Ngày 18/9/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn 3688/BHXH-KT hướng dẫn một số nội dung liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm y tế (BHYT).

1. Một số điểm đáng chú ý tại Công văn 3688/BHXH-KT

Công văn tập trung hướng dẫn về thẩm quyền, trình tự xử phạt, cưỡng chế thi hành và chuyển hồ sơ đối với các vụ việc vượt hoặc không thuộc thẩm quyền của cơ quan BHXH. Bên cạnh quy trình xử phạt, Công văn còn lưu ý một số vấn đề nghiệp vụ đáng chú ý:

1. Vi phạm về đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: được xác định trong nhóm hành vi vi phạm về đóng BHXH. Chỉ xác định đây là hành vi độc lập khi người lao động giao kết hợp đồng lao động với nhiều đơn vị sử dụng lao động và chỉ thuộc đối tượng tham gia tại đơn vị khi phát hiện hành vi.

2. Xác định đối tượng bị xử phạt: phải phân biệt đúng cá nhân hoặc tổ chức và đối chiếu với quy định áp dụng cho từng hành vi.

3. Quyền giải trình: phải xác định quyền giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm và ghi nhận quyền, thời hạn giải trình trong biên bản.

4. Biên bản có sai sót: không được tự ý tẩy xóa, thay trang hoặc lập biên bản mới thay thế sau khi biên bản đã được ký.

5. Kiểm tra từ xa: trong thời gian chưa đủ điều kiện xử phạt điện tử, biên bản và quyết định xử phạt được ký bằng chữ ký viết tay và gửi qua bưu chính bảo đảm.

6. Chuyển hồ sơ: phải bảo đảm thời hạn 02 ngày làm việc hoặc tối đa 05 ngày làm việc trong trường hợp địa bàn đi lại khó khăn.

Công văn số 3688/BHXH-KT ban hành ngày 18/09/2026.

2. Hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về BHXH, BHTN, BHYT

2.1. Xác định đúng thẩm quyền và hành vi vi phạm

Khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính, cơ quan BHXH phải xác định đúng hành vi, chủ thể vi phạm, đối tượng bị xử phạt và thẩm quyền xử lý trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

Đối với vụ việc thuộc thẩm quyền, cơ quan BHXH phải kịp thời lập biên bản và xử phạt đúng đối tượng, hành vi, trình tự, thủ tục, thời hạn, biểu mẫu, hình thức, mức phạt và biện pháp khắc phục hậu quả. Nếu vụ việc vượt hoặc không thuộc thẩm quyền, phải lập hồ sơ kiến nghị người có thẩm quyền xử phạt theo quy định.

2.2. Lập biên bản vi phạm hành chính

Công văn lưu ý, trước khi lập biên bản phải xác định trường hợp vi phạm có thuộc diện phải lập biên bản hay không. Một số trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 500.000 đồng đối với cá nhân, 1 triệu đồng đối với tổ chức có thể không phải lập biên bản theo quy định.

Khi lập biên bản, cơ quan có thẩm quyền phải ghi chính xác tên hành vi vi phạm, mô tả cụ thể hành vi, thời gian, địa điểm, số người, số tiền vi phạm, căn cứ pháp lý, tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ và quyền giải trình của người vi phạm nếu có.

Biên bản sử dụng mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 118/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 68/2025/NĐ-CP và Nghị định 190/2025/NĐ-CP.

Đáng chú ý, nếu biên bản đã ký có sai sót hoặc thiếu nội dung thì không được tẩy xóa, thay trang hoặc tự lập biên bản mới để thay thế. Cơ quan có thẩm quyền phải xác minh tình tiết vụ việc và lập biên bản xác minh làm căn cứ ra quyết định xử phạt.

2.3. Ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính

Trước khi ra quyết định xử phạt, cơ quan có thẩm quyền phải rà soát thẩm quyền, hành vi vi phạm, điều khoản áp dụng, chủ thể vi phạm và các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ được ghi nhận trong biên bản.

Mức tiền phạt cũng phải được xác định chính xác, đặc biệt đối với trường hợp vi phạm nhiều lần, tái phạm hoặc đã khắc phục hậu quả.

Theo Công văn, trường hợp xử phạt không lập biên bản sử dụng Mẫu quyết định số 01; trường hợp xử phạt có lập biên bản sử dụng Mẫu quyết định số 02 của Phụ lục kèm theo Nghị định 118/2021/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung.

Nếu quyết định xử phạt có sai sót, việc đính chính, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc ban hành quyết định mới phải thực hiện theo quy định pháp luật.

2.4. Xử phạt trong hoạt động kiểm tra từ xa

Trong thời gian chưa đủ điều kiện thực hiện xử phạt vi phạm hành chính bằng phương thức điện tử, biên bản vi phạm hành chính và quyết định xử phạt trong hoạt động kiểm tra từ xa được ký bằng chữ ký viết tay.

Các văn bản này được gửi đến đối tượng vi phạm qua dịch vụ bưu chính bằng hình thức bảo đảm.

Xem thêm: Nghị định 283/2026/NĐ-CP: Xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, BHXH có hiệu lực từ 10/9/2026

3. Khi nào phải chuyển hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính?

Công văn 3688/BHXH-KT quy định rõ việc chuyển hồ sơ đối với các vụ việc vượt hoặc không thuộc thẩm quyền của Giám đốc BHXH tỉnh.

Vụ việc vượt thẩm quyền

Các hành vi vi phạm về BHXH, đóng BHTN, đóng BHYT có mức xử phạt trên 37,5 triệu đồng đối với cá nhân và trên 75 triệu đồng đối với tổ chức thuộc trường hợp vượt thẩm quyền xử phạt của Giám đốc BHXH tỉnh.

Vụ việc không thuộc thẩm quyền

Đối với các hành vi vi phạm hành chính về BHYT được quy định từ Điều 83 đến Điều 95 Nghị định 90/2026/NĐ-CP, đây là những hành vi không thuộc thẩm quyền xử phạt của Giám đốc BHXH tỉnh.

Trong các trường hợp này, cơ quan BHXH phải lập hồ sơ và chuyển đến người có thẩm quyền xử phạt theo quy định.

Thời hạn chuyển hồ sơ

Việc chuyển hồ sơ đúng thời hạn nhằm bảo đảm vụ việc được tiếp tục xử lý theo đúng thẩm quyền và trình tự pháp luật.

Xem thêm: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế mới nhất

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì về xử phạt vi phạm BHXH?

Công văn 3688/BHXH-KT chủ yếu hướng dẫn nghiệp vụ cho cơ quan BHXH, nhưng các nội dung này cũng đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần chủ động rà soát việc chấp hành pháp luật về BHXH, BHTN và BHYT.

Doanh nghiệp nên kiểm tra đối tượng tham gia, mức đóng, thời gian đóng và hồ sơ liên quan của người lao động; đồng thời lưu trữ đầy đủ chứng từ, dữ liệu phục vụ việc giải trình khi cần thiết. Việc cập nhật Nghị định 283/2026/NĐ-CP, Nghị định 90/2026/NĐ-CP và các hướng dẫn mới giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện và khắc phục sai sót, hạn chế nguy cơ phát sinh vi phạm.

Như vậy, Công văn 3688/BHXH-KT ngày 18/9/2026 tập trung thống nhất quy trình xử phạt vi phạm hành chính về BHXH, BHTN và BHYT trong hệ thống BHXH. Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới về hành vi vi phạm, thẩm quyền xử phạt, hồ sơ và trách nhiệm liên quan để chủ động tuân thủ pháp luật về bảo hiểm.

Dương Nguyễn