Ngày 14/3/2025, Cơ quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Thông báo 1483/TB-BHXH về danh mục tên và ký hiệu mã số hồ sơ giấy. Theo đó, các cơ quan, đơn vị khi gửi hồ sơ cần ghi rõ mã ký hiệu trên bìa thư để đảm bảo tiếp nhận và xử lý nhanh chóng. Bài viết sau sẽ giới thiệu chi tiết danh mục và cách sử dụng mã số này.

Danh mục tên và ký hiệu mã số hồ sơ giấy ngoài bìa thư

1. Danh mục tên và ký hiệu mã số hồ sơ giấy ngoài bìa thư

Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg và Quyết định số 41/2011/QĐ-TTg đã quy định cụ thể danh mục chi tiết tên và mã số định danh cho các loại hồ sơ giấy thuộc lĩnh vực Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Danh mục có hiệu lực áp dụng đối với tất cả các cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan.

Cụ thể, danh mục và ký hiệu mã số hồ sơ giấy trong lĩnh vực BHXH được quy định như sau:

- Đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị:

Kể từ ngày 04/03/2025, khi có nhu cầu gửi hồ sơ thủ tục hành chính liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN đến cơ quan BHXH và muốn nhận kết quả giải quyết qua dịch vụ bưu chính tại địa chỉ của đơn vị, doanh nghiệp cần ghi rõ ràng mã số và tên loại hồ sơ tương ứng theo Phụ lục đính kèm trên bề mặt phong bì. Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho quá trình tiếp nhận, thanh toán cước phí và đối soát hồ sơ trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN.

Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ chịu trách nhiệm thanh toán cước phí bưu chính cho việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN thông qua dịch vụ bưu chính công ích do các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng.

Đối với các loại hồ sơ, văn bản hành chính khác không thuộc phạm vi thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN mà các cơ quan, tổ chức, đơn vị gửi đến cơ quan BHXH, chi phí dịch vụ bưu chính sẽ do chính đơn vị gửi chi trả.

- Đối với Văn phòng, các phòng nghiệp vụ, BHXH thành phố Thủ Đức, quận, huyện:

Đề nghị phổ biến và triển khai nội dung hướng dẫn về việc ghi rõ mã số và tên loại hồ sơ thủ tục hành chính theo Phụ lục đính kèm trên bì thư gửi đến cơ quan BHXH đến tất cả các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý để đảm bảo thực hiện thống nhất.

Thông tin chi tiết về mã số và tên các loại hồ sơ, thủ tục trong quá trình nhận và phát thư liên quan đến hồ sơ, thủ tục hành chính lĩnh vực BHXH được quy định cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông báo số 1483/TB-BHXH ngày 14/3/2025 theo bảng sau:

Danh mục mã loại giấy tờ thủ tục hành chính

2. Danh mục mã loại giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền của BHXH

Theo quy định tại Phụ lục I, ban hành kèm Quyết định số 2050/QĐ-BHXH, danh mục mã loại giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam được thể hiện trong bảng sau:

Nộp hồ sơ giấy BHXH theo đúng quy định

3. Lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ giấy BHXH

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH:

- Kiểm tra đầy đủ thành phần hồ sơ.

Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra lại thành phần hồ sơ theo đúng quy định. Tùy từng thủ tục mà hồ sơ yêu cầu giải quyết sẽ bao gồm các giấy tờ khác nhau. Do đó, cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ để tránh việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

- Kê khai thông tin chính xác.

Các thông tin cá nhân quan trọng trong hồ sơ cần được kê khai rõ ràng, đầy đủ, thống nhất với các dữ liệu đã được kê khai trước đó.

- Sử dụng đúng biểu mẫu quy định.

Các biểu mẫu thường xuyên được thay đổi hàng năm, do đó, người nộp hồ sơ cần lưu ý để tải đúng biểu mẫu theo quy định mới nhất.

- Đóng dấu hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ nộp từ doanh nghiệp, các biểu mẫu cần có đầy đủ chữ ký, tên, đóng dấu của người đứng đầu doanh nghiệp theo quy định. Ngoài ra, nếu cá nhân trực tiếp làm hồ sơ, cần ký đầy đủ vào các vị trí theo yêu cầu.

- Ghi rõ nơi nhận hồ sơ, danh mục và ký hiệu mã số hồ sơ giấy theo quy định.

Thông tin chi tiết về mã số và tên các loại hồ sơ, thủ tục trong quá trình nhận và phát thư liên quan đến hồ sơ, thủ tục hành chính lĩnh vực BHXH được quy định cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông báo số 1483/TB-BHXH. Độc giả có thể tham khảo tại Phần 1 của bài viết.

- Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.

Sau khi đã nộp hồ sơ, cần thường xuyên tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hoặc liên hệ với Cơ quan BHXH nơi nhận hồ sơ để kịp thời xử lý vấn đề phát sinh.

Trên đây là những thông tin tổng hợp mới nhất từ BHXH điện tử eBH về danh mục và ký hiệu mã số hồ sơ giấy trong lĩnh vực BHXH theo Thông báo số 1483/TB-BHXH ngày 14/3/2025 của BHXH Việt Nam. Nếu bạn có thắc mắc hoặc muốn biết thêm chi tiết về phần mềm eBH Thái Sơn xin vui lòng liên hệ Tổng đài HTKH 1900 558872 - 1900 558873 để được tư vấn và hỗ trợ.

Nguyệt Nga