Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử giúp người lao động tiếp nhận, tra cứu và sử dụng thông tin bảo hiểm xã hội thuận tiện hơn khi thực hiện thủ tục, giải quyết quyền lợi. Tuy nhiên, cách nhận sổ BHXH điện tử, yêu cầu về email cá nhân và việc tiếp tục sử dụng sổ giấy là những nội dung người tham gia cần hiểu rõ.

Bài viết dưới đây hướng dẫn người lao động, nhân sự và kế toán chuẩn bị thông tin, kiểm tra dữ liệu, sử dụng sổ điện tử; đồng thời làm rõ các trường hợp được hướng dẫn tại Thông báo 8362/TB-BHXH ngày 05/10/2026 của BHXH TP.HCM.

Lưu ý về phạm vi áp dụng: Quy định chung về sổ BHXH điện tử được thực hiện theo pháp luật BHXH và hướng dẫn của BHXH Việt Nam, trong đó có Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026. Thông báo 8362/TB-BHXH là hướng dẫn triển khai cụ thể tại TP.HCM, cần được phân biệt với quy trình áp dụng trên toàn quốc.

1. Thông báo 8362/TB-BHXH về sổ BHXH điện tử

Ngày 05/10/2026, BHXH thành phố Hồ Chí Minh ban hành Thông báo 8362/TB-BHXH về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử. Nội dung tập trung vào việc chuẩn bị tài khoản, cập nhật email, cấp sổ điện tử và sử dụng sổ trong các giao dịch với cơ quan BHXH.

Người lao động kiểm tra thông tin sổ BHXH điện tử trên điện thoại.

1.1 Đối tượng cần được hướng dẫn cài đặt VNeID, VssID và cung cấp email

Theo thông báo, các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT và tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng có trách nhiệm hướng dẫn người tham gia:

• Cài đặt, đăng ký tài khoản VNeID mức độ 2 và VssID.

• Cung cấp chính xác địa chỉ email cá nhân để phục vụ việc nhận sổ BHXH điện tử.

• Tự quản lý tài khoản email và bảo mật thông tin đăng nhập.

Đối với trường hợp chưa cập nhật email, đơn vị tổng hợp thông tin và gửi cơ quan BHXH nơi đang quản lý theo hồ sơ điện tử 608.

1.2 Trường hợp được cấp sổ BHXH điện tử

Trong phạm vi triển khai của thông báo, cơ quan BHXH thực hiện cấp sổ điện tử khi người tham gia phát sinh các nghiệp vụ:

• Điều chỉnh thông tin tham gia, chẳng hạn họ tên hoặc ngày sinh.

• Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH.

• Gộp sổ BHXH.

• Xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.

Dữ liệu được gửi vào kho dữ liệu điện tử và ứng dụng VssID. Việc cấp, cập nhật phải bảo đảm mỗi mã số BHXH chỉ có một tờ rời/bản điện tử có hiệu lực duy nhất; bản cũ được thu hồi hoặc hủy hiệu lực theo hướng dẫn.

1.3 Quy định sử dụng sổ điện tử và sổ giấy theo thông báo

Người đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội điện tử sử dụng dữ liệu điện tử để thực hiện các giao dịch theo hướng dẫn. Cơ quan BHXH không yêu cầu nộp sổ giấy hoặc tờ rời giấy đối với trường hợp đã được cấp sổ điện tử theo Quyết định 366/QĐ-BHXH.

Người đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 nhưng chưa được cấp sổ điện tử vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời giấy. Vì vậy, không thể hiểu rằng tất cả người lao động phải bỏ sổ giấy ngay từ ngày ban hành thông báo.

Phân biệt trường hợp sử dụng sổ BHXH điện tử và sổ giấy tại TP.HCM.

2. Cách nhận sổ BHXH điện tử như thế nào?

Theo hướng dẫn chung được BHXH Việt Nam công bố, người tham gia có thể nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử thông qua VNeID mức độ 2, VssID hoặc email. Đây là các kênh tiếp nhận, sử dụng; việc cấp sổ còn gắn với dữ liệu và quá trình xử lý hồ sơ của cơ quan BHXH.

2.1 Chuẩn bị tài khoản VNeID mức độ 2 và VssID

Người lao động nên kiểm tra khả năng đăng nhập và thông tin cá nhân trên các ứng dụng trước khi cần thực hiện thủ tục.

Các việc cần chuẩn bị gồm:

1. Cài đặt hoặc cập nhật ứng dụng chính thức.

2. Kiểm tra tài khoản VNeID đã được định danh mức độ 2.

3. Đăng ký hoặc kiểm tra quyền truy cập tài khoản VssID.
   → Đối với tài khoản đăng nhập VssID cũ đang sử dụng mã số BHXH cũ, người lao động nên thực hiện đăng nhập lại tài khoản sử dụng số ĐDCN/CCCD để đảm bảo tài khoản vẫn đang sử dụng bình thường.

4. Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và thông tin BHXH.

Nếu thông tin chưa khớp, người lao động nên liên hệ bộ phận nhân sự Công ty hoặc cơ quan BHXH quản lý để được hướng dẫn xử lý. Việc cài ứng dụng không đồng nghĩa sổ điện tử đã được cấp hoặc dữ liệu đã hoàn tất cập nhật.

2.2 Cung cấp, kiểm tra email cá nhân

Email nhận sổ BHXH điện tử cần là địa chỉ người tham gia sở hữu và trực tiếp kiểm soát.

Theo Thông báo hướng dẫn tại TP.HCM, người tham gia không sử dụng email do tổ chức sở hữu để nhận sổ. Chẳng hạn, địa chỉ email được công ty cấp có thể bị thu hồi khi người lao động nghỉ việc, ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận thông tin sau này.

Khi cung cấp email, nên kiểm tra:

• Địa chỉ được ghi đúng, không thừa dấu cách hoặc sai ký tự.

• Tài khoản vẫn đăng nhập và nhận thư bình thường.

• Người lao động tự quản lý mật khẩu, phương thức khôi phục tài khoản.

• Email được cập nhật trong hồ sơ BHXH theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.

Thông báo 8362/TB-BHXH cũng nêu thời gian gửi sổ về email cá nhân sẽ được cơ quan BHXH thông báo khi đơn vị đã cung cấp đầy đủ dữ liệu email. Người lao động không nên hiểu rằng vừa cập nhật email là sẽ nhận được sổ ngay.

2.3 Nhận và kiểm tra sổ BHXH điện tử

Khi được cơ quan BHXH cấp sổ và trả kết quả qua kênh tương ứng, người tham gia cần kiểm tra:

Nên đối chiếu với hồ sơ cá nhân và giấy tờ đang lưu giữ. Nếu có chênh lệch, ghi rõ từng nội dung để đề nghị kiểm tra.

2.4 Cần làm gì nếu chưa nhận được sổ?

Người lao động có thể xử lý theo thứ tự:

1. Kiểm tra khả năng đăng nhập ứng dụng và email đã đăng ký.

2. Kiểm tra thư đến, thư rác và các thông báo trả kết quả.

3. Hỏi nhân sự về tình trạng cập nhật email hoặc hồ sơ đang xử lý.

4. Liên hệ cơ quan BHXH quản lý, cung cấp thông tin hồ sơ nếu có.

Cần phân biệt chưa có sổ được cấp, chưa được trả kết quả và không truy cập được tài khoản để xác định đúng việc cần xử lý.

Đối với trường hợp thuộc diện tiếp tục dùng sổ giấy theo Thông báo 8362/TB-BHXH, người lao động vẫn sử dụng sổ/tờ rời giấy hiện có để giao dịch.

Các bước chuẩn bị, nhận và kiểm tra sổ BHXH điện tử.

3. Cách sử dụng sổ BHXH điện tử

1. → Tra cứu sổ BHXH điện tử trên VssID

Để kiểm tra thông tin BHXH trên ứng dụng, người lao động đăng nhập VssID bằng tài khoản của mình và truy cập các chức năng tương ứng với dữ liệu cần xem.

Khi kiểm tra, nên đối chiếu thông tin cá nhân, các giai đoạn tham gia và kết quả giải quyết hồ sơ đã phát sinh. Nếu cơ quan BHXH đã cấp, đồng bộ sổ điện tử, người tham gia sử dụng dữ liệu sổ được cung cấp trên ứng dụng theo hướng dẫn.

Cần phân biệt dữ liệu tra cứu quá trình tham gia với sổ BHXH điện tử đã được cấp. Việc nhìn thấy thời gian đóng trên VssID chưa đủ để tự kết luận rằng hồ sơ cấp sổ hoặc xác nhận bảo lưu đã hoàn tất.

Nếu không tìm thấy dữ liệu sổ, người tham gia nên kiểm tra thông báo trả kết quả hoặc liên hệ cơ quan BHXH, tránh tự xác định tình trạng hồ sơ chỉ từ một màn hình tra cứu.

2. → Sử dụng khi giải quyết chế độ BHXH, BHTN

Sổ BHXH điện tử được sử dụng để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN theo quy định. Khi thực hiện thủ tục, người tham gia cung cấp hoặc xuất trình bản điện tử qua phương thức được cơ quan tiếp nhận hướng dẫn.

Việc sử dụng sổ điện tử giúp thay thế thành phần sổ giấy tương ứng; người lao động vẫn cần thực hiện các yêu cầu khác của thủ tục, chẳng hạn kê khai hoặc cung cấp giấy tờ chứng minh nếu hồ sơ yêu cầu.

Không nên mặc định ảnh chụp màn hình quá trình đóng là bản sổ điện tử được cơ quan BHXH cấp.

3. → Có cần nộp sổ BHXH giấy khi làm thủ tục không?

Theo hướng dẫn về Thông tư 09/2026/TT-BTC do BHXH Việt Nam công bố, khi người tham gia sử dụng sổ BHXH điện tử đúng quy định để giải quyết chế độ, cơ quan giải quyết không được yêu cầu thêm sổ giấy.

Tuy nhiên, người chưa được cấp sổ điện tử cần kiểm tra hướng dẫn chuyển tiếp và tình trạng hồ sơ của mình. Không tự bỏ hoặc hủy sổ giấy đang lưu giữ khi chưa xác định dữ liệu đã được cập nhật đầy đủ.

Kiểm tra thông tin BHXH trên ứng dụng VssID.

4. Sổ BHXH điện tử và sổ giấy khác nhau thế nào?

Sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở phương thức lưu trữ, tiếp nhận và sử dụng; không làm phát sinh một quá trình đóng BHXH riêng biệt.

Việc sổ BHXH điện tử thay sổ giấy cần được hiểu theo tình trạng cấp sổ và hướng dẫn thực hiện. Người tham gia vẫn có quyền yêu cầu cấp sổ giấy theo quy định; không nên hiểu rằng sổ giấy bị loại bỏ hoàn toàn trong mọi trường hợp.

5. Doanh nghiệp cần làm gì để chuẩn bị cho việc sử dụng sổ BHXH điện tử?

→ Rà soát thông tin người lao động

Nhân sự, kế toán nên lập danh sách đối chiếu họ tên, ngày sinh, thông tin định danh và dữ liệu BHXH của người lao động.

Để thuận tiện theo dõi, có thể phân nhóm người đã được cấp sổ điện tử, người chưa được cấp và người đang có hồ sơ điều chỉnh hoặc gộp sổ. Đây là cách tổ chức công việc nội bộ, giúp tránh hướng dẫn chung một phương án cho mọi nhân viên.

→ Thu thập và kiểm tra email cá nhân

Doanh nghiệp nên đề nghị người lao động tự cung cấp, xác nhận email cá nhân đang sử dụng. Danh sách theo dõi có thể gồm họ tên, thông tin định danh cần thiết, email, ngày xác nhận và tình trạng gửi cập nhật.

Không yêu cầu người lao động cung cấp mật khẩu email hoặc mật khẩu ứng dụng. Việc kiểm tra email chỉ cần xác nhận địa chỉ và khả năng nhận thư, không cần truy cập tài khoản của nhân viên.

→ Hướng dẫn nhân viên cài đặt, sử dụng ứng dụng

Nội dung hướng dẫn nội bộ nên ngắn gọn, tập trung vào:

• Cài đặt ứng dụng chính thức và kiểm tra đăng nhập.

• Kiểm tra thông tin cá nhân, dữ liệu tham gia BHXH.

• Nhận biết kênh nhận kết quả điện tử.

• Báo lại khi thiếu dữ liệu hoặc phát hiện sai sót.

Với nhân viên gặp khó khăn khi sử dụng ứng dụng, doanh nghiệp nên bố trí đầu mối hỗ trợ để phối hợp kiểm tra.

→ Phối hợp với cơ quan BHXH khi cần cập nhật dữ liệu

Tại TP.HCM, trường hợp chưa cập nhật email được đơn vị tổng hợp, gửi theo hồ sơ điện tử 608 như Thông báo 8362/TB-BHXH hướng dẫn.

Đối với đơn vị ở địa phương khác, cần kiểm tra quy trình và hướng dẫn của cơ quan BHXH đang quản lý trước khi áp dụng mã hồ sơ. Sau khi gửi, nhân sự nên theo dõi phản hồi, bổ sung thông tin nếu được yêu cầu và thông báo kết quả cho người lao động.

Nhân sự rà soát email cá nhân và thông tin BHXH của người lao động.

6. Câu hỏi thường gặp về sổ BHXH điện tử

1.→ Sổ BHXH điện tử có thay thế hoàn toàn sổ giấy chưa?

Không nên hiểu là mọi người phải ngừng sử dụng sổ giấy ngay. Sổ điện tử được sử dụng theo quy định khi đã được cấp; sổ giấy vẫn được cấp khi người tham gia có yêu cầu và tiếp tục được sử dụng trong các trường hợp chuyển tiếp phù hợp.

Riêng tại TP.HCM, người đang tham gia hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 nhưng chưa được cấp sổ điện tử vẫn dùng sổ/tờ rời giấy.

2. → Chưa có VssID thì có nhận được sổ BHXH điện tử không?

VssID là một trong các kênh nhận và sử dụng sổ điện tử. Hướng dẫn chung còn có VNeID mức độ 2 hoặc email, tùy tình trạng cấp, tích hợp và trả kết quả.

Người chưa có VssID nên liên hệ đơn vị hoặc cơ quan BHXH để xác nhận kênh tiếp nhận phù hợp. Tại TP.HCM, thông báo yêu cầu đơn vị hướng dẫn người tham gia chuẩn bị VNeID mức độ 2 và VssID.

3. → Có thể dùng email công ty để nhận sổ không?

Theo Thông báo 8362/TB-BHXH, email phải thuộc sở hữu và quyền kiểm soát của người tham gia, không phải email do tổ chức sở hữu. Vì vậy, người lao động cần cung cấp email cá nhân thay cho email do công ty cấp.

4. → Chưa nhận được sổ điện tử thì sử dụng sổ giấy thế nào?

Nếu thuộc trường hợp đang tham gia hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026, chưa được cấp sổ điện tử theo hướng dẫn tại TP.HCM, người lao động tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời giấy để giao dịch.

Nếu đã được thông báo cấp sổ nhưng chưa truy cập được, cần đề nghị kiểm tra tình trạng trả kết quả và dữ liệu thay vì tự xác định sổ chưa được cấp.

5. → Sổ BHXH điện tử bị sai thông tin thì cần làm gì?

Người lao động nên ghi rõ nội dung sai, chuẩn bị giấy tờ đối chiếu và liên hệ nhân sự hoặc cơ quan BHXH quản lý để được hướng dẫn điều chỉnh.

Cần phân biệt sai thông tin tài khoản ứng dụng với sai dữ liệu trên sổ BHXH. Sau khi được xử lý, nên kiểm tra lại kết quả và các kênh hiển thị liên quan.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát thông tin người lao động, kiểm tra email cá nhân và phối hợp với cơ quan BHXH quản lý để cập nhật dữ liệu cần thiết. Việc chuẩn hóa thông tin và quản lý hồ sơ BHXH điện tử giúp bộ phận nhân sự thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ bảo hiểm.

EBH là giải pháp giao dịch điện tử BHXH của Công ty Thái Sơn, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ BHXH điện tử với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp quan tâm có thể tìm hiểu thêm các tính năng phù hợp với quy trình quản lý hồ sơ và thực hiện giao dịch BHXH của đơn vị.

Tài Phạm