Ưu điểm của phần mềm BHXH trong kê khai BHXH trực tuyến
Những phần mềm bảo hiểm xã hội (BHXH) trực tuyến phổ biến đã mang lại nhiều lợi ích cho cho Doanh nghiệp trong việc kê khai và quản lý BHXH. Ngoài ra, những phần mềm này còn có giúp giảm thiểu giấy tờ và tự động cập nhật mẫu theo các quy định mới nhất. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những ưu điểm nổi bật của phần mềm BHXH trong kê khai BHXH trực tuyến bạn đọc có thể tham khảo.
Phần mềm BHXH giúp quá trình kê khai BHXH trực tuyến dễ dàng
07 ưu điểm nổi bật của phần mềm BHXH trong khai BHXH trực tuyến
Những phần mềm bảo hiểm xã hội (BHXH) kể từ khi được ứng dụng phổ biến tại các doanh nghiệp đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và cơ quan BHXH trong việc đơn giản hóa quy trình xử lý những thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH.
Phần mềm BHXH do tổ chức dịch vụ cung cấp IVAN cung cấp ngoài việc đảm bảo đã được cơ quan BHXH Việt Nam ký hợp đồng chính thức, các phần mềm này còn phải đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ kê khai BHXH trực tuyến với cơ quan BHXH. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm BHXH trong việc kê khai BHXH trực tuyến, gồm có:
(1) Tiết kiệm thời gian và chi phí trong toàn bộ quá trình từ lúc kê khai đến khi nhận kết quả xử lý hồ sơ BHXH.
(2) Đơn giản hóa quy trình kê khai nhờ các biểu mẫu kê khai BHXH đã được tích hợp sẵn trên phần mềm.
(3) Khai BHXH trực tuyến giúp giảm thiểu lượng giấy tờ cần in ấn, lưu trữ.
(4) Dễ dàng theo dõi và tra cứu hồ sơ của người lao động trong phần mềm BHXH.
(5) Phần mềm thường được cập nhật liên tục theo các quy định mới nhất của Chính phủ.
(6) Giảm thiểu các sai sót và tăng tính chính xác trong việc kê khai và tính toán mức đóng BHXH.
(7) Phần mềm có các cơ chế bảo mật cao nếu được cung cấp bởi các tổ chức uy tín.
1.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí khi kê khai BHXH
Các phần mềm BHXH cho phép doanh nghiệp và cá nhân thực hiện kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến nhanh chóng mà không cần đến trực tiếp cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, việc thực hiện các thủ tục này còn có thể được thực hiện ở mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm được rất nhiều thời gian di chuyển và chờ đợi để được xử lý là hồ sơ thủ tục.
- Ưu điểm trong kê khai hồ sơ BHXH, người phụ trách kê khai BHXH của doanh nghiệp chỉ cần điền các thông tin theo mẫu gợi ý có sẵn trên phần mềm và tự động kết xuất tờ khai theo đúng mẫu. Việc này còn giúp cho quá trình quản lý, tra cứu lại tờ khai sau này được nhanh chóng và thuận tiện.
- Ưu điểm trong xử lý hồ sơ, thay vì phải tới cơ quan BHXH thì với việc sử dụng phần mềm khai BHXH, doanh nghiệp sẽ không cần phải đến trực tiếp để giải quyết các thủ tục, không phải chờ đợi và có thể thực hiện việc nộp hồ sơ bất kỳ lúc nào thay vì doanh nghiệp chỉ có thể nộp hồ sơ trực tiếp trong giờ hành chính như trước đây. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp mà cũng sẽ góp phần giảm thiểu áp lực khi tiếp nhận hồ sơ cho cơ quan BHXH quản lý.
Các tính năng tự động của phần mềm BHXH giúp quy trình kê khai đơn giản
1.2 Đơn giản hóa quy trình kê khai thông tin BHXH
Với phần mềm bảo hiểm xã hội (BHXH), các biểu mẫu kê khai đều được tích hợp sẵn và tự động cập nhật mẫu phù hợp nhất. Đây là một trong những ưu điểm rất đáng chú ý của các phần mềm kê khai BHXH trực tuyến hiện nay. Việc tích hợp này đã giúp đơn giản hóa rất nhiều trong quy trình làm hồ sơ BHXH, người kê khai chỉ cần nhập thông tin vào mẫu có sẵn mà không lo về mẫu tờ khai có phù hợp với quy định hiện tại hay không.
Bên cạnh đó, một số phần mềm BHXH còn có thêm chức năng thông báo gợi ý về thông tin của người lao động chưa được kê khai BHXH do có sự đồng bộ với phần mềm quản lý nhân sự (ERP). Từ đó, tránh việc bỏ sót thông tin cũng như cập nhật thông tin BHXH của nhân viên một cách dễ dàng và kịp thời.
Đồng thời, trong quá trình điền thông tin, hệ thống sẽ tự đưa ra những cảnh báo với những thông tin chưa hợp lệ được nhận diện bởi khả năng lập trình thông minh của phần mềm. Điều này giúp đơn giản hóa việc khai bảo hiểm cũng như giảm thiểu sai sót hơn so với việc nhập liệu một cách thủ công.
1.3 Giảm thiểu giấy tờ in ấn và tiết kiệm chi phí
Ứng dụng phần mềm BHXH trong kê khai hồ sơ BHXH trực tuyến có ưu điểm là giúp doanh nghiệp giảm đáng kể lượng giấy tờ cần in ấn để làm hồ sơ BHXH gửi cơ quan BHXH và hồ sơ lưu trữ từ đó tiết kiệm được các chi phí liên quan đến mua sắm văn phòng phẩm và tiết kiệm được khoản chi phí quản lý, lưu trữ hồ sơ giấy.
Hồ sơ BHXH điện tử có giá trị tương đương với hồ sơ giấy và có thể được lưu trữ trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp và hệ thống dữ liệu của cơ quan BHXH từ đó giảm thiểu tối đa việc giấy tờ hồ sơ bị mất, hỏng hay biến dạng do các nguyên nhân khách quan như thiên tai, địch họa...
1.4 Phần mềm BHXH có khả năng tự động cập nhật
Thông thường, đơn vị cung cấp dịch vụ là phần mềm khai BHXH trực tuyến sẽ thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất của BHXH Việt Nam một cách nhanh nhất. Từ đó đảm bảo người sử dụng không cần lo lắng về việc kê khai sai hoặc không đúng mẫu hay các quy định hiện hành. Đây là ưu điểm của các phần mềm khai BHXH trực tuyến so với việc doanh nghiệp tự tìm kiếm các thông tư, nghị định để chuẩn bị hồ sơ giấy và nộp trực tiếp cho Cơ quan BHXH.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể được tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ sử dụng phần mềm do tổ chức cung cấp dịch vụ IVAN tổ chức trong trường hợp các quy định mới gây khó khăn cho người kê khai hồ sơ BHXH. Hoặc người kê khai khi dùng phần mềm có thể được hỗ trợ nhanh chóng thông qua các kênh Hotline hoặc Zalo của nhà cung cấp.
Phần mềm kê khai BHXH giúp thuận tiện trong việc tra cứu hồ sơ
1.5 Dễ dàng theo dõi và tra cứu hồ sơ BHXH
Sử dụng phần mềm BHXH giúp các doanh nghiệp dễ dàng lưu lại tất cả hồ sơ đã kết xuất và nộp cho cơ quan BHXH trên một hệ thống phần mềm đã được thiết lập mà không sợ bị thất lạc hồ sơ, giúp người quản lý dễ dàng đối chiếu, dễ dàng khai thác. Đồng thời, việc khai báo BHXH thông qua hệ thống điện tử cũng sẽ giúp các cơ quan BHXH giải quyết các trường hợp, tình huống được nhanh gọn, tiến tới rút ngắn thời gian chờ đợi, trả kết quả.
Từ việc lưu trữ dữ liệu hồ sơ trong phần mềm, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu lịch sử kê khai và đóng BHXH để quản lý hay thông tin đến người lao động khi cần thiết.
Bên cạnh đó, phần mềm BHXH cũng thường cung cấp chức năng theo dõi tình trạng hồ sơ, giúp người dùng kiểm tra được quá trình, tiến đội xử lý hồ sơ đang chờ.
1.6 Tính chính xác cao là ưu điểm của phần mềm BHXH
Phần mềm tự động tính toán các khoản đóng BHXH dựa trên các thông số nhập vào như mức lương, thu nhập, và các quy định hiện hành. Điều này giúp giảm thiểu sai sót so với việc tính toán thủ công, đồng thời đảm bảo tính toán đúng theo quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, phần mềm BHXH thường có khả năng tự động đối chiếu thông tin khai báo với dữ liệu từ các cơ quan bảo hiểm xã hội. Khi phát hiện sai lệch hoặc thông tin không khớp, hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức, giúp người kê khai sửa lỗi trước khi nộp hồ sơ, tránh việc phải xử lý hồ sơ lại nhiều lần.
1.7 Ưu điểm của phần mềm BHXH trong bảo mật thông tin
Ưu điểm cuối cùng của phần mềm BHXH trực tuyến là thường có các cơ chế bảo mật cao nhờ sử dụng các công nghệ mã hóa dữ liệu và hệ thống xác thực nhiều lớp. Khi người lao động hoặc doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống, các thông tin nhạy cảm như số CMND/CCCD, mức lương hay các khoản đóng BHXH được mã hóa trước khi truyền tải, đảm bảo dữ liệu khó bị đánh cắp trong quá trình giao dịch.
Một phần mềm BHXH có cơ chế bảo mật tốt sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu cá nhân và đảm bảo an toàn về thông tin của doanh nghiệp.
Có thể thấy, những ưu điểm nêu trên của phần mềm BHXH giúp các doanh nghiệp và người lao động dễ dàng hơn trong việc kê khai BHXH trực tuyến. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và chi phí so với phương thức truyền thống, giảm bớt gánh nặng hành chính và giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh chính.
EBH đáp ứng đầy đủ các nghiệp kê khai BHXH trực tuyến
2. Phần mềm EBH trong kê khai BHXH trực tuyến
BHXH Việt Nam đã phối hợp với Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn về cung cấp dịch vụ khai bảo hiểm điện tử I-VAN với cơ quan bảo hiểm vào ngày 17/9/2015. Đây là một trong những đơn vị đầu tiên tham gia cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng IVAN trong lĩnh vực BHXH để đưa vào triển khai phần mềm EBH trong việc kê khai BHXH thông qua hệ thống điện tử.
EBH là giải pháp phần mềm giúp người sử dụng lao động thực hiện các giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH thông qua nhà cung cấp dịch vụ I-VAN Thái Sơn. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kê khai BHXH theo đúng quy trình của cơ quan quản lý BHXH.
EBH giúp doanh nghiệp dễ dàng lập và quản lý các bộ hồ sơ theo nghiệp vụ BHXH. Thông qua phần mềm cài đặt, Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ BHXH qua mạng Internet tới cơ quan BHXH quản lý thông qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, thông qua tổ chức I-VAN hoặc kết xuất bộ hồ sơ điện tử thành bộ hồ sơ giấy để nộp trực tiếp.
Dưới đây là một vài ưu điểm nổi bật của phần mềm EBH mang lại cho doanh nghiệp.
(1) EBH cung cấp đa dang gói dịch vụ phần mềm và phiên bản cài đặt tương ứng để có thể phù hợp với các quy mô và loại hình doanh nghiệp.
(2) EBH có thể dễ dàng tải về, cài đặt và dùng thử miễn phí để trải nghiệm dịch vụ.
(3) Giao diện EBH có thiết kế thân thiện, dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ BHXH đầy đủ theo đúng quy trình.
(4) EBH có tính bảo mật cao, dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống lên đến 10 năm.
(5) EBH thực hiện các giao dịch điện tử qua dịch vụ I-VAN với đường kết nối riêng trực tiếp tốc độ cao tới cơ quan BHXH.
(6) Dịch vụ EBH hỗ trợ và chăm sóc khách hàng 24/7, chuyên nghiệp và tin cậy.
Khách hàng doanh nghiệp nếu cần tư vấn thêm thông tin về phần mềm EBH có thể liên hệ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH - Thái Sơn:
- Địa chỉ: Số 11, Đặng Thùy Trâm, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
- Website: https://ebh.vn
- Hotline: 1900 558873
- Số điện thoại: 024.37545222 - Fax: 024.37545223
