Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo với cơ quan BHXH và thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo đúng quy định. Vậy chốt sổ bảo hiểm xã hội gì? Quy trình thực hiện như thế nào? Mời bạn hãy cùng EBH tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ và trả lại sổ BHXH cho người lao động

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại Cơ quan BHXH mà đơn vị đang thực hiện đóng BHXH. Việc này được thực hiện khi người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.

Đây là trách nhiệm của người sử dụng lao động và cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019.

Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại Khoản 5 Điều 21 của Luật bảo hiểm xã hội năm 2014.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH do người sử dụng lao động thực hiện hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn quy định. Người lao động không thể tự mình thực hiện việc chốt bảo hiểm xã hội.

1.1 Điều kiện để người lao động được chốt sổ bảo hiểm là gì?

Để được chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), người lao động phải thỏa mãn các điều kiện sau:

1) Người lao động đã nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.

2) Người sử dụng lao động đã đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc. Trường hợp đơn vị nợ đóng BHXH vẫn được chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

Quy trình và thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động theo quy định

2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động năm 2024

Chốt sổ BHXH cho người lao động là việc người sử dụng lao động xác nhận lại quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan BHXH khi họ chấm dứt hợp đồng lao động hoặc có yêu cầu được chốt sổ để hưởng quyền lợi BHXH. Và người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Để chốt sổ BHXH cho người lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện quy trình chốt sổ BHXH theo 02 bước như sau:

Bước 1: Báo giảm lao động: Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH bằng cách nộp bộ hồ sơ tới cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia.

Căn cứ theo Quyết định số 896/QĐ-BHXH năm 2021, hồ sơ báo giảm lao động gồm:

1) 01 Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a

2) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu TK1-TS (do người lao động chuẩn bị khi chưa được cấp mã số BHXH). Nếu đã có mã số BHXH người lao động chỉ phải cung cấp mã số BHXH cho đơn vị.

3) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BH Thất nghiệp, BH tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-TS

4) Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội: Sau khi báo giảm BHXH thành công, người sử dụng lao động cần nộp 01 bộ hồ sơ chốt sổ BHXH mới nhất 2024 theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH. Theo đó, hồ sơ chốt sổ BHXH gồm các giấy tờ sau:

1) Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (1 bản)

2) Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ) kèm theo các tờ rời sổ BHXH (1 bản/người).

3) Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS.

4) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS (1 bản/người);

5) Đơn vị lập danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS (1 bản).

Hồ sơ sau đó gửi tới cơ quan BHXH quản lý để được xác nhận sổ BHXH theo quy định. 

Hình thức gửi hồ sơ: Đối với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị.​ Còn đối với hồ sơ điện tử đơn vị thực hiện nộp hồ sơ điện tử qua mạng internet thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội do tổ chức I-VAN ký hợp đồng với BHXH Việt Nam cũng cấp.

2.1 Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

Người sử dụng lao động cũng phải phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Cách tra cứu xem quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ chưa?

Trường hợp người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ và đã thực hiện các thủ tục chốt sổ theo quy định nhưng vẫn chưa nhận được tờ rời chốt sổ bảo hiểm xã hội từ công ty. Vậy làm sao để người lao động có thể biết được mình đã được chốt sổ BHXH hay chưa? Bạn có thể sử dụng cách tra cứu quá trình tham gia BHXH trên ứng dụng VssID để kiểm tra sổ BHXH đã được chốt hay chưa. Các bước thực hiện như sau:

Các bước tra cứu chốt sổ quá trình tham gia BHXH trên VssID

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng tài khoản BHXH là mã số BHXH và mật khẩu của mình

Bước 2: Chọn "Quá trình tham gia" sau đó bạn chọn "C14-TS" để xem quá trình.

Nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng cuối cùng thời điểm người lao động chốt sổ BHXH thì tức là bạn đã được chốt sổ BHXH. Khi đó người lao động có thể liên hệ với công ty để được nhận lại sổ và tờ rời BHXH.

4. Infogarphic tổng quan về chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Dưới đây là Infographic tổng quan về quy trình chốt sổ BHXH cho người lao động.

Infographic những điều cần biết về chốt sổ BHXH

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Bảo hiểm xã hội điện tử EBH mong rằng những chia sẻ trên có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có câu hỏi cần hỗ trợ vui lòng liên hệ với EBH hoặc Tổng đài BHXH Việt Nam 1900 9068 (1000đ/Phút) để được trợ giúp.

Tài Phạm - EBH