Hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động. Doanh nghiệp lập hồ sơ và thực hiện các bước thủ tục đăng ký gửi đến cơ quan BHXH theo quy định của Pháp luật, đảm bảo quyền lợi cho người lao động đồng thời tránh được việc bị phạt do quá thời hạn lập.

Đăng ký BHXH cho người lao động nhanh chóng theo quy định

1. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu tại Doanh nghiệp

Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 năm 2014, hiện tại có 2 nhóm đối tượng tham gia BHXH chính là nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và nhóm đối tượng tham gia BHXH theo hình thức tự nguyện.

Tại Doanh nghiệp các đối tượng tham gia BHXH lần đầu thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc căn cứ quy định tại Điều 2, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Điều 2, Nghị định 143/2018/NĐ-CP bao gồm:

1) Người lao động là công dân Việt Nam:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động.

• Cán bộ, công chức, viên chức; lực lượng an ninh quốc phòng.

• Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

• Người quản lý doanh nghiệp người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.

• Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

2) Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

Người có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động

Đối với mỗi đối tượng khác nhau hồ sơ đăng ký BHXH sẽ khác nhau. Căn cứ vào Quyết định 772/QĐ-BHXH ngày 15/6/2018 hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

2.1 Hồ sơ cho người lao động trong nước và lao động làm việc ở nước ngoài

a) Người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động gồm:

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS

2. Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

b) Người lao động đi làm việc ở nước ngoài

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT mẫu TK1-TS

2. Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động tham gia BHXH lần đầu

2.2 Hồ sơ đơn vị sử dụng lao động đăng ký BHXH lần đầu

Doanh nghiệp lần đầu đăng ký Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp thực hiện hồ sơ đăng ký bao gồm:

1. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS.

2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS

3. Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS

Thành phần hồ sơ nêu trên nếu không quy định là bản chính thì doanh nghiệp có thể nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.

3. Quy trình và thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Căn cứ vào Quyết định 772/QĐ-BHXH trình tự thực hiện và cách thức đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu gồm các bước như sau:

3.1 Quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động

1. Đối với người lao động làm việc ở nước ngoài:

Lập hồ sơ theo quy định đóng qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cư trú của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

2. Đối với đơn vị sử dụng lao động:

Bước 1: Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH.

Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS đối với người lao động chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH).

Bước 2: Nộp hồ sơ theo quy định.

Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết.

3.2 Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động

Bước 1: Nộp hồ sơ

Đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài có thể nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trực tiếp hoặc nộp hồ sơ online theo một trong các phương thức sau:

1. Thông qua thực hiện giao dịch BHXH điện tử.

2. Thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

3. Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Đối với trường hợp doanh nghiệp thực hiện thông qua giao dịch BHXH điện tử: Đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan BHXH trên phần mềm kê khai BHXH của BHXH Việt Nam hoặc phần mềm BHXH điện tử do tổ chức IVAN BHXH cung cấp.

Bước 2. Nhận kết quả giải quyết

Đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động làm việc ở nước ngoài nhận sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký.

Lưu ý thời gian thực hiện đăng ký BHXH cho người lao động là 30 ngày, tính từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động, doanh nghiệp phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Hiện nay, việc thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đầu cho người lao động đã được tối giản các thủ tục hành chính thông qua giao dịch điện tử giúp người lao động, doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí.

Trên đây là toàn bộ quy trình và thủ tục đăng ký BHXH cho người lao động lần đầu tham gia. Bảo hiểm xã hội điện tử eBH mong rằng có thể mang lại cho người lao động, Quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích nhất.

Trong trường hợp khách hàng có những thắc mắc cần được tư vấn về việc đăng ký BHXH hoặc sử dụng phần mềm BHXH điện tử eBH - Thái Sơn trong các giao dịch điện tử. Xin vui lòng liên hệ Trung tâm hỗ trợ khách hàng EBH để được hỗ trợ tốt nhất.