Ký hợp đồng theo phương thức điện tử đã và đang được nhiều Doanh nghiệp áp dụng bởi sự tiện lợi và nhanh chóng, an toàn và pháp lý, hiệu quả và tối ưu. Vậy ký kết hợp đồng điện tử là gì? mà Thaisonsoft đã triển khai phương thức ký hợp đồng điện tử đối với các sản phẩm đang cung cấp, trong đó có phần mềm EBH.

Ký kết hợp đồng điện tử mag lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan

1. Ký kết hợp đồng điện tử là gì?

Ký kết hợp đồng điện tử là một hình thức giao kết hợp đồng bằng cách sử dụng thông điệp dữ liệu được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống, nhưng có nhiều ưu điểm về tiết kiệm thời gian, chi phí, linh hoạt và bảo mật.

Để ký kết hợp đồng điện tử, các bên tham gia cần có chữ ký số và sử dụng các dịch vụ hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử.

1.1 Lý do nên ký kết hợp đồng theo phương thức điện tử

Có nhiều lý do để nên ký kết hợp đồng điện tử (HĐĐT), trong đó có những ưu điểm sau:

1) Tiện lợi và nhanh chóng: Hợp đồng điện tử có thể được ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần phải gặp mặt trực tiếp giữa các bên, chỉ cần có kết nối internet và chữ ký số. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, đồng thời tăng cường khả năng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước.

2) An toàn và pháp lý: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống, nếu được ký kết bằng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Chữ ký số có tính bảo mật cao, không thể bị sao chép, thay đổi hay giả mạo. HĐĐT cũng được lưu trữ trên các hệ thống an toàn, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm khi cần.

3) Hiệu quả và tối ưu: Hợp đồng điện tử cho phép chỉnh sửa và cập nhật nội dung hợp đồng một cách dễ dàng và nhanh chóng, không cần in lại hay ký lại hợp đồng. HĐĐT cũng có thể được kết nối với các hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ quá trình giao dịch, mua bán, thanh toán, kế toán, báo cáo.

1.2 Tại sao ký kết hợp đồng điện tử lại tiết kiệm chí phí và thời gian?

Hợp đồng điện tử (HĐĐT) có nhiều lợi ích so với hợp đồng truyền thống, trong đó có việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho các bên tham gia. Có thể nêu ra một số lý do sau:

- Hợp đồng điện tử không cần in ấn, gửi qua đường bưu điện hay chuyển phát nhanh, do đó giảm được chi phí cho các hoạt động này. HĐĐT cũng không cần kho lưu trữ hay nhân viên văn thư, do đó tiết kiệm được chi phí cho việc quản lý và bảo quản hợp đồng.

- Hợp đồng điện tử cho phép các bên ký kết hợp đồng từ xa, không cần gặp mặt trực tiếp, do đó tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại. HĐĐT cũng cho phép chỉnh sửa hợp đồng dễ dàng và nhanh chóng, không cần in lại hay ký lại hợp đồng.

- Hợp đồng điện tử có thể được tra cứu và quản lý trên các thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại, do đó tiết kiệm được thời gian tìm kiếm và đối soát hợp đồng. HĐĐT cũng có thể được kết nối với các hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ quá trình giao dịch, mua bán nhanh và chính xác hơn.

Ký hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

2. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử với EBH

​Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (Thaisonsoft) đã áp dụng phương thức ký hợp đồng điện tử đối với phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử eBH. Đây là giải pháp hiệu quả, không chỉ riêng trong giai đoạn này mà còn đem đến những lợi ích thiết thực cả về chi phí, thời gian cũng như bảo mật dữ liệu cho khách hàng.

Nếu như trước đây, việc thiết lập hợp đồng theo phương thức truyền thống qua văn bản in trên giấy thường gây tốn kém thời gian, chi phí thì nay, hợp đồng điện tử đã giải quyết những tồn đọng này một cách hiệu quả.

Trước tiên, việc phương thức này không cần sử dụng đến giấy tờ đã giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về chi phí, thời gian cũng như nguồn lực từ khâu in ấn, vận chuyển, cho đến ký kết, lưu trữ và bảo quản hợp đồng. Thêm vào đó, mọi quy trình sẽ được thực hiện trên môi trường điện tử nên yếu tố bảo mật, an toàn sẽ được đảm bảo tối đa.  

Thêm một lợi ích của chuyển đổi số sang hợp đồng điện tử, đó là khách hàng có thể thực hiện ký số đồng loạt, mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị mà không cần gặp mặt, tiếp xúc trực tiếp.

Trong các giao dịch điện tử, bảo mật an toàn thông tin luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp vô cùng quan tâm. Với việc vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC/27001:2013, mọi dữ liệu về doanh nghiệp cũng như quá trình giao dịch đều được Thaisonsoft cam kết đảm bảo an toàn một cách tối đa.

Mặt khác, hình thức này cũng giúp hạn chế được tình trạng mạo danh, lừa đảo gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.

Những lợi ích khi Quý doanh nghiệp thực hiện ký hợp đồng thông qua phương thức điện tử trong triển khai Phần mềm EBH tại doanh nghiệp có thể nhận được gồm:

1. Ký số đồng loạt, mọi lúc, mọi nơi

2. Bảo mật tối đa dữ liệu, an toàn thông tin

3. Quy trình không chạm, không tiếp xúc

4. Quản lý dễ dàng - an toàn lưu trữ

5. Rút ngắn thời gian - giảm thiểu chi phí

Quy trình ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, thuận tiện với phần mềm EBH

Về quy trình ký kết hợp đồng điện tử với sản phẩm phần mềm EBH được thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo hợp đồng điện tử trên phần mềm HĐĐT như phần mềm Icontract của Công ty PTCN Thái Sơn

Bước 2: Bên bán ký HĐ bằng chữ ký số; tạo link HĐ đã ký số thông qua email

Bước 3: Bên mua truy cập link, thực hiện ký số lên HĐ theo hướng dẫn

Để thuận tiện hơn cho quý khách hàng trong việc ký hợp đồng điện tử cũng như bảo vệ an toàn thông tin, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin đưa ra một vài hướng dẫn về cách thức nhận diện hợp đồng điện tử của Thaisonsoft như sau:

1) Về thông tin hợp đồng. Hợp đồng điện tử có đại diện bên A là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cùng với các thông tin mã số thuế, Giám đốc đại diện, tài khoản ngân hàng,... 

2) Về chữ ký số. Hợp đồng điện tử của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn sử dụng chữ ký số của công ty, ngoài ra không sử dụng chữ ký của cá nhân hay tổ chức nào khác.

3) Về hình thức thanh toán. Sau khi ký kết hợp đồng, Thaisonsoft sẽ xuất hóa đơn GTGT sau đó mới yêu cầu khách hàng thanh toán. Các hành vi như yêu cầu thanh toán, chuyển khoản trước khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý và thận trọng.

Có thể nói, việc sử dụng hợp đồng điện tử không chỉ là giải pháp hiệu quả giúp hạn chế tiếp xúc, ngăn chặn dịch bệnh lây lan mà còn góp phần đẩy mạnh xây dựng nền kinh tế số.

Với ThaisonSoft, quy trình ký hợp đồng điện tử luôn đáp ứng các tiêu chí đơn giản, thuận tiện, minh bạch, công khai.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH về ký kết hợp đồng điện tử. Nếu bạn có những thắc mắc liên quan, xin vui lòng liên hệ với EBH hoặc bạn cũng có thể gọi điện đến số Hotline bộ phận CSKH của Công ty PTCN Thái Sơn 19004767 để được hỗ trợ tốt nhất.

Tài Phạm - EBH