Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là giải pháp tối ưu của nhiều doanh nghiệp hiện nay nhằm thay thế cho phương thức khai báo BHXH thủ công. Vậy khai BHXH qua mạng là gì? và điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo qua mạng như thế nào? Hãy cùng EBH tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Khai BHXH là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp tham gia BHXH

1. Khai bảo hiểm xã hội là gì?

Khai bảo hiểm xã hội là thủ tục mà người lao động và người sử dụng lao động phải thực hiện để tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) theo quy định của pháp luật. Khai BHXH giúp người lao động được hưởng các chế độ BHXH khi bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết.

Khai bảo hiểm xã hội hiện nay có thể thực hiện theo hai cách: thủ công hoặc qua phần mềm (qua mạng). 

1) Khai báo thủ công: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm các tờ khai và giấy tờ liên quan, sau đó nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH quản lý của công ty ở cấp huyện hoặc tỉnh.

Cách này có thể mất nhiều thời gian và công sức hơn. Để khai báo bảo hiểm xã hội thủ công Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Người lao động và doanh nghiệp phối hợp với nhau để hoàn thiện hồ sơ bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Hình thức nộp hồ sơ có thể là qua bưu điện, nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Bước 3: Người sử dụng lao động đóng tiền cho cơ quan bảo hiểm.

2) Khai báo qua mạng: Doanh nghiệp truy cập vào website Dịch vụ công BHXH hoặc tải phần mềm kê khai BHXH về máy tính để đăng ký thông tin và tài khoản giao dịch điện tử (tài khoản IVAN) và kê khai theo hướng dẫn.

1.1. Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là gì?

Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là việc các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội thông qua hệ thống điện tử sử dụng mạng internet. Hồ sơ kê khai BHXH qua mạng được cơ quan bảo hiểm xã hội chấp nhận như hồ sơ giấy của người tham gia nộp tại cơ quan bảo hiểm xã hội.

Khai BHXH qua mạng là hình thức bắt đầu được triển khai từ giữa năm 2015, thực hiện theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg ngày 09/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về thí điểm giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Các doanh nghiệp hiện nay đã thuận tiện hơn trong giao dịch với các Cơ quan quản lý BHXH thông qua mạng internet.

Với cách khai BHXH qua mạng doanh nghiệp được hưởng lợi như tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm rủi ro sai sót, tăng tính minh bạch và lưu trữ hồ sơ an toàn, đồng thời giúp doanh nghiệp theo dõi được tình hình đóng BHXH của người lao động.

Khai BHXH qua mạng cần phải có chữ ký số doanh nghiệp

1.1.1 Khai BHXH quan mạng có những yêu cầu bắt buộc nào?

Để khai báo bảo hiểm xã hội qua mạng, bạn cần có những yêu cầu bắt buộc sau:

1) Chữ ký số của doanh nghiệp, được cấp bởi một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số được cấp phép.

2) Hệ thống máy tính có kết nối internet ổn định.

3) Phần mềm khai bảo hiểm xã hội, bạn có thể tải và cài đặt phần mềm BXHXH từ website.

4) Tài khoản giao dịch trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam, có thể đăng ký trực tiếp trên cổng hoặc qua phần mềm.

1.2 Doanh nghiệp đăng ký tài khoản giao dịch điện tử BHXH như nào?

Để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau: 

Cách 1: Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử BHXH qua website Dịch vụ công BHXH bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Bạn cần có chữ ký số, cài đặt chương trình Java, điền các thông tin cần thiết và nhận mã kích hoạt qua email. 

Cách 2: Đăng ký qua phần mềm BHXH điện tử được cơ quan BHXH Việt Nam ký hợp đồng cho phép cung cấp dịch vụ IVAN. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm cần đăng ký tài khoản I-VAN là tài khoản giao dịch BHXH điện tử, giúp khai báo và nộp các hồ sơ BHXH qua mạng internet.

Bạn đăng ký tài khoản I-VAN bằng chữ ký số của doanh nghiệp và sử dụng một trong các phần mềm BHXH điện tử được cấp phép, như phần mềm EBH. Bạn có thể xem hướng dẫn đăng ký tài khoản I-VAN [tại đây] hoặc thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tải về và cài đặt phần mềm EBH.

Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm EBH bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Bước 3: Chọn mục "Đăng ký giao dịch BHXH điện tử" và điền các thông tin cần thiết.

Bước 4: Ký số và gửi yêu cầu đăng ký lên cơ quan BHXH.

Bước 5: Kiểm tra email để nhận mã kích hoạt và hoàn tất đăng ký.

Nếu bạn cần hỗ trợ đăng ký trên phần mềm EBH bạn có thể liên hệ tổng đài CSKH phần mềm EBH 1900 558873 (miễn phí) để được hỗ trợ.

Trên đây là chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH về vấn đề khai bảo hiểm xã hội qua mạng. EBH hy vọng đã có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có thắc mắc liên quan, bạn có thể liên hệ với EBH, cơ quan BHXH quản lý doanh nghiệp hoặc BHXH Việt Nam theo số tổng đài 1900 9068 (phí 1000 đồng/phút).

Tài Phạm - EBH