Trong nhiều trường hợp do thay đổi công việc nhiều lần khiến có không ít người lao động sở hữu từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên, thậm chí là 2 sổ ở 2 tỉnh khác nhau. Điều này sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng chế độ BHXH của người lao động. Theo quy định, người lao động sẽ phải gộp sổ BHXH. Vậy thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội như thế nào? Mời bạn hãy cùng EBH tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Thủ tục gộp sổ BHXH người lao động cần làm gì?

1. Gộp sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là quá trình thực hiện gộp nhiều sổ bảo hiểm xã hội thành một sổ duy nhất. Điều này đảm bảo thực hiện theo đúng quy định gộp sổ BHXH theo Luật bảo hiểm xã hội.

Theo đó, căn cứ theo khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định như sau:

Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới.

Về nguyên tắc và theo quy định của pháp luật thì mỗi người lao động chỉ được sở hữu duy nhất 01 sổ bảo hiểm xã hội.

Đối tượng gộp sổ BHXH là những người lao động có nhiều hơn 2 sổ BHXH. Người lao động bắt buộc phải gộp những sổ này với nhau theo đúng quy định nếu không họ sẽ gặp khó khăn trong việc hưởng các chế độ BHXH.

2. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là một thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội. Theo quy định của luật bảo hiểm xã hội, người lao động có từ hai sổ BHXH trở lên phải gộp lại thành một sổ duy nhất để cơ quan BHXH có thể ghi nhận chính xác quá trình đóng, hưởng BHXH.

Trước khi làm thủ tục gộp sổ BHXH, người lao động cần kiểm tra kỹ lại các thông tin cá nhân và nội dung ghi nhận trên các sổ bảo hiểm xã hội. 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:

- Trường hợp các thông tin cá nhân trùng khớp, người lao động thực hiện kiểm tra tiếp quá trình tham gia ở 2 sổ có bị trùng hay không?

- Trường hợp thông tin cá nhân trên 2 sổ ghi nhận khác nhau hoặc quá trình tham gia BHXH bị trùng thời gian đóng, người lao động sẽ phải làm hồ sơ điều chỉnh thông tin hoặc nội dung ghi nhận để được cập nhật lại.

Làm thủ tục gộp sổ BHXH mất bao lâu?

2.1. Hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH

Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH bao gồm:

- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (đối với người lao động);

- Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).

- Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);

- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động);

2.2. Làm thủ tục gộp sổ BHXH ở đâu?

Về địa điểm làm thủ tục và nộp hồ sơ gộp sổ BHXH, người lao động nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động tại đơn vị nơi mình đang làm việc hoặc nộp trực tiếp tại Cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm.

2.2.1 Gộp sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?

Thời gian giải quyết hồ sơ không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp cơ quan BHXH cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị (nơi người lao động có thời gian làm việc) thì phải có văn bản thông báo cho người lao động được biết và thời gian giải quyết hồ sơ không quá 45 ngày.

Lưu ý: Căn cứ theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

Hướng dẫn gộp sổ BHXH ở 2 tỉnh khác nhau

3. Gộp sổ bảo hiểm xã hội khác tỉnh như thế nào?

Người lao động do thay đổi công việc hoặc làm việc tại 2 công ty ở 2 tỉnh thành khác nhau có thể xảy ra trường hợp sở hữu 2 sổ BHXH ở 2 tỉnh ở cả 2 tỉnh đó. Trong trường hợp này người lao động cần phải thực hiện gộp sổ BHXH theo đúng quy định. Cụ thể như sau:

Căn cứ quy định tại khoản b điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam, thủ tục gộp sổ BHXH ở 2 tỉnh khác nhau sẽ cần những giấy tờ sau:

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

2. Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

3.1 Nộp hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội khác tỉnh ở đâu?

Căn cứ quy định tại tiết c, Điểm 1.1, Khoản 1, Điều 31, Văn bản số 2089/VBHN-BHXH thì người tham gia BHXH tham gia BHXH ở khác tỉnh mà đang làm việc tại công ty thì nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH quản lý.

4. Có 2 sổ BHXH nhưng bị mất 1 sổ có gộp sổ BHXH được không?

Người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) nhưng đã bị mất một sổ BHXH vẫn có thể làm thủ tục gộp sổ BHXH. Trong trường hợp này khi kê khai tờ khai theo mẫu TK1-TS, người gộp sổ sẽ thực hiện khai báo đồng thời 2 nội dung gồm cấp lại sổ BHXH và gộp sổ BHXH (gọi tắt là cấp gộp sổ bảo hiểm xã hội).

Thủ tục cấp, gộp sổ BHXH khi người lao động bị mất 1 sổ bảo hiểm

4.1 Hồ sơ cấp gộp sổ bảo hiểm xã hội 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 27 và Mục 3, 4, Phụ lục 01, Văn bản hợp nhất Quyết định số 2525/VBHN-BHXH ngày 15/8/2023 của BHXH Việt Nam.

Người lao động gộp sổ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm đầy đủ các thành phần hồ sơ làm thủ tục cấp gộp sổ bảo hiểm xã hội gồm có:

(1) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS.

(2) Tất cả các sổ BHXH (nếu có).

Lưu ý: Người lao động chỉ cần khai mã số sổ BHXH và không cần phải khai chi tiết quá trình đóng BHXH của các sổ.

4.2 Quy trình cấp gộp sổ bảo hiểm xã hội

Để quá trình thực hiện thủ tục gộp 2 sổ bảo hiểm trong trường hợp bị mất 1 sổ diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh vấn đề, bạn cần chủ động thực hiện các bước kiểm tra thông tin.

Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ bảo hiểm xã hội.

Kiểm tra thông tin cá nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên hai sổ bảo hiểm xã hội, có hai trường hợp như sau:

TH 1: Thông tin cá nhân của người lao động trùng khớp ⇒ Tiếp tục kiểm tra quá trình đóng BHXH.

TH 2: Thông tin cá nhân của người tham gia khác nhau ⇒ Làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để đồng nhất thông tin trên hai sổ BHXH.

Bước 2: Kiểm tra nội dung ghi nhận sổ bảo hiểm xã hội

Quá trình đóng bảo hiểm xã hội trên sổ BHXH có thể xảy ra các trường hợp như ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh.

TH 1: Nội dung ghi nhận trên sổ bảo hiểm xã hội đầy đủ và chính xác.

TH 2: Nội dung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng hoặc sai thông tin chức danh, mức lương,... ⇒ Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH.

Bước 3: Sau khi kiểm tra, người lao động nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp huyện nơi tham gia BHXH.

Thời gian giải quyết thủ tục cấp gộp sổ BHXH căn cứ Khoản 2 Điều 29 Quyết định số 2525/VBHN-BHXH là không quá 10 ngày từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trong trường hợp đặc biệt cần xác minh lại về thời gian đóng BHXH thì thời gian giải quyết có thể kéo dài đến 45 ngày, và cơ quan BHXH sẽ thông báo trước cho người lao động.

Trên đây là hướng dẫn người lao động thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội trong một số trường hợp. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, bạn có thể liên hệ với Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hoặc liên hệ tổng đài CSKH BHXH Việt Nam 1900 9068 cước phí là 1000 đồng/phút để được giúp đỡ.