Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là căn cứ pháp lý khẳng định sự ra đời hợp pháp của một doanh nghiệp. Từ ngày 01/7/2025, thủ tục đăng ký kinh doanh đã được đơn giản hóa, liên thông với cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội, đồng thời hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xin cấp giấy chứng nhận đăng ký theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tránh sai sót.

1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Có hai khái niệm khác nhau thường bị nhầm lẫn là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là loại giấy tờ bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp, do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, xác nhận pháp nhân doanh nghiệp đã được đăng ký hợp lệ.

Giấy phép kinh doanh (hay giấy phép con) chỉ cần nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành, nghề có điều kiện (quy định tại Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020 và các văn bản hướng dẫn). Nếu ngành nghề của bạn không nằm trong danh sách điều kiện, bạn không cần giấy phép con.

Sau khi nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) cũng đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký Thuế (áp dụng cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện).

1.2 Các nội dung cơ bản trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) và nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy chứng nhận ĐKDN phải ghi rõ các nội dung sau:

1. Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế doanh nghiệp).

2. Họ tên, địa chỉ, quốc tịch, giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật hoặc thành viên/cổ đông (tùy loại hình doanh nghiệp).

3. Vốn điều lệ (và vốn góp nếu có).

4. Ngành nghề kinh doanh (mã ngành nếu có).

5. Ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Thay đổi quan trọng cần lưu ý đối với đăng ký doanh nghiệp từ 01/7/2025

Quy trình nhận giấy chứng nhận ĐKDN tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

3. 02 phương thức xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Hiện nay, doanh nghiệp được phép đăng ký cấp Giấy chứng nhận ĐKDN online theo hai cách chính:

• Sử dụng chữ ký số công cộng (CKSCC)

• Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

3.1. Đăng ký bằng chữ ký số công cộng (CKSCC)

Bước 1: Đăng ký tài khoản & đăng nhập hệ thống

• Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Chọn đăng nhập theo hình thức [USB ký số].

• Người đại diện đăng nhập và chọn loại hình [nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng].

Bước 2: Gán chữ ký số vào tài khoản

• Trong phần Quản lý thông tin → chọn [Kết nối chữ ký số với tài khoản].

• Cài đặt/ cập nhật Java (nếu hệ thống yêu cầu).

• Gán CKSCC vào tài khoản.

Bước 3: Kê khai thông tin & tải hồ sơ điện tử

• Chọn [thành lập mới], chọn loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, DN tư nhân, v.v.).

• Kê khai đầy đủ thông tin theo hướng dẫn (tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, cổ đông, đại diện,....).

• Tải lên hồ sơ điện tử và ký số (người ký là đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp).

Bước 4: Thanh toán lệ phí đăng ký

• Hệ thống sẽ hướng dẫn cách thanh toán (online qua ngân hàng, ví điện tử, chuyển khoản,…).

• Lệ phí đăng ký sẽ không được hoàn trả nếu hồ sơ không được cấp giấy.

Bước 5: Nhận giấy biên nhận hồ sơ

Sau khi thanh toán, hệ thống cấp Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho người đăng ký.

Bước 6: Cơ quan chức năng thẩm định hồ sơ & phản hồi

• Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ của người đăng ký trong vòng 3 ngày làm việc.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký gửi thông tin sang cơ quan thuế để cấp mã số thuế tự động.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung sẽ được gửi qua hệ thống.

• Doanh nghiệp có 60 ngày để hoàn thiện hồ sơ nếu được yêu cầu bổ sung; nếu không hoàn thiện, hồ sơ sẽ bị hủy theo quy định.

Bước 7: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khi hồ sơ hợp lệ và mã số thuế được cấp, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận ĐKDN (bản điện tử và/hoặc bản giấy).

3.2 Đăng ký bằng tài khoản Đăng ký kinh doanh

Bước 1: Xin cấp tài khoản ĐKKD

Người đại diện theo pháp luật kê khai thông tin cá nhân, tải giấy tờ cá nhân lên Cổng thông tin quốc gia để được cấp tài khoản ĐKKD.

Bước 2: Đăng nhập & chọn nộp hồ sơ

Đăng nhập tài khoản ĐKKD, chọn hình thức nộp hồ sơ bằng tài khoản (không dùng chữ ký số).

Bước 3: Kê khai & xác thực hồ sơ

• Nhập thông tin doanh nghiệp theo hướng dẫn trên hệ thống.

• Xác thực hồ sơ điện tử (có thể yêu cầu một số chứng thư, thủ tục xác minh).

Bước 4: Thanh toán lệ phí đăng ký

Thanh toán theo hướng dẫn trong hệ thống.

Bước 5: Nộp hồ sơ bản giấy

Sau khi trả phí và hoàn thành hồ sơ điện tử, người đại diện pháp luật mang hồ sơ giấy kèm Giấy biên nhận lên Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.

Bước 6: Nhận giấy biên nhận & chờ thẩm định

• Nhận giấy biên nhận tại quầy.

• Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ; nếu chưa hợp lệ sẽ thông báo sửa đổi bổ sung.

Bước 7: Cấp Giấy chứng nhận

Trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trùng khớp và hợp lệ, cơ quan đăng ký cấp Giấy chứng nhận ĐKDN.

4. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro và trễ hồ sơ

Để hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng và thuận lợi nhất, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều dưới đây:

• Đặt tên doanh nghiệp đúng quy định pháp luật: tên không vi phạm, không trùng, không gây nhầm lẫn theo quy định Luật Doanh nghiệp.

• Ngành nghề kinh doanh: nếu thuộc danh mục ngành nghề có điều kiện, cần chuẩn bị giấy phép con hoặc giấy chứng nhận chuyên ngành tương ứng.

• Chữ ký số & tài khoản: nếu dùng chữ ký số, phải đảm bảo gán đúng tài khoản và chữ ký hợp lệ; nếu dùng tài khoản ĐKKD, cá nhân đại diện phải xác thực rõ ràng.

• Hồ sơ chính xác, trung thực: phải chịu trách nhiệm về tính trung thực. Nếu kê khai sai, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc bị huỷ chứng nhận.

• Theo dõi trạng thái hồ sơ: qua Cổng đăng ký doanh nghiệp để kịp thời bổ sung nếu bị yêu cầu sửa đổi.

• Thời hạn bổ sung hồ sơ: tối đa 60 ngày kể từ ngày nhận thông báo sửa đổi. Nếu quá hạn, hồ sơ bị hủy.

• Đảm bảo thông tin đồng nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử (nếu dùng cả hai).

• Lưu giữ giấy biên nhận và kiểm tra thông báo từ cơ quan đăng ký thường xuyên.

Việc xin cấp Giấy chứng nhận ĐKDN hiện nay đã thuận tiện hơn nhờ ứng dụng công nghệ và thủ tục liên thông. Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn phương thức phù hợp (chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh), chuẩn bị hồ sơ chính xác và theo dõi trạng thái xử lý trên Cổng thông tin quốc gia.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Để được hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc liên quan và hướng dẫn thủ tục chi tiết Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để được giúp đỡ.

Dương Nguyễn