nhu cầu tra cứu và cung cấp thông tin cho cá nhân, tổ chức.

Để đăng ký sổ bảo hiểm xã hội điện tử, bạn có thể tải và cài đặt ứng dụng VssID trên thiết bị điện thoại thông minh của mình.

VssID là ứng dụng do Bảo hiểm xã hội Việt Nam phát triển, giúp bạn tra cứu, theo dõi và quản lý thông tin bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bạn có thể tải ứng dụng từ cửa hàng App Store (điện thoại IOS) hoặc Google Play (điện thoại Android).

Sau khi tải và cài đặt ứng dụng, bạn cần đăng ký tài khoản BHXH (cũng là tài khoản dùng đăng nhập cổng dịch vụ công BHXH) với cơ quan BHXH, gửi ảnh chân dung, ảnh thẻ CCCD và chờ cơ quan BHXH duyệt và trả mã đăng nhập qua số điện thoại/ Email cá nhân đã đăng ký.

Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về sổ bảo hiểm xã hội. Nếu bạn có câu hỏi gì khác, xin vui lòng liên hệ với EBH. EBH luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn.

Tài Phạm - EBH