Hướng dẫn đăng ký thang bảng lương chi tiết, giúp doanh nghiệp thuận lợi hoàn thành các điều kiện để có thể sử dụng lao động và hoạt động kinh doanh. Theo quy định, các đơn vị doanh nghiệp phải đăng ký thang bảng lương làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương, trả lương cho người lao động.

Đăng ký thang bảng lương tại phòng LĐTBXH cấp quận/huyện nơi Doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

1. Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương được xây dựng dựa trên những quy định và nguyên tắc chung, được quy định tại các văn bản pháp luật gồm:

• Bộ luật lao động 2019 (Có hiệu lực từ 1/1/2021)

• Nghị định số 49/2013/NĐ-CP

• Nghị định số 121/2018/NĐ-CP

Đây cũng là căn cứ pháp lý để các đơn vị, doanh nghiệp thực hiện xây dựng thang bảng lương riêng, phù hợp với tính chất công việc và đặc điểm của doanh nghiệp.

1.1 Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương (thang lương, bảng lương) là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc mà doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.

1.2 Quy định về xây dựng thang bảng lương và định mức lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 93, Bộ luật lao động 2019 thì các đơn vị doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Thang bảng lương này sẽ được sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Mặt khác, mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương được thực hiện căn cứ theo quy định tại Điều 7, Nghị định 49/2013/NĐ-CP.

Lưu ý: Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Khi xây dựng thang bảng lương phải tham khảo ý kiến của của tổ chức đại diện người lao động.

2. Hướng dẫn Doanh nghiệp đăng ký thang bảng lương

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thang bảng lương khi:

• Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp hồ sơ thang bảng lương cho phòng Lao động Thương binh xã hội cấp quận/huyện nơi Doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Doanh nghiệp đang hoạt động khi có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương.

Trước khi làm thủ tục đăng ký thang bảng lương, doanh nghiệp cần hoàn thiện đầy đủ hồ sơ đăng ký thang bảng lương.

Đăng ký thang bảng lương có 2 trường hợp thường gặp

2.1 Hồ sơ đăng ký thang bảng lương

Có 2 trường hợp đăng ký thang bảng lương tương ứng với mỗi trường hợp doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký khác nhau:

Hồ sơ đăng ký thang bảng lương lần đầu:

Đối với đơn vị, doanh nghiệp làm hồ sơ đăng ký thang bảng lương lần đầu cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

1. Giấy ủy quyền của tập thể người lao động cho 1 cá nhân (đơn vị không có tổ chức công đoàn cơ sở). Kèm theo danh sách người lao động ủy quyền.

2. Quyết định thành thành lập hội đồng xét duyệt thang bảng lương.

3. Chuẩn bị 02 bản Thang lương, bảng lương.

4. Bản phụ cấp lương (nếu có).

5. Bản quy định chi tiết mô tả chức danh công việc.

6. Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.

7. Biên bản họp hội đồng xét duyệt thang bảng lương.

8. Biên bản thỏa thuận giữa người lao động và chủ sử dụng lao động.

9. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).

10. Công văn thông báo thang bảng lương.

11. Công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương.

Hồ sơ đăng ký thang bảng lương đối với doanh nghiệp đăng ký khi lại thay đổi, điều chỉnh lại mức lương:

1. 01 bản thang lương, bảng lương cũ (Phòng Lao động-TB&XH quận, huyện, thị xã đã xác nhận).

2. 03 bản thang lương, bảng lương mới.

3. 03 bản phụ cấp lương (nếu có).

2.2 Thủ tục đăng ký thang bảng lương

Đối với đơn vị, doanh nghiệp đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu trước khi làm thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương, đơn vị phải làm thủ tục đăng ký sử dụng lao động của đơn vị tại bộ phận CCHC huyện. Nộp cùng khai trình và thang bảng lương. 

Trình tự thực hiện đăng ký như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp xây dựng thang, bảng lương theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.

Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký. Trường hợp cơ quan quản lý nhà nước phát hiện thang, bảng lương của doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ quy định thì thông báo cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.

Doanh nghiệp (sử dụng từ 10 lao động trở lên) đăng ký thang bảng lương, nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện:

• Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở xuống nộp tại trụ sở UBND cấp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Tỉnh.

• Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở lên thực hiện nộp hồ sơ tại trụ sở cơ quan Sở Lao động TB&XH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Thời gian giải quyết hồ sơ là sau 05-07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ Phòng Lao động thương binh và xã hội xác nhận hồ sơ đăng ký thang bảng lương. 

3. Mức xử phạt khi nộp chậm thang bảng lương

Đăng ký thang bảng lương chậm, hay nộp chậm thang bảng lương doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định. Căn cứ theo Điều 13, Nghị định 88/2015/NĐ-CP dựa vào đặc điểm doanh nghiệp, hành vi vi phạm thì có hai mức xử phạt như sau:

Mức xử phạt khi nộp chậm thang bảng lương.

- Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

• Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng theo quy định pháp luật;

• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

• Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

• Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện

Trong bài viết trên đây Bảo hiểm xã hội điện tử eBH đã gửi đến bạn đọc những thông tin mới nhất về thang bảng lương và hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký thang bảng lương. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết trên có thể mang lại cho độc giả những thông tin hữu ích nhất.

Xem thêm: Tìm hiểu hệ số lương và cách tính lương theo hệ số lương