Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Bảo hiểm y tế (BHYT) đã có những cải cách đột phá. Việc nắm rõ quy định giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.

1. Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục BHXH, BHYT

Căn cứ theo Điều 7 và Điều 8, Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 475/QĐ-BHXH, quy trình được thực hiện thống nhất như sau:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Người dân hoặc đơn vị có thể lựa chọn 03 hình thức nộp hồ sơ:

• Trực tuyến (Online): Qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam, Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc các tổ chức I-VAN.

• Qua Bưu chính công ích: Hồ sơ được gửi và nhận kết quả tại nhà qua hệ thống bưu điện.

• Trực tiếp: Tại bộ phận "Một cửa" của cơ quan BHXH cấp tỉnh/huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.

Bước 2: Phân loại và Cấp mã hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

• Nếu hồ sơ đủ điều kiện: Cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (có mã QR để tra cứu).

• Nếu hồ sơ thiếu: Hướng dẫn bổ sung bằng Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (chỉ được yêu cầu bổ sung 01 lần duy nhất).

Bước 3: Giải quyết hồ sơ (Xử lý nghiệp vụ)

Hồ sơ được chuyển đến các phòng/bộ phận chuyên môn (Thu, Chế độ BHXH, Giám định BHYT...). Tại đây, cán bộ thực hiện đối soát dữ liệu trên phần mềm quản lý tập trung.

Lưu ý: Theo Điều 12, Quyết định 475/QĐ-BHXH, mọi quy trình luân chuyển hồ sơ giữa các bộ phận đều phải cập nhật trạng thái trên hệ thống phần mềm để người dân dễ dàng theo dõi.

Bước 4: Trả kết quả

Cơ quan BHXH trả kết quả theo phương thức đã đăng ký tại Bước 1:

• Trả bản giấy (Sổ BHXH, thẻ BHYT giấy, quyết định hưởng chế độ).

• Trả bản điện tử (Thông báo kết quả qua Email, tin nhắn SMS hoặc cập nhật trên ứng dụng VssID).

2. Thời hạn giải quyết một số thủ tục phổ biến

Căn cứ Văn bản hợp nhất 2525/VBHN-BHXH, thời gian giải quyết một số thủ tục hành chính công BHXH, BHYT phổ biến được tối ưu như sau:

Mỗi thủ tục BHXH, BHYT có quy định thời hạn xử lý khác nhau theo luật và quy định chuyên ngành. Cơ quan BHXH phải tuân thủ thời hạn này và báo cáo kết quả kịp thời cho người nộp hồ sơ.

2.1 Giao dịch điện tử

Ngay cả khi nộp hồ sơ điện tử, người dân vẫn phải đảm bảo thông tin chính xác; hồ sơ điện tử được xử lý tự động trong hệ thống và kết quả trả qua tài khoản đã đăng ký.

2.2 Mục tiêu về thời gian xử lý và cách thức giải quyết hồ sơ

Nhằm rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả phục vụ, BHXH Việt Nam hướng đến mục tiêu:

• Xử lý trực tuyến tối thiểu 80% hồ sơ;

• Cung cấp toàn bộ dịch vụ đủ điều kiện qua môi trường điện tử;

• Đảm bảo sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp đạt chỉ tiêu đề ra.

3. Những điểm mới cần lưu ý từ năm 2026

Trong giai đoạn mới, người tham gia BHXH, BHYT cần nắm rõ một số điều sau đây:

• Số hóa 100% kết quả: Theo lộ trình tại Luật BHXH 2024, các kết quả giải quyết sẽ được ưu tiên trả dưới dạng bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

• Đơn giản hóa giấy tờ: Nhờ kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, khi đi làm thủ tục, người dân chỉ cần mang theo Thẻ Căn cước mà không cần mang nhiều giấy tờ photo công chứng.

• Hưởng chế độ qua tài khoản cá nhân: 100% các khoản trợ cấp BHXH được khuyến khích chi trả qua tài khoản ngân hàng (ATM) để đảm bảo tính minh bạch và nhanh chóng.

Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ BHXH, BHYT hiện nay đang hướng tới mục tiêu "Chuyên nghiệp - Hiện đại - Tin cậy". Việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính BHXH, BHYT được thực hiện theo quy trình chuẩn, đảm bảo quyền lợi người tham gia BHXH/BHYT và tuân thủ pháp luật. Quy trình này không chỉ hỗ trợ giải quyết kịp thời quyền lợi bảo hiểm của người lao động và đơn vị sử dụng lao động mà còn hướng tới chuyển đổi số, hiệu quả hành chính cao trong giai đoạn hiện nay.

eBH là giải pháp phần mềm kê khai BHXH điện tử không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động trong việc thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, mà còn đóng vai trò như một “cầu nối” giúp quá trình kê khai › nộp hồ sơ › tra cứu thông tin trở nên nhanh chóng, minh bạch và chính xác. Nhờ eBH, các thủ tục hành chính vốn phức tạp được rút gọn, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan BHXH.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để đơn giản hóa quy trình kê khai BHXH, BHYT, có thể đăng ký dùng thử để trải nghiệm ngay phần mềm eBH. Với giao diện thân thiện, tính năng toàn diện và khả năng kết nối trực tuyến với cơ quan BHXH, eBH sẽ giúp bạn giải quyết thủ tục nhanh gọn và hiệu quả.

Dương Nguyễn