Những ngày đầu thành lập công ty, hàng chục đầu việc ập đến cùng lúc: đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng lao động, lo mặt bằng, tuyển người... Trong guồng quay đó, thủ tục bảo hiểm xã hội thường bị xếp vào danh sách "để sau làm". Và "sau" đôi khi kéo dài đến tận khi cơ quan BHXH gửi thông báo hoặc người lao động hỏi đến sổ BHXH. 

Thực tế không ít kế toán và chủ doanh nghiệp mới thành lập chia sẻ rằng họ không biết mình phải đăng ký BHXH cho nhân viên ngay từ tháng đầu tiên ký hợp đồng, chứ không phải chờ đến khi ổn định hay qua thử việc. Bài viết này hướng dẫn toàn bộ quy trình khai báo BHXH điện tử dành cho doanh nghiệp mới thành lập - từ hồ sơ, thời hạn đến các bước thực hiện cụ thể.

1. Doanh nghiệp mới có lao động phải khai báo BHXH

Nhiều người mặc định rằng doanh nghiệp mới cần "ổn định" hoặc qua giai đoạn thử việc mới tính đến BHXH. Nhưng theo quy định hiện hành, ngay khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng trở lên, người lao động đã thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc và nghĩa vụ đăng ký cũng bắt đầu từ thời điểm đó.

Điều này áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hay chi nhánh mới mở. Không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động.

1.1 Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu

Theo quy định tại Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Với doanh nghiệp mới thành lập chưa có mã đơn vị BHXH, bước đầu tiên là xin cấp mã đơn vị - mã này là "chìa khóa" để thực hiện mọi giao dịch BHXH về sau. Thủ tục cấp mã không mất phí và cơ quan BHXH có trách nhiệm xử lý trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ (theo quy trình thu, cấp sổ, thẻ BHXH hiện hành).

Lưu ý: Từ ngày 01/07/2025, một số quy định về thủ tục đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN đã được cập nhật theo Luật BHXH số 41/2024/QH15. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại mẫu biểu mới nhất trên cổng BHXH Việt Nam hoặc liên hệ cơ quan BHXH địa phương để đảm bảo nộp đúng mẫu.

2. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu gồm những gì?

Bộ hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm:

a) Về phía đơn vị sử dụng lao động:

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Kèm theo bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập

• Mẫu D02-LT: Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Đây là danh sách nhân viên cần đăng ký tăng mới.

b) Về phía người lao động:

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT của từng cá nhân, áp dụng cho những người chưa có mã số BHXH.

Toàn bộ mẫu biểu có thể tải miễn phí tại cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam (baohiemxahoi.gov.vn) hoặc trực tiếp trên phần mềm khai báo BHXH điện tử.

3. Các bước khai báo BHXH điện tử từ đầu đến cuối

Khai báo qua hệ thống điện tử hiện là hình thức được ưu tiên, giúp doanh nghiệp không cần đến trực tiếp cơ quan BHXH cho hầu hết thủ tục. Quy trình gồm 4 bước chính:

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số

Doanh nghiệp cần có chữ ký số (token USB hoặc chữ ký số từ xa) để xác thực hồ sơ điện tử. Đây là điều kiện tiên quyết cho mọi giao dịch BHXH online.

Bước 2: Nhập thông tin và tạo hồ sơ

Sử dụng phần mềm khai báo BHXH điện tử để nhập thông tin đơn vị, danh sách lao động và tạo hồ sơ theo đúng mẫu biểu yêu cầu. Phần mềm sẽ tự động sinh các mẫu TK3-TS, D02-LT theo chuẩn của cơ quan BHXH - tránh sai sót do nhập tay.

Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ

Hồ sơ sau khi hoàn chỉnh được ký số và gửi lên cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN được BHXH Việt Nam cấp phép. Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hồ sơ trực tiếp trên hệ thống.

Bước 4: Nhận kết quả

Cơ quan BHXH xử lý hồ sơ và trả kết quả điện tử (mã đơn vị BHXH, sổ BHXH điện tử) trong vòng 5 ngày làm việc. Kết quả được trả về ngay trên hệ thống, không cần đến nhận trực tiếp.

4. 03 điểm doanh nghiệp mới hay nhầm khi tham gia BHXH lần đầu

4.1 Nhầm giữa "thử việc" và "chưa phải đóng BHXH"

Người lao động trong thời gian thử việc chưa bắt buộc tham gia BHXH - nhưng ngay khi ký hợp đồng chính thức có thời hạn từ 1 tháng trở lên, nghĩa vụ đăng ký phát sinh ngay, không có thêm thời gian ân hạn.

4.2 Chờ đủ nhiều lao động mới làm hồ sơ

Không có quy định ngưỡng số lượng lao động tối thiểu để đăng ký BHXH. Dù chỉ có 1 nhân viên ký hợp đồng đủ điều kiện, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ đăng ký và nộp hồ sơ trong vòng 30 ngày.

4.3 Nộp hồ sơ giấy thay vì điện tử

Nhiều doanh nghiệp mới vẫn nộp hồ sơ giấy trực tiếp do chưa quen với hệ thống điện tử. Hình thức này vẫn hợp lệ, nhưng mất nhiều thời gian hơn và không tiện theo dõi trạng thái hồ sơ. Khi khối lượng khai báo tăng lên theo số lượng nhân sự, giao dịch điện tử sẽ giúp tiết kiệm đáng kể công sức cho bộ phận kế toán - nhân sự.

Phần mềm eBH hỗ trợ doanh nghiệp mới thực hiện toàn bộ quy trình khai báo BHXH điện tử ngay từ bước đầu tiên: tạo hồ sơ đúng mẫu, ký số và nộp trực tuyến, theo dõi kết quả xử lý - không cần đến cơ quan BHXH. Hiện có hơn 100.000 doanh nghiệp trên cả nước đang sử dụng eBH như tổ chức I-VAN được BHXH Việt Nam ký hợp đồng chính thức.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH. Hy vọng những thông tin từ bài viết sẽ giúp ích cho người đọc trong việc thực hiện đầy đủ và đúng các quy định.

Tài Phạm