Trong quá trình sử dụng sổ bảo hiểm xã hội người lao động sẽ thường gặp phải một số vấn đề phát sinh liên quan đến sổ BHXH. Dưới đây là 5 vấn đề thường gặp và cách giải quyết đối với mỗi trường hợp người lao động có thể tham khảo.

5 vấn đề thường gặp liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội

1. Bị thất lạc sổ BHXH, mất sổ BHXH phải giải quyết thế nào? 

Do quá trình công tác hoặc quá trình giữ sổ bảo hiểm xã hội rất nhiều người lao động bị thất lạc sổ BHXH hoặc mất sổ BHXH. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến việc theo dõi quá trình tham gia BHXH cũng như làm hồ sơ thủ tục hưởng BHXH cho người lao động.

Trong trường hợp làm thất lạc sổ BHXH hoặc mất sổ BHXH người lao động làm đơn xin cấp lại sổ BHXH mới. Tiến hành lập tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS.

Sau khi hoàn tất hồ sơ xin cấp sổ BHXH người lao động hoặc đơn vị nộp cho cơ quan BHXH để được xem xét, giải quyết. Được cấp sổ mới, tuy nhiên tuy nhiên mã sổ BHXH vẫn được lấy theo mã sổ BHXH cũ và cũng là mã số định danh duy nhất trong suốt quá trình tham gia BHXH.

Trong trường hợp nếu đơn vị cũ chưa thực hiện xác nhận quá trình đóng BHXH cho người lao động thì khi giải quyết các chế độ BHXH, cơ quan BHXH sẽ không tính thời gian tham gia BHXH tại đơn vị đó để tính hưởng các chế độ BHXH.

2. Người lao động có được tự chốt sổ BHXH được không?

Rất nhiều người lao động muốn được tự chốt BHXH, tuy nhiên theo Luật người lao động không được tự chốt BHXH. Cụ thể như sau:

Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 47, Bộ Luật lao động 2012 quy định:

“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.

Căn cứ vào Khoản 5, Điều 21, Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động:

“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, ở thời điểm hiện tại người lao động không thể tự chốt sổ BHXH cho mình. Người sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH có nghĩa vụ và trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động khi được người lao động yêu cầu.

Phương án giải quyết là khi người lao động muốn chốt sổ BHXH, người lao động cần yêu cầu người sử dụng lao động, các cơ quan BHXH có thẩm quyền trực tiếp quản lý hồ sơ BHXH của mình thực hiện chốt sổ.

Người lao động tuyệt đối không tự ý chốt sổ, như vậy là sai quy định của Pháp luật. Người lao động có thể bị phạt nếu cố tình chốt sổ làm sai lệch thông tin và gây hậu quả nghiêm trọng.

Có nên tiếp tục dùng sổ BHXH công ty cũ hay xin cấp sổ mới

3. Có nên tiếp tục dùng sổ BHXH công ty cũ sau khi nghỉ việc?

Lấy sổ BHXH tại công ty cũ hay xin cấp lại sổ BHXH mới khi chuyển nơi công tác? Theo quy định của Pháp luật thì mỗi người khi tham gia BHXH sẽ chỉ được sở hữu 1 sổ BHXH ứng với 1 mã số BHXH định danh duy nhất. Mã số này được sử dụng cho người lao động trong quá trình tham gia BHXH.

Người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với công ty cũ sẽ được đơn vị này chốt sổ BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động theo quy định.

Người lao động nhận lại sổ BHXH tại công ty cũ và tiếp tục đóng BHXH tại nơi làm việc mới.

Tuy nhiên trong một số trường hợp công ty cũ đã giải thể, phá sản và nợ tiền đóng BHXH khiến người lao động gặp khó khăn trong việc chốt sổ và tiếp tục đóng BHXH.

Trong trường hợp này người lao động có thể thực hiện theo 2 cách giải quyết sau đây:

- Yêu cầu công ty cũ thực hiện trách nhiệm chốt sổ BHXH theo quy định.

- Hủy quá trình tham gia BHXH tại công ty cũ (tính đế thời điểm đóng BHXH cuối cùng) để được chốt sổ và tiếp tục quá trình tham gia BHXH để không bị gián đoạn.

4. Người lao động thay đổi số CCCD có phải cấp lại sổ BHXH?

Người lao động đổi từ thẻ CMND 9 số sang thẻ CCCD 13 số dẫn đến thông tin ghi trên sổ BHXH bị sai. Trong trường hợp này người lao động cần thực hiện thủ tục điều chỉnh lại thông tin ghi trên sổ BHXH theo quy định.

Căn cứ theo quy định tại Điều 27, Quyết định 595/QĐ-BHXH và Khoản 31, Điều 1, Quyết định 505/QĐ-BHXH người sử dụng lao động hoặc người lao động làm hồ sơ và thủ tục cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin cá nhân như: Số CMND; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH.

Như vậy, trong trường hợp thông tin ghi trên sổ BHXH của người lao động bị sai, người lao động cần thực hiện các thủ tục cấp lại sổ BHXH theo quy trình mà pháp luật quy định.

Mất sổ BHXH làm thế nào để nhận BHXH 1 lần

5. Mất sổ bảo hiểm xã hội có được nhận BHXH 1 lần không?

Hiện nay việc giữ sổ bảo hiểm xã hội là do người tham gia BHXH tự quản lý. Do đó sẽ không tránh khỏi tình trạng sổ BHXH bị mất. Vậy trong trường hợp mất sổ thì người lao động có được rút BHXH 1 lần không?

Theo quy định về hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội một lần có yêu cầu bản gốc sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. Như vậy, người lao động không giữ sổ BHXH gốc sẽ không được cơ quan BHXH giải quyết hưởng chế đọ BHXH 1 lần theo quy định.

Trong trường hợp này người lao động cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Thực hiện làm thủ tục xin cấp lại sổ BHXH do mất sổ.

Bước 2: Sau khi nhận sổ người lao động gửi để nghị đến cơ quan BHXH sẽ được giải quyết hưởng BHXH 1 lần theo quy định.

Như vậy, người lao động muốn rút BHXH 1 lần cần bắt buộc phải có sổ BHXH bản chính.

Sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ quan trọng đối với người tham gia đóng bảo hiểm xã hội làm căn cứ để hưởng các chế độ BHXH. Do đó người lao động cần bảo quản sổ tốt nhất để tránh làm ảnh hưởng đến việc hưởng các quyền lợi về bảo hiểm của bản thân.

Trên đây là 5 trong số rất nhiều các vấn đề liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội trong quá trình sử dụng. Bảo hiểm xã hội điện tử eBH mong rằng những chỉa sẻ trên có thể mang lại cho Quý độc giả những thông tin hữu ích nhất.