Truy thu bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc không chỉ là nghĩa vụ tài chính phát sinh thêm, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và uy tín của doanh nghiệp. Vậy truy thu BHXH bắt buộc là gì, áp dụng trong những trường hợp nào, và cách tính ra sao từ 01/07/2025?

Cá nhân trốn đóng BHXH bắt buộc có thể bị truy thu BHXH

1. Truy thu BHXH bắt buộc là gì?

Căn cứ Điểm 2.4 khoản 2, Điều 2 Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 quy định:

Truy thu là việc cơ quan BHXH thu khoản tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong các trường hợp: trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, hoặc chiếm dụng tiền đóng, hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

Nói cách khác, truy thu hay truy đóng BHXH bắt buộc là việc cơ quan bảo hiểm yêu cầu người sử dụng lao động hoặc người lao động nộp bổ sung số tiền BHXH chưa đóng, đóng thiếu, hoặc đóng sai theo quy định trong một khoảng thời gian trước đó.

Khác với "đóng bổ sung" hoặc "đóng tăng", "truy thu" thường liên quan đến:

• Sự chậm trễ, sai sót, hoặc thay đổi hồi tố trong việc kê khai mức lương làm căn cứ đóng BHXH

• Các hành vi trốn đóng, chiếm dụng, hoặc không kê khai đúng số người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc.

2. 03 trường hợp bị truy thu BHXH bắt buộc từ 1/7/2025

Căn cứ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, có 3 trường hợp chính dẫn đến truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc:

2.1 Truy thu do điều chỉnh tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Khi doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh tăng lương có tính hồi tố (tức là áp dụng cho thời gian đã qua), nhưng chưa điều chỉnh mức đóng BHXH tương ứng, thì sẽ bị cơ quan BHXH yêu cầu truy thu phần chênh lệch.

Ví dụ: Tháng 3/2025, doanh nghiệp điều chỉnh lại lương tháng 1/2025 từ 6 triệu lên 8 triệu đồng. Trong khi mức đóng BHXH tháng 1/2025 vẫn tính theo 6 triệu thì khi đó, cần truy thu phần thiếu BHXH của 2 triệu đồng chênh lệch.

2.2 Truy thu với người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài

Căn cứ Điểm b, Khoản 1, Điều 8 của Nghị định, người lao động ký hợp đồng làm việc có thời hạn ở nước ngoài và gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới tại nước tiếp nhận, nhưng không tiếp tục đóng BHXH Việt Nam theo quy định, sẽ bị truy thu khi quay lại hoặc khi bị phát hiện.

Trường hợp này được áp dụng theo hướng mở rộng phạm vi đóng BHXH bắt buộc cho nhóm lao động làm việc ngoài lãnh thổ Việt Nam nhưng có hợp đồng lao động được công nhận.

2.3 Truy thu do chậm đóng BHXH với chủ hộ kinh doanh, người quản lý DN

Căn cứ Điểm c, Khoản 1, Điều 8, Nghị định 158/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, đối tượng như:

• Chủ hộ kinh doanh

• Người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng lương…thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, họ sẽ bị truy thu từ thời điểm đủ điều kiện tham gia.

Đây là điểm mới, mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đáng chú ý trong Luật BHXH năm 2024. Do đó, đây cũng là đối tượng có khả năng cao trong diện bị truy thu BHXH bắt buộc.

Pháp luật quy định cụ thể cách tính số tiền truy thu BHXH

3. Cách tính số tiền bị truy thu BHXH bắt buộc

Khi bị truy thu, số tiền phải nộp được tính như sau:

Công thức tính:

Tiền truy thu = Mức lương làm căn cứ đóng BHXH bị thiếu x Tỷ lệ đóng BHXH x Số tháng truy thu

Trong đó,

- Tỷ lệ đóng BHXH: Tùy từng thời kỳ, nhưng hiện nay là 32% (trong đó người sử dụng lao động đóng 21,5%, người lao động đóng 10,5%).

Ngoài số tiền gốc, một số trường hợp còn bị truy thu lãi chậm đóng nếu có dấu hiệu cố tình chậm hoặc né tránh nghĩa vụ.

Lãi suất chậm đóng: Căn cứ Khoản 4, Điều 34, Luật BHXH 2024, mức lãi chậm đóng BHXH là 0,03%/ngày tính trên số tiền chưa đóng.

Ví dụ minh họa:

Doanh nghiệp A điều chỉnh tăng lương cho nhân viên từ 6 triệu lên 8 triệu đồng, áp dụng hồi tố cho 3 tháng (1/2025 - 3/2025), nhưng chưa điều chỉnh BHXH.

Do đó, mỗi tháng thiếu đóng BHXH trên 2 triệu đồng.

• Tiền truy thu = 2.000.000 × 32% × 3 tháng = 1.920.000 đồng

• Nếu chậm hơn 60 ngày, có thể bị tính thêm lãi: 0,03%/ngày × 1.920.000 × 60 = 34.560 đồng

4. Thủ tục thực hiện truy thu BHXH bắt buộc

Để thực hiện truy thu/truy đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Sau đó, nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua cổng dịch vụ công BHXH.

4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ Khoản 2, Điều 8, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Phụ lục 02, ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, bộ hồ sơ truy thu BHXH bắt buộc cần có:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin (mẫu D02-TS);

• Bảng kê người lao động và thời gian truy thu;

• Bảng thanh toán tiền lương hoặc bảng kê tiền lương, tiền công (trường hợp trả qua ATM) tương ứng với thời gian truy thu;

• Quyết định tuyển dụng, quyết định xếp lương; hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc; phụ lục hợp đồng nếu có;

• Văn bản giải trình, thuyết minh, giấy tờ liên quan đến khoán sản phẩm, khoán công việc (nếu có);

• Thang, bảng lương đã đăng ký với cơ quan lao động địa phương mà đơn vị đang áp dụng.

4.2 Trình tự thực hiện

Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách làm thủ tục truy thu BHXH qua dịch vụ công BHXH.

Bước 1: Người sử dụng lao động rà soát sai sót và lập hồ sơ điều chỉnh.

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp online qua Cổng giao dịch BHXH điện tử.

Đăng nhập vào Cổng DVC BHXH có địa chỉ là: dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn sau đó chọn Kê khai hồ sơ

Tùy vào trường hợp truy thu, đơn vị sử dụng lao động tìm kiếm mã như sau:

- Đăng ký, truy đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động làm việc có thời hạn ở nước ngoài sau khi về nước - Mã 605a.

- Các trường hợp khác: Dịch vụ công chưa hỗ trợ. Đơn vị sử dụng lao động làm hồ sơ và nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và xác minh thông tin hồ sơ.

Bước 4: Cơ quan BHXH ra thông báo truy thu (có thể bao gồm lãi hoặc không); doanh nghiệp thực hiện nộp bổ sung phần còn thiếu theo thông báo.

Thời hạn giải quyết tối đa là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ truy thu hợp lệ.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH về quy định và nghiệp vụ truy thu BHXH bắt buộc. Đây là công cụ pháp lý nhằm đảm bảo nghĩa vụ đóng bảo hiểm đầy đủ, đúng đối tượng, đúng mức, đúng thời điểm theo quy định. Bài viết đã chỉ ra 3 trường hợp phổ biến dẫn đến truy thu, cách tính số tiền bị truy thu và hướng dẫn người sử dụng lao động làm thủ tục truy thu BHXH bắt buộc.

Dương Nguyễn