Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng được siết chặt và tối ưu hóa, việc nắm rõ quy định về giảm trừ gia cảnh là quyền lợi chính đáng của mọi người lao động. Điều này không chỉ giúp bạn thực hiện đúng nghĩa vụ công dân mà còn tối ưu hóa thu nhập hợp pháp của bản thân.

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết 3 câu hỏi lớn: Được đăng ký tối đa bao nhiêu người? Mức giảm trừ là bao nhiêu? Và thủ tục đăng ký như thế nào?

1. Được đăng ký tối đa bao nhiêu người phụ thuộc?

Một trong những thắc mắc phổ biến nhất của người lao động khi làm thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là: "Tôi có thể đăng ký tối đa bao nhiêu người phụ thuộc?"

Câu trả lời ngắn gọn: Pháp luật Thuế TNCN hiện hành KHÔNG giới hạn số lượng người phụ thuộc tối đa được đăng ký.

Điều này có nghĩa là, chỉ cần đối tượng đó đáp ứng đầy đủ các điều kiện trở thành người phụ thuộc theo quy định của pháp luật, bạn hoàn toàn có thể đăng ký cho 2, 3, thậm chí là 5 người trở lên.

Tuy nhiên, cần lưu ý: Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất trong năm tính thuế. Ví dụ: trường hợp gia đình (bố và mẹ) có 1 người con; Mà người bố (người nộp thuế thứ nhất) đã đăng ký con làm giảm trừ gia cảnh, thì người mẹ (người nộp thuế thứ hai) sẽ không được tính người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh khi nộp thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn tích hợp người phụ thuộc vào VNeID

Các nhóm đối tượng được tính là người phụ thuộc:

• Con cái: Con dưới 18 tuổi; con từ 18 tuổi trở lên nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động; con đang theo học tại các bậc học (Đại học, Cao đẳng, Trung học...) có thu nhập bình quân tháng trong năm không quá 1.000.000 đồng.

• Vợ hoặc chồng: Ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động, không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không quá 1.000.000 đồng.

• Cha đẻ, mẹ đẻ (hoặc cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha mẹ kế, cha mẹ nuôi hợp pháp): Đáp ứng điều kiện về độ tuổi/sức khỏe và mức thu nhập tương tự như đối tượng vợ/chồng.

• Các cá nhân khác không nơi nương tựa: Anh ruột, chị ruột, em ruột, ông bà nội/ngoại, cô, dì, chú, bác, cậu ruột, cháu ruột... mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng.

Nguyên tắc cốt lõi cần lưu ý:

Mặc dù không giới hạn số lượng, nhưng bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc: Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất trong năm tính thuế.

Ví dụ: Hai vợ chồng cùng đi làm và có một người con chung, thì chỉ vợ HOẶC chồng được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người con đó, không được trùng lặp.

2. Đăng ký người phụ thuộc được giảm trừ bao nhiêu?

Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ gia cảnh đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng (tăng từ 4,4 triệu đồng/tháng trước đây). Mức giảm trừ bản thân người nộp thuế đồng thời tăng từ 11 triệu lên 15,5 triệu đồng/tháng.

Mức giảm trừ này chính thức được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 theo quy định mới, thay thế cho mức 4,4 triệu đồng/tháng cũ.

Chi tiết các mức giảm trừ gia cảnh từ năm 2026 như sau:

• Bản thân người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm).

• Người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người (74,4 triệu đồng/năm).

Cách tính thuế TNCN dựa trên người phụ thuộc:

Thu nhập tính thuế của bạn sẽ được giảm bớt dựa trên số lượng người phụ thuộc mà bạn đăng ký thành công. Công thức cơ bản:

Thu nhập tính thuế = {(Tổng thu nhập) - (Các khoản bảo hiểm) - (Các khoản giảm trừ)

Bài toán ví dụ: Anh A có tổng thu nhập chịu thuế là 30.000.000 VNĐ/tháng. Anh đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc là 3.150.000 VNĐ.

• Trường hợp 1 (Không có người phụ thuộc):

→ Thu nhập tính thuế = 30.000.000 - 3.150.000 - 11.000.000 = 15.850.000 VNĐ.

• Trường hợp 2 (Đăng ký 2 người phụ thuộc - Con và Mẹ già):

→ Thu nhập tính thuế = 30.000.000 - 3.150.000 - 11.000.000 - (2*4.400.000) = 7.050.000 VNĐ.

Nhìn vào ví dụ trên, việc đăng ký thêm 2 người phụ thuộc đã giúp anh A giảm số tiền bị tính thuế từ hơn 15 triệu xuống còn hơn 7 triệu đồng. Điều này giúp tiết kiệm một khoản tiền thuế kha khá mỗi tháng.

3. Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Để được hưởng mức giảm trừ 4,4 triệu đồng/người/tháng, người lao động cần thực hiện thủ tục đăng ký cấp mã số thuế cá nhân cho người phụ thuộc. Hiện nay, hầu hết người lao động lựa chọn hình thức đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập (công ty nơi mình đang làm việc) vì tính tiện lợi.

Dưới đây là quy trình chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Người lao động chuẩn bị hồ sơ và nộp cho bộ phận Nhân sự/Kế toán của công ty. Hồ sơ tùy thuộc vào từng đối tượng:

• Đối với con dưới 18 tuổi: Bản chụp Bản sao Giấy khai sinh hoặc Căn cước công dân (CCCD).

• Đối với vợ/chồng: Bản chụp CCCD, Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động (nếu trong độ tuổi lao động).

• Đối với cha mẹ: Bản chụp CCCD, giấy tờ hợp pháp để chứng minh mối quan hệ (Giấy khai sinh của người nộp thuế, sổ hộ khẩu cũ hoặc xác nhận cư trú), Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động/mức thu nhập dưới 1 triệu đồng.

Bước 2: Điền mẫu tờ khai đăng ký

Người lao động điền đầy đủ thông tin vào Mẫu số 20-ĐK-TCT (Ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC) hoặc điền theo form mẫu điện tử do phòng Kế toán công ty cung cấp.

Bước 3: Công ty tiến hành nộp hồ sơ lên Cơ quan Thuế

Kế toán doanh nghiệp sẽ tổng hợp dữ liệu của người lao động và khai báo qua phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) hoặc trang Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn).

1. Chọn mục Đăng ký thuế → Nộp tờ khai tổng hợp đăng ký người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (Mẫu 05-ĐK-TH-TCT).

2. Nhập các thông tin của người phụ thuộc (Họ tên, Ngày sinh, Số định danh cá nhân/CCCD/Giấy khai sinh).

3. Ký số và gửi tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra kết quả

Sau từ 2 đến 5 ngày làm việc, Cơ quan Thuế sẽ trả kết quả thông báo cấp Mã số thuế cho người phụ thuộc. Kế toán sẽ thông báo lại cho người lao động hoặc người lao động có thể tự kiểm tra trên ứng dụng eTax Mobile.

Nhìn chung, đăng ký người phụ thuộc là một giải pháp tối ưu chi phí thuế hoàn toàn hợp pháp và được quy định trong chính sách thuế của Nhà nước. Hãy rà soát lại các thành viên trong gia đình mình và chuẩn bị hồ sơ ngay hôm nay để bảo vệ quyền lợi tài chính của bản thân. Mọi thắc mắc về hồ sơ, bạn có thể liên hệ cơ quan BHXH hoặc trực tiếp với phòng Nhân sự tại đơn vị làm việc để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

Dương Nguyễn