Sổ bảo hiểm xã hội được cấp mấy lần? là câu hỏi được nhiều người tham gia Bảo hiểm xã hội quan tâm. Vậy quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề này như thế nào? Hãy cùng EBH tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Sổ BHXH cấp lần đầu là sổ duy nhất ứng với 1 mã số BHXH

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp mấy lần?

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là sổ dùng để ghi chép quá trình đóng và hưởng các chế độ BHXH của người lao động, làm căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH cho người tham gia theo quy định của pháp luật.

Theo Luật BHXH năm 2014, mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH duy nhất, tương ứng với một mã số BHXH.

Pháp luật không quy định số lần cấp sổ BHXH cho người tham gia. Tuy nhiên, pháp luật có quy định về cấp sổ BHXH mới và cấp lại sổ BHXH trong các trường hợp sau:

- Cấp sổ BHXH mới cho người tham gia BHXH lần đầu tiên.

- Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) trong các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

- Cấp lại bìa sổ BHXH trong các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.

- Cấp lại tờ rời sổ BHXH trong các trường hợp: mất, hỏng.

Nếu người lao động có từ hai sổ BHXH trở lên do nhiều lần thay đổi công việc mà không gộp sổ, thì phải làm thủ tục gộp sổ theo quy định.

Thủ tục gộp sổ BHXH bao gồm: tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH; sổ BHXH (tất cả các sổ); bảng kê thông tin. Hồ sơ được nộp cho người sử dụng lao động nơi làm việc hoặc trực tiếp nộp tại cơ quan BHXH nơi tham gia bảo hiểm.

Sổ BHXH cấp lần đầu và Sổ BHXH cấp lại

2. Quy định về Sổ BHXH được cấp lần đầu và sổ cấp lại

Theo quy định người lao động đăng ký tham gia BHXH lần đầu sẽ được cấp 01 sổ bảo hiểm xã hội (lần đầu) và thực hiện cấp lại sổ BHXH theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội. Trường hợp sổ BHXH được cấp lại trên sổ sẽ ghi rõ sổ cấp lại.

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào giới hạn số lần cấp lại sổ BHXH, do đó nếu người lao động thuộc các trường hợp được cấp lại sổ BHXH có thể làm hồ sơ nộp Cơ quan BHXH để được cấp lại.

1) Người tham gia BHXH được cấp sổ BHXH lần đầu khi đăng ký tham gia BHXH lần đầu. Bên cạnh đó cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp lại sổ trong các trường hợp người tham gia nộp hồ sơ yêu cầu và theo quy định của pháp luật.

2) Trường hợp được cấp lại sổ BHXH gồm có các trường hợp sau: Sổ BHXH bị mất hỏng, gộp sổ BHXH và thay đổi thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH.

2.1 Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Điều 27 Quy trình ban hành tại Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 được sửa đổi bổ sung tại Khoản 31, Điều 1, Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 về hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bao gồm: 

1) Hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

2) Hồ sơ cấp lại sổ BHXH do gộp sổ BHXH gồm: Tờ khai theo mẫu TK1-TS và các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có)

3) Hồ sơ cấp lại sổ BHXH do thay đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH gồm:

- Đối với người tham gia:  Tờ khai Mẫu TK1-TS và hồ sơ kèm theo tương ứng với các trường hợp thay đổi thông tin

- Đối với đơn vị/doanh nghiệp: Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS.

Người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị/doanh nghiệp còn đối với người tham gia BHXH tự nguyện nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia.

2.2 Thời gian giải quyết cấp lại sổ BHXH cho người tham gia 

Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ BHXH cho người tham gia khi nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo Điều 28 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017.

1) Thời gian cấp sổ BHXH lần đầu cho người tham gia là:

Với người tham gia BHXH bắt buộc: thời hạn cấp sổ là trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia BHXH bắt buộc lần đầu. 

Với người tham gia BHXH tự nguyện: thời hạn cấp sổ là 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định

2) Thời gian cấp lại sổ BHXH cho người tham gia là 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cấp lại BHXH. Nếu quá trình xác minh thời gian đóng BHXH phức tạp thì không quá 45 ngày. 

Thời hạn là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia BHXH của người lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải cấp lại sổ BHXH. 

Trường hợp không cấp lại sổ thì cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về số lần cấp sổ BHXH cho người tham gia. Nếu bạn có những thắc mắc liên quan. Xin vui lòng liên hệ với EBH hoặc bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH gần nhất để được hỗ trợ tốt nhất.

Thu Hương - EBH